Понятие служебный документ (деловая бумага) используется в административно-управленческой сфере общественной практики.

Язык служебных документов - это разновидность официально-делового письменного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов. Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.

Официально-деловой стиль - это стиль официального общения, деловой переписки, приказов, объявлений, документации, судопроизводства. Этот стиль -- самый замкнутый и консервативный в системе стилей. Для него характерны сухость и максимальная точность изложения мысли.

Для этого стиля характерно:

• 1)использование официальной лексики и фразеологии, которая практически не употребляется в других стилях: ультиматум, аннулировать, дипломатический корпус и т.п. Официально-деловому стилю нужны в определенной мере канцеляризмы. В лексике можно отметить также частое употребление сложных слов, которые экономнее, чем аналогичные словосочетания: судопроизводство, квартиросъемщик и т.п. Широкое использование отглагольных существительных: значение, решение, развитие; отыменных предлогов: на предмет, по линии, по истечении (срока) и т.п.
• 2)употребление сложных синтаксических конструкций: Сотрудники нашей фирмы приложили в истекшем году много усилий и творческой инициативы для увеличения суммы оборотного капитала, расширения деловых контактов, укрепления позиций в бизнесе, что привело к усилению нашего влияния на экономической и политической аренах.
• 3)употребление номинативных предложений: Вознаграждение за труд. Охрана труда.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, распоряжение, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.).

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

• - краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
• - объективность и достоверность информации;
• - составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
• - структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;
• - широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Язык служебных документов имеет свои особенности: резкое, в сравнении с другими языковыми стилями, сужение диапазона используемых речевых средств; высокую степень повторяемости (частотность) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Эти особенности отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и т.д. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

При составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

• - полнота и своевременность информации. Основная задача составителя документа -- предельно четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу.
• - нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения, который предусматривает изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»); отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий; отсутствие личностного подхода к оценке информации, т.к. автор действует от имени организации.

Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо.

Разумеется, это не означает, что стиль изложения в официальном тексте всегда должен быть абсолютно нейтральным. Так не бывает. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме) и т. д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов.

• - точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.). Точность и ясность документов достигается тщательным подбором слов; использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного; прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).
• - лаконичность , краткость текста и четкость изложения, исключение второстепенных деталей и повторов, излишних подробностей немногословность и т. д.). Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.
• - убедительность служебных документов достигается:
• - наличием достоверной информации;
• - наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий;
• - логикой изложения;
• - безупречностью формулировок в юридическом отношении;
• -обоснованностью предложений автора (со ссылками на нормативные акты).
• -употребление устойчивых (шаблонных) словосочетаний (стандартных оборотов). Устойчивые словосочетания - это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов. Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность:
• - авторам - оперативно составлять документы;
• - адресатам - облегчить восприятие документов,
• - создать типовые (трафаретные) формы документов по стандартным ситуациям.

К наиболее используемым относятся следующие словосочетания: контроль возлагается..., выговор объявляется..., должностной оклад устанавливается..., в связи co сложным положением..., в целях обеспечения..., в соответствии с Вашей просьбой..., считаем необходимым..., согласно приказу..., принимая во внимание..., допущены просчеты..., утвердить и ввести в действие..., сообщаем, что в период…, направляем на рассмотрение и утверждение, проверкой установлено, что и т. п.

Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми языковыми формулами, трафаретами, штампами. Примером таких штампов являются, в частности, конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии) и т. п. Подобные выражения (независимо от того, осознает это говорящий или нет) нередко начинают выполнять функцию терминов, отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации.

Ту же роль играют так называемые канцеляризмы: исходатайствовать, завизировать, заслушать, надлежащий, непринятие (мер), малоупотребительные в других стилях языка.

- ограниченная сочетаемость слов.

Правильно Неправильно

Вносить предложения Давать предложения

Предоставить кредит Выдать кредит

Обладать правом Владеть правом

Вступать в силу Входить в силу

Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливают другую важнейшую особенность деловой речи -- высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. В качестве простейшего примера можно указать на абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет или таблиц.

Тексты, в основе которых лежит «естественная» связная речь, разумеется, имеют более сложную грамматическую организацию. Однако и в этом случае воспроизводимость отдельных языковых единиц оказывается значительно более высокой, чем в других разновидностях речи. Главная причина этого явления -- сознательная установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения.

Так, в документах, как правило, не допускается использование неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках).

При использовании терминов (а в деловом языке они распространены очень широко) не допускается искажение их формы или замена профессионализмами, жаргонизмами и т. п.

В деловой речи ограничены возможности лексической сочетаемости слов: служебное письмо -- составляется (не пишется) и направляется (не посылается), выговор -- объявляется, порицание -- выносится, оклад -- устанавливается и т.д.

- использование отглагольных существительных .

Правильно Неправильно

Оказать содействие Посодействовать

Оказать поддержку Поддержать

Произвести ремонт Отремонтировать

• - употребление специальных терминов («решили», «постановили», «приказываю»);
• - использование общепринятых сокращений . Это позволяет уменьшать объемы документов, ускорять восприятие информации. Сокращению подлежат: отдельные слова (например, рубль - руб.); словосочетания (например, и так далее - и т д.). При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть понятны адресату, одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова «господину» как «г.» и «г-ну»).
• - использование универсальных слов с неопределенным значением ;
• - исключение из текста архаизмов («сего года», «при сем направляем»).

Правильно Неправильно

Продлить пролонгировать

объявление анонс

представить репрезентовать

Сопоставление деловых, научных, публицистических (газетных) и художественных текстов позволяет выделить и некоторые грамматические особенности официально-делового стиля:

1. Преимущественное использование простых предложений (как правило, повествовательных, личных, распространенных, полных). Вопросительные и восклицательные предложения практически не встречаются. Из односоставных активно употребляются только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) -- определенно-личные:

В целях... необходимо выделить...; В случае... придется сократить...; Приказываю...; Обращаем Ваше внимание...

Из сложных предложений более распространены бессоюзные и сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также конструкции типа:

выполнили договорные условия, что позволяет...

Широкое употребление конструкций с отыменными предлогами.

В порядке надзора...; В связи с отказом...; ...по причине недоотгрузки материалов) позволяет избегать употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными. Придаточные части места и времени вообще малоупотребительны.

• 2. Использование предложений с большим числом слов, что обусловлено:
• 1) распространенностью предложений. Очень часты, например, конструкции с последовательным подчинением однотипных падежных форм (обычно форм родительного падежа):

Назначение заместителя начальника цеха термообработки металла Т.Н. Николаева на должность главного инженера завода поддержано всем коллективом предприятия;

2) обилием предложений с однородными членами (их число даже в линейно записанных фразах может достигать двадцати и более); крайним случаем сложных перечислений являются рубрицированные построения типа:

...постановляет:

• 1. Определить... а)... б)... в)...;
• 2. Организовать... а)... б)... в)...;
• 3.Назначить...,

причем каждая рубрика может быть любой сложности (включать однородные члены предложения, дополняться самостоятельными предложениями и т.д.); рубрицированные перечисления могут включать десятки и даже сотни слов.

На размеры предложений в деловом языке не очень влияет даже наличие или отсутствие в них обособленных оборотов. При этом активно используются только причастные обороты и обособленные дополнения с мотивирующими отыменными предлогами. Деепричастные обороты встречаются редко, причем обычно они представляют собой устойчивые конструкции типа:

исходя из...; принимая во внимание...; учитывая, что...

3. Активное использование страдательных конструкций типа:

представляется возможность..., комиссией было обнаружено...

и безличных форм, хотя в целом документ составляется, как правило, от третьего лица.

4. Использование нетипичных для других языковых стилей способов словоизменения, например развитие форм множественного числа у отвлеченных существительных. Весьма специфичны такие способы управления, как:

закончить строительством, принять с хорошим качеством, передать по принадлежности и т.п.

Несмотря на то, что подобные обороты встречаются в деловой речи довольно часто, по-видимому, их следует избегать, поскольку они не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления.

Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охватывает все уровни языка -- и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящими как особый, функционально ориентированный тип языкового нормирования текстов, т. е. особый функциональный стиль.

Общая схема стандартизации деловой речи в целом достаточно проста: типовая ситуация -- стандартизованная речевая манера. Однако языковые средства, используемые деловой речью, достаточно многообразны: причем они отлично приспособлены для передачи весьма специфичной производственной, юридической, финансовой и административно-управленческой информации.

Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Кроме того, использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация (точнее, терминологизация) деловой речи существенно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие и оценку специалистами, что способствует большей оперативности документооборота в целом.

Совершенно не правы те, кто видит в стандартизации деловой речи «обеднение» и даже «порчу» литературного языка. Плох не «канцелярит» как таковой -- напротив, его развитие соответствует общим закономерностям эволюции современного общества, например все большей автоматизации труда, внедрению компьютерных способов обработки, передачи и хранения информации. Плохо злоупотребление «кацеляритом» там, где он неуместен, -- в публицистике, в художественной литературе, в обиходном общении.

Язык и стиль различных видов документов.

Специалисты по делопроизводству выделяют разные типы и виды документов.

По фактору адресации – внутренняя и внешняя деловая переписка. Документы, которыми обмениваются стороны, называются официальными письмами.

По сфере деятельности человека: управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др.

По факту доступности : открытого пользования, ограниченного доступа и конфиденциального характера.

По сроку исполнения : срочные, второстепенные, итоговые, периодические .

По критерию первичности: оригинал и копия.

По форме отправления: для почтовой переписки, электронной корреспонденции, факсового отправления.

Для всех документов существует единое правило: соблюдение правил оформления в соответствии с существующими ГОСТами и стандартами.

Мы рассмотрим же те документы, которые могут понадобиться вам сейчас.

Справка – документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение каких-либо фактов и событий. Наименование документа пишется в центре листа большими буквами. Основной текст излагается с использованием типовых моделей: «Дана (ФИО) в том, что …», интервалом ниже сообщается организация, для которой выдается справка или фраза «Справка дана по месту требования». Ниже подпись, включающая должность, личную подпись лица, выдавшего справку. Подпись заверяется печатью организации.

Заявление – внутренний служебный документ предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности.

Декану СПФ

проф. Спириной В.И.

студентки 1 курса ФИО,

проживающей по адресу:…,

Заявление.

Прошу освободить меня от занятий с 1 по 10 апреля для поездки домой по семейным обстоятельствам.

Дата ____________Подпись

Доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Доверенность

Я, ФИО, паспортные данные: _______, проживающая по адресу: ________, доверяю ФИО, паспортные данные: _______, проживающей по адресу: ________, получить стипендию за октябрь 2006 г.

Дата ____________Подпись

В последнее время широкое распространение получили документы информационно-рекламного характера: товарное предложение, сообщения потенциальным потребителям о видах производимых товаров, резюме.

Требования к этим документам иные, чем к регламентированным деловым бумагам. Они должны быть запоминающимися, вызывать коммерческий интерес, поэтому в них используется языковые средства выразительности.

Обратите внимание на резюме – слово пришло из французского языка и означало «краткий вывод», например, на документах: «Согласен», «Не возражаю». В последнее время термин стал употребляться в значении: «Краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессию, личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность».

Резюме напоминает анкету, но к его составлению можно подходить творчески, т.к. не существует жестких правил. Главная задача – как можно больше выигрышно представить себя, именно ту информацию, которую важно отнести к выбранной работе: и образование, и опыт работы, и личные качества, и характеристика дополнительных навыков. Например, если вы хотите стать рекламным агентом, то их профессиональными качествами являются умение общаться с людьми, находчивость, знание основ психики; если вакансия – учитель начальных классов - то необходимыми качествами являются любовь к детям, отзывчивость, доброта, терпение …

Типовые резюме включают:

· персональные данные (ФИО, дата и место рождения, семейное положение);

· адрес и номер телефона для контакта;

· наименование вакансии;

· основной текст: перечень мест учебы, работы в хронологическом порядке с указанием официального названия организации, времени учебы или работы, наименования занимаемой должности;

· дополнительные сведения: опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная переподготовка;

· прочие сведения: сопутствующие знания и навыки: иностранный язык, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобилем…;

· интересы, склонности, имеющие отношение к предполагаемой профессиональной деятельности;

· иная вспомогательная информация (на усмотрение соискателя);

· дата и подпись.

При оформлении учитывается следующее: слово «резюме» не пишется. Фамилию лучше писать печатными буквами для лучшей разборчивости. С нее и начинается оформление бумаги. Далее посредине - ФИО, у левой границы листа: домашний адрес, телефон; у правой адрес и название организации, в которой претендент учился или работал, служебный телефон. Дане под этими данными название вакансии точно с приведенным в источнике, далее информация о соискателе.

АНТОНОВА Белла Михайловна

родилась в г. Армавире 30.07.80 г.

Дом. адрес: Адрес института:

Тел.: Раб. тел.:

Учитель начальных классов.

Сведения об образовании и опыте работы – АГПУ, 3-й курс, социально-педагогический факультет, студентка ОЗО.

Закончила курсы кройки и шитья при ателье «Полет» в 2003г.

Руководила кружком «Умелые руки» при МСОШ № 23 с 2003-2006 гг.

Доп. сведения:

· Участвовала в конференции «Дети наше будущее» (г. Армавир, 2005г.)

· Проходила стажировку в …

· Закончила курсы повышение квалификации.

Прочие сведения:

· Читаю и перевожу со словарем с английского языка.

· Владею компьютером на уровне опытного пользователя.

· Имею водительские права на управлении автотранспортным средством категории С (личного автомобиля нет).

Интересы: увлекаюсь театром, шью для кукольного театра…

Вспомогательная информация: по характеру открытая, коммуникабельная, люблю детей…

Дата ______________Подпись

5 вопрос: Понятие «речевой этикет»

Речевым этикетом называют систему требований (правил, норм), которые разъясняют нам, каким образом следует устанавливать, поддерживать и прерывать контакт с другим человеком в определённой ситуации. Нормы речевого этикета весьма разнообразны, в каждой стране присутствуют свои особенности культуры общения.

Соблюдение правил речевого этикета поможет грамотно донести свои мысли до собеседника, быстрей достигнуть с ним взаимопонимания.

Овладение этикетом речевого общения требует получения знаний в области различных гуманитарных дисциплин: лингвистики, психологии, истории культуры и многих других. Для более успешного освоения навыков культуры общения используют такое понятие, как формулы речевого этикета.

Базовые формулы речевого этикета усваиваются в раннем возрасте, когда родители учат ребёнка здороваться, говорить спасибо, просить прощения за проделки. С возрастом человек узнаёт всё больше тонкостей в общении, осваивает различные стили речи и поведения. Умение правильно оценить ситуацию, завести и поддержать разговор с незнакомым человеком, грамотно изложить свои мысли, отличает человека высокой культуры, образованного и интеллигентного.

Формулы речевого этикета - это определённые слова, фразы и устойчивые выражения, применяемые для трёх стадий разговора:

начало разговора (приветствие/знакомство)

основная часть

заключительная часть разговора

Использующийся для составления документов, писем и деловых бумаг в учреждениях, судах и в любом виде устного делового общения, - это официально-деловой стиль речи.

Общая характеристика

Это уже давно сложившийся, устойчивый и достаточно замкнутый стиль. Конечно, и он со временем подвергался каким-то изменениям, но они были незначительны. Жанры, сложившиеся исторически, специфические синтаксические обороты, морфология и лексика сообщают ему достаточно консервативный характер.

Чтобы охарактеризовать официально-деловой стиль, языку необходимо придать сухость, компактность речи, сжатость и изъять эмоционально окрашенные слова. Языковые средства уже существуют в полном наборе на каждый случай: это так называемые языковые штампы или клише.

Список некоторых документов, для оформления которых необходим официально-деловой стиль:

• международные договоры;
• государственные акты;
• юридические законы;
• различные постановления;
• воинские уставы и уставы предприятий;
• инструкции всех видов;
• служебная переписка;
• разнообразные деловые бумаги.

Общие характерные черты языкового стиля

Жанры могут быть разнообразными, содержание - различным, но официально-деловой стиль имеет и общие важнейшие черты. Первое и главное: высказывание должно быть точным. Если допускается возможность разных толкований, это уже не официально-деловой стиль. Примеры находятся даже в сказках: казнить нельзя помиловать. Не хватает только запятой, но последствия, которые влечёт эта ошибка, могут зайти очень далеко.

Чтобы избежать подобных ситуаций, существует вторая главная черта, которую содержит официально-деловой стиль документов, - это языковый стандарт. Именно он помогает выбрать лексические, морфологические, синтаксические языковые средства при оформлении деловых документов.

Особой строгостью и консерватизмом отличается порядок слов в предложении, здесь многое идёт против свойственного строю русского языка прямого порядка слов. Подлежащее предшествует сказуемому (например, товар отпускается), а определения становятся сильнее определяемого слова (например, кредитные отношения), управляющее слово впереди управляемого (например, выделить кредит).

Каждый член предложения обычно имеет свойственное только ему место, которое определяется структурой предложения и его типом, собственной ролью среди других слов, взаимодействием и взаимосвязями с ними. А характерные черты официально-делового стиля - длинные цепи родительных падежей, например: обращение Главы администрации края.

Лексика стиля

Словарная система включает в себя, помимо общеупотребительных книжных нейтральных слов, определённые клише - канцеляризмы, то есть языковые штампы. Это входит в особенности официального делового стиля. Например: на основании решения, входящие документы, исходящие документы, по истечении срока, контроль за исполнением и так далее.

Здесь же не обходится и без профессиональной лексики, включающей в себя неологизмы: теневой бизнес, недоимка, чёрный нал, алиби и так далее. К официально-деловому стилю относится и включение в лексический строй некоторых архаизмов, например: сей документ, оным удостоверяю.

Однако употребление многозначных слов и слов, имеющих переносное значение, категорически не допускается. Синонимов крайне мало и включаются они в официально-деловой стиль крайне редко. Например, платежеспособность и кредитоспособность, снабжение и поставка, а также обеспечение, износ и амортизация, субсидирование и ассигнование.

Здесь отражается социальный опыт, а не индивидуальный, поэтому лексика имеет обобщённый характер. Понятийный ряд предпочитает родовые понятия, которые хорошо вписываются в официально-деловой стиль. Примеры: прибыть вместо приехать, прийти, прилететь и так далее; транспортное средство вместо автомобиль, самолёт, поезд, автобус или собачья упряжка; населённый пункт вместо деревня, город, столица Сибири, посёлок химиков и так далее.

Итак, к официально-деловому стилю относятся следующие элементы лексических построений.

• Высокий процент терминологии в текстах: юридических - закон, собственник и собственность, регистрация, передача и приёмка объектов, приватизация, акт, аренда и так далее; экономических - затраты, дотации, бюджет, купля-продажа, доход, расход и так далее; экономико-правовых - секвестирование, срок реализации, права собственности, погашение кредита и так далее.
• Именной характер построения речи за счёт большого числа отглагольных существительных, чаще всего обозначающих опредмеченное действие: отгрузка товара, отсрочка платежа и так далее.
• Высокая частотность предложных сочетаний и отымённых предлогов: в адрес, в силу, в отношении к делу, по мере и так далее.
• Переход причастий в прилагательные и местоимения для усиления канцелярских значений: настоящий договор (или правила), действующие расценки, надлежащие меры и так далее.
• Регламентированная лексическая сочетаемость: сделка только заключается, а цена устанавливается, право - предоставляется, а платёж - производится.

Морфология стиля

Морфологические признаки официально-делового стиля включают в себя прежде всего частотное (многократное) использование некоторых частей речи, а также их типов, которые помогают в стремлении языка к точности и неоднозначности высказываний. Например, такие:

• существительные, называющие людей по признаку действия (арендатор, налогоплательщик, свидетель);
• существительные, называющие людей по должности или званию, в том числе и женщин строго по форме мужского рода (продавец Сидорова, библиотекарь Петрова, сержант Иванова, инспектор Красуцкая и так далее);
• частица не- в отглагольных существительных (несоблюдение, непризнание);
• использование производных предлогов в широком ассортименте (за счёт, в связи, по мере, в силу, на основании, в отношении и так далее);
• конструкции в инфинитиве (оказать помощь, провести осмотр);
• настоящее время глаголов в другом значении (взимается штраф за неуплату);
• сложные слова с двумя и более основами (работодатель, квартиросъёмщик, ремонтно-эксплуатационный, материально-технический, нижепоименованный, вышеуказанный и так далее).

Синтаксис стиля

Характеристика официально-делового стиля складывается из таких синтаксических признаков:

• Простые предложения употребляются со многими рядами однородных членов. Например: Мерой административного взыскания могут стать штрафы за нарушение охраны труда и техники безопасности в строительстве, промышленности, сельском хозяйстве и на транспорте согласно законодательству РФ.
• Наличествуют пассивные конструкции такого типа: платежи вносятся строго в указанное время.
• Существительные предпочитают родительный падеж и нанизываются бусинами: результаты деятельности подразделений таможенного контроля.
• Сложноподчинённые предложения полнятся условными придаточными: в случаях несогласия абонентов на обработку их персональных данных в части способов и целей обработки или полностью, абоненты при заключении договора подписывают соответственное заявление.

Сфера официально-делового стиля в жанровом многообразии

Здесь сначала нужно выделить два направления по тематике: официально-документальный и обиходно-деловой стили.

1. Официально-документальный стиль делится на две категории: законодательные документы, связанные с работой государственных органов, - Конституция, уставы, законы - это один язык (J), а дипломатические акты, связанные с международными отношениями, - меморандумы, коммюнике, заявления, конвенции - это другой язык (K).

2. Обиходно-деловой стиль тоже подразделяется: переписка между организациями и учреждениями - это j язык, а частные деловые бумаги - это язык k. К жанрам обиходно-делового стиля относится вся служебная переписка - коммерческая корреспонденция, деловые письма, а также деловые бумаги - автобиография, справка, акт, удостоверение, заявление, протокол, расписка, доверенность и так далее. Стандартизация, характерная для этих жанров, облегчает составление бумаг, экономит языковые средства и не допускает информационную избыточность.

Стандартизация деловых бумаг

Специально подобранные слова официально-делового стиля обеспечивают коммуникативную точность, придающую документам юридическую силу. Любой фрагмент текста должен иметь единственное толкование и значение. Для такой высокой точности одни и те же слова, термины, названия повторяются многократно.

Форма отглагольного существительного дополняет черты официально-делового стиля аналитическим выражением действий и процессов: вместо слова "дополнять" употребляется словосочетание "вносить дополнения", вместо "решать" - "принимать решения" и так далее. Насколько более сурово звучит "нести ответственность" вместо простого "отвечать".

Обобщённость и абстрактность в самой высокой степени и одновременно конкретное значение всего лексического строя - вот основные признаки официально-делового стиля. Это немыслимое сочетание, использующееся одновременно, и придаёт документу возможность единственной трактовки и в совокупности сведений - юридическую силу. Сами тексты насыщены терминами и процедурной лексикой, а, например, приложения к договорам содержат лексику номенклатурную. Опросные листы и реестры, заявки и спецификации помогают терминологии получать расшифровку.

Помимо эмоционально окрашенного текста, в документах недопустимо использование любых бранных слов, сниженной лексики, жаргонизмов, разговорных выражений. Даже профессиональный жаргон неуместен в языке деловой переписки. И более всего потому, что он не отвечает требованиям точности, поскольку закреплён сугубо за сферой устного общения.

Устная деловая речь

Безэмоциональность и сухая логика текстов, стандартное расположение материала на бумаге существенно отличается от устной речи, которая обычно эмоционально окрашена и асимметрична по принципам текстовой организации. Если устная речь подчёркнуто логична, обстановка общения явно официальная.

Особенности официального делового стиля в том, что устное деловое общение, несмотря на профессиональную тематику, должно протекать в сфере положительных эмоций - сочувствия, доверия, уважения, доброжелательности.

Этот стиль можно рассматривать в его разновидностях: канцелярско-деловой - попроще, а вот язык государственного управления, дипломатический или юридический требует особого внимания. Сферы общения в данных случаях абсолютно разные, потому стиль общения тоже непременно обязан отличаться. Заявления, протоколы, приказы, указы - всё то, что обдумано, записано, прочитано, не так опасно, как устные переговоры, деловые совещания, публичные выступления и так далее. Слово, как воробья, не поймать, если вылетит.

Основные особенности официально-делового стиля речи - это краткость, точность и влиятельность. Для достижения этих целей понадобится соответственный подбор слов, правильно составленные конструкции, верный синтаксис и стандартизация в уме целых блоков приготовленной речи. Так же, как в письменно оформленном деловом тексте, в устной речи нет места эмоционально окрашенной лексике. Лучше выбрать нейтральную, быть ближе к стандартам канцелярских языковых средств, чтобы предельно точно изложить задуманное.

Реквизиты

Самая яркая характеристика официально-делового стиля - это даже не сам текст, а все непреложные элементы его оформления - реквизиты. Каждому виду документов присущ свой информационный набор, предусмотренный ГОСТом. Каждый элемент строго закреплён на определённом месте на бланке. Дата, наименование, номер регистрации, сведения о составителе и все остальные реквизиты всегда располагаются одинаково - одни вверху на листе, другие внизу.

Число реквизитов зависит от содержания и вида документа. Образец-формуляр показывает максимум реквизитов и порядок расположения их на документе. Это Государственный Герб РФ, эмблемы организации или предприятия, изображения правительственных наград, код организации, предприятия или учреждения (общероссийский классификатор предприятий и организаций - ОКПО), код формы документа (общероссийский классификатор управленческой документации - ОКУД) и так далее.

Трафаретизация

Машинная обработка, компьютеризированное делопроизводство - новая эпоха в процессе стандартизации. Экономическая и социально-политическая жизнь усложняется, технический прогресс набирает обороты, поэтому и особенности официально-делового стиля состоят в том, чтобы оправдать экономически выбор одного языкового варианта из всех возможных и закрепить его в практике.

Используя устойчивую формулу, принятое сокращение, единообразное расположение всего материала, оформить документ гораздо быстрее и проще. Так составляются все типовые и трафаретные письма, таблицы, анкеты и т.п., что позволяет информацию кодировать, обеспечивая информативную ёмкость текста, с возможностью развёртывания его полной структуры. Такие модули внедряются в текст договоров (об аренде, выполнении работ, купле-продаже и т.д.)

От пятидесяти до семидесяти процентов словоупотреблений в документе составляют процедурная лексика и терминология. Тематика документа обуславливает однозначность контекста. Например: Стороны обязуются соблюдать вышеперечисленные правила. Слово "стороны", употреблённое вне документа, весьма многозначно, но здесь прочитывается сугубо юридический аспект - лица, которые заключают договор.

Введение

Составление служебных документов -- трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих и ИТР. Рационализировав этот процесс, можно добиться экономии времени, повысить общую культуру документирования и управленческого труда.

В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной и распорядительной документации в значительной мере обеспечивается императивом -- повелительной конструкцией языка приказов, распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций требуют документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т.д. Деловая речь, деловой язык, деловое служебное письмо -- понятия определенные. Деловой язык -- это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык.

Традиции и обычаи в документировании оказались очень живучими. И сейчас еще встречаются устаревшие термины, архаизмы, словосочетания, речевые штампы, канцеляризмы ("коим образам", "прошу не отказать", "при этом направляем", "дана настоящая" и др.). При составлении документов нужно пользоваться официально-деловым стилем.

Литературный язык имеет много стилей, художественно-беллетристический, общественно-публицистический, научный, производственно-технический, исторический, официально-деловой и т.п., которые все время развиваются и находятся в постоянном взаимодействии.

"Под стилем... языка, -- говорит известный филолог А.Н.Ефимов, -- принято понимать исторически сложившуюся разновидность языка, отличающуюся как в отношении состава и характера объединения речевых средств, так и в смысле закономерности их употребления. Для каждого стиля существует характерное, типичное, а также запретное".*

В каждой группе стилей есть свои разновидности. Так, художественно-беллетристический стиль включает прозаический и поэтический; общественно-публицистический -- стили газетно-журнальный и литературно-критический. Документально-деловой стиль имеет в своем составе стиль законодательно-распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений, постановлений), деловой переписки, телеграфный стиль и т.д.

"Стиль законодательно-распорядительных документов, - отмечал академик Л.В.Щерба, -- "язык законов" -- требует прежде всего точности и невозможности каких-либо кривотолков; быстрота понимания не является уже в таком случае исключительно важной, так как заинтересованный человек безо всякого понукания прочтет всякую статью закона и два, и три раза".*

Качество и структура стилей непостоянны и изменяются от столетия к столетию, от эпохи к эпохе. После Октябрьской революции в учреждениях продолжало работать много служащих дореволюционной России, деловая речь включала множество канцеляризмов и архаизмов ("Дано Петрову Ивану Яковлевичу, что он действительно является лицом, коим себя именует, что подписом и приложением печати удостоверяется"). Поэтому немало прошло времени, прежде чем избавились от старого и ненужного в языке и стиле.

Официально-деловой стиль имеет специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка. При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: объективность содержания и нейтральность тона, полнота информации и краткость изложения, типизация речевых средств и стандартных терминов. Служебные документы, как правило, оформляются от имени юридического лица учреждения или его структурного подразделения. Формы выражения общественных интересов в служебном документе должны соответствовать нормам административного права.

Большинство документов составляется не от первого, а от третьего лица, причем местоимения заменяются существительными (не "я прошу") а "институт просит", "Министерство не возражает"). В служебной документации недопустимы диалекты (местные говоры), просторечные и жаргонные слова.

Язык служебных документов должен удовлетворять следующим требованиям:

1. Соблюдение норм официально-делового стиля и со временного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно.

В качестве нормы нередко выступают и такие варианты языка, которые наиболее целесообразны, уместны, а потому и предпочтительны. Так, скажем, при выборе вариантов типа "оказать помощь -- помочь", "допускать ошибку -ошибиться" надо учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.

2. Наличие слов, употребляющихся преимущественно в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (типа "надлежащий". "должный", "вышеуказанный", "нижеподписавшийся" и т.п.).

Использование терминов и профессионализмов (обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь юридических и бухгалтерских;

Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания, например: "в целях оказания помощи", "в порядке оказания помощи"",

Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений -- предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.

Одной из наиболее приметных черт официально-делового стиля является непрерывно продолжающийся процесс стандартизации деловой речи, прежде всего языка массовой типовой документации; широкое использование готовых, уже утвердившихся словесных формул, трафаретов, штампов. Например, "в целом", "в связи", "в соответствии с", "в интересах" (стандартные синтаксические модели с отыменными предлогами). Их использование в документах вполне закономерно, так как облегчает процесс составления типовых текстов.

Краткость изложения достигается путем замены сложных предложений простыми, а также посредством устранения причастных и деепричастных оборотов и употребления общепринятых сокращений.

Стандартизированные обороты требуют минимального умственного напряжения и ускоряют процесс составления документов. По данным инженерной психологии, стандартизированные обороты воспринимаются в 8-10 раз быстрее. Процесс прочтения документа можно уподобить поиску информации. Этот поиск осуществляется посредством ключевых слов, определяющих вид документа (приказ, решение), и типизированных оборотов.

В наши дни одним из сильных средств воздействия на язык масс является печатное слово. Из книг и журналов читатели черпают не только специальные знания, но и примеры правильного и образного изложения мыслей. Однако еще очень часто встречаются отклонения от литературных норм. Например. " приветствие в адрес", "упреки в адрес"", "передовой форпост науки" и др.

Необоснованно много встречается словесных штампов ("надо отмстить", "особенно надо остановиться", "необходимо указать", "остановиться на вопросе", "учитывая вышеизложенное", "получить нижеследующее", "означенный инвентарь", "выдана данная справка" и т.д).

К числу избитых речевых штампов, употребляемых докладчиками и лекторами, относятся также: "начать борьбу за...", "увязать вопрос", "заострить внимание", "нацелить внимание" , "поставить во главу угла", "в центре внимания", "мы имеем на сегодняшний день", "трудно переоценить значение" и т.п.

Стандартно звучат слова-спутники, критика -- обязательно резкая, поддержка -- всегда горячая и т.п.

1. Правила изложения материала и логического построения текста документа

Текст -- основополагающий реквизит любого документа. Поэтому подготовка текстовой части документации является важнейшим условием хорошо поставленного документирования управленческой деятельности.

В зависимости от количества рассматриваемых в тексте вопросов документы подразделяются на простые и сложные. Первые посвящены одному вопросу, вторые -- нескольким. Но текст любого документа, согласно требованиям ЕГСД, должен состоять не менее чем из двух основных частей. В первой из них дают обоснование или основание составления документа, во второй -- излагают предложения, решения, распоряжения, выводы и просьбы. Даже в том случае, когда текст документа состоит из одной фразы, если он грамотно составлен, в нем можно различить эти два логических элемента.

Например:

"В связи с ожидающимся ранним похолоданием приказываю завершить все работы по утеплению производственных помещений фабрики до 1 октября с.г." (текст приказа).

В редких случаях текст документа содержит одну лишь заключительную часть: в приказах, например, -- распорядительную без преамбулы, в письмах и заявлениях -- просьбу без мотивировки.

Однако в большинстве случаев текст документа состоит из следующих логических элементов: введения, доказательства, заключения. Нередко заключению предшествуют выводы.

Во введении излагаются причины и непосредственный повод для составления служебного документа. В этой части текста нередко делают ссылки на другие, ранее полученные документы, послужившие основанием для создания данною документа.

В доказательстве выражается существо вопроса, при водятся доводы, факты, ссылки на доказательства, цифровые данные, обосновывающие правильность поднимаемого вопроса. Сложное доказательство обычно заканчивается выводом. Доказательства должны убедить адресат в необходимости удовлетворения ходатайства, просьбы или требования.

Выводы не являются отдельным логическим элементом, так как они примыкают к доказательству и неотделимы от него.

Заключение -- главная логическая составная часть, в которой формулируется основная цель документа, его ведущая мысль, просьба, предложение, согласие, отказ. Заключение в служебном документе обязательно.

По характеру содержания заключения неодинаковы Они делятся на активные и пассивные (или описательные) Активные заключения, в свою очередь, подразделяются на прямые и косвенные. В прямом активном заключении адресат побуждается к определенным действиям. Например:

"Предлагаю Вам в кратчайший срок наладить трудовую дисциплину в группе. Для этого разработайте подробный план мероприятий. Примите к студентам, нарушающим дисциплину, строгие меры. О проделанной работе сообщите в деканат 10. U. 96."

В косвенном активном заключении действие возможно или ожидается. Например:

"В связи с усилением морозов возможен выход из строя наружной водопроводной сети".

Здесь, хотя и не предписываются какие-либо действия, предполагается, что будут приняты меры к предотвращению порчи водопровода.

Прямое активное заключение употребляется в приказах, протоколах собраний, письмах, телеграммах, косвенное -- в договорах, инструкциях, положениях и т.д По возможности надо предпочитать активное заключение косвенному.

В зависимости от содержания документа в тексте применяется прямой или обратный порядок расположения логических элементов. В первом случае за введением следуют доказательство и заключение. При обратном порядке вначале излагается заключение, за ним -- доказательство. Введения в таких документах нет.

Пример прямого расположения документов.

Введение: В обоснование претензии от 22.05.96 № 100-ЮР Вами представлена копия акта бюро товарных экспертиз от 12.05.96.

Доказательство: Для рассмотрения вопроса по существу требуется представление подлинных документов.

Заключение: Поэтому просим срочно направить подлинник акта бюро товарных экспертиз от 12.05.96.

При обратном порядке изложения этот текст будет выглядеть таким образом:

Заключение: Просим срочно направить подлинник акта бюро товарных экспертиз от 12.05.96,

Доказательство: т.к. для рассмотрения претензии по существу требуется представление подлинных документов.

В обратном порядке излагают несложные документы. Им следует пользоваться как можно реже. Дело в том, что в заключении, если оно ставится на первое место, надо излагать всю сущность вопроса и в последующей части текста дать полностью его обоснование. Иначе документ становится непонятным и читать его приходится в обратном направлении (снизу вверх). Написать же заключение так, чтобы в нем была полностью раскрыта цель составления документа, довольно трудно. Вот почему прямой порядок расположения логических элементов более приемлем, особенно для подготовки больших по объему документов. Этого метода изложения должны придерживаться составители документации в вышестоящие и равные по положению организации и учреждения. Тон документа в любом случае должен быть корректным, выдержанным, не дающим повода вступать в полемику и заводить излишнюю переписку.

Деление текста на логические элементы является, конечно, условным приемом, который помогает, однако, выработать план документа и последовательно изложить содержание. Отнюдь нет надобности искусственно вводить в текстовую часть все три элемента, гак как это приводит к созданию необоснованно объемных документов.

Текст сложных документов, содержащих информацию по различным вопросам деятельности учреждения, организации или предприятия (положения, инструкции, доклады, отчеты, обзоры и т.п.), стандартом допускается делить на составные части: разделы, подразделы, пункты, подпункты (арабскими цифрами).

Разделы и подразделы текста должны иметь заголовки, кратко выражающие суть их содержания.

Деление текста на составные элементы, разумеется, тесно связанные между собой, и снабжение их заголовками улучшает документ, делает его более доходчивым и выразительным.

В повествовании, например, хотя оно предполагает изложение материала в хронологической последовательности, нужно стремиться выделять узловые события, наиболее характерные факты, детали, черты. При этом нельзя забывать, что протяженность явления во времени и степень важности явления далеко не всегда находятся в прямо пропорциональной зависимости. Скажем, для автобиографии взрослого человека не имеют существенного значения события его детства, хотя оно и длилось более полутора десятков лет. а вот сведения о первых годах трудовой деятельности любого работника представляют в этом служебном документе значительный интерес. Их и нужно отразить с надлежащей полнотой. Здесь разрыв в хронологии повествования будет вполне оправданным.

При работе над описательным текстом следует стремиться к раскрытию наиболее важных признаков явления. По степени важности их необходимо и располагать, что будет служить требованиям последовательности в изложении материала.

Характерной особенностью такого вида текста, как рассуждение, является, как мы уже отмечали, наличие доказательства -- одной из основных форм мышления.

Доказательства бывают двух видов: дедуктивные и индуктивные. В первых мысль развивается в направлении от общего к частному, т.е. от общих суждений к частным выводам. В индуктивных доказательствах, наоборот, мысль идет от отдельных разрозненных фактов к обобщению. Подобным образом нередко излагается материал в рассуждении. Именно индуктивный метод доказательства лежит в приведенном на с. 38 примере о причинах невыполнения производственного плана строительным управлением. Дедуктивный метод доказательства положен в основу такого, скажем, рассуждения:

"Городской автобусный транспорт пока работает плохо. Автобусы выходят на маршруты с опозданием, нарушается график прибытия их на остановку". (Из докладной записки.)

По способу изложения тексты обычно делят на следующие виды: повествование, описание и рассуждение.

В повествовании рассказывается о событиях, явлениях, фактах в той хронологической последовательности, в которой они происходили в действительности. Этот тип изложения чаще всего применяется в таких документах, как информационные сообщения, отдельные виды протоколов, автобиографии, докладные записки и т.п., например:

"Я, Николаев Иван Олегович, родился 10.10.96 в деревне Петровка Алексеевского района Омской области в семье колхозников. В 1955 году окончил местную среднюю школу" и т.д.

В описании дается характеристика явления, события, действия лица или факта в форме перечисления его признаков, особенностей, черт, проявлений. В этом типе изложения можно выделить отдельные элементы, отрывки, раскрывающие те или иные стороны объекта. Такие элементы конкретизируют и обосновывают общую характеристику, например:

"Штабом студенческого отряда проводилась значитель 1 пая работа по улучшению организации труда студентов на полях совхоза "Авангард ". Было создано несколько секторов по вопросам труда и досуга, улучшены питание бойцов отряда, доставка их к месту работы совхозным автотранспортом " и т.д.

В этом примере (из отчета) общее положение работа по улучшению организации труда студентов..." обосновывается конкретными фактами, показывающими, какие именно меры предпринял штаб для совершенствования организации труда бойцов отряда.

Описательное изложение широко практикуется в текстовых частях самых различных документов.

Весьма распространенным способом изложения является рассуждение. Оно выражается в логически последовательном ряде определений, суждений и заключений, раскрывающих внутреннюю взаимосвязь явлений или событий и доказывающих какое-то положение (тезис), например.

"В связи с плохими погодными условиями, болезнью значительной части рабочих, недопоставкой строительных деталей и материалов строительное управление N5 не справилось с производственной программой IVквартала 1995 г "

Легко заметить, что это рассуждение основано на причинно-следственных связях между явлениями и фактами Но в текстах многих документов используются и другие Виды рассуждений. Они строятся, в частности, на установлении условно-уступительных связей, сравнений и сопоставлений фактов, явлений, событий, предметов.

Следует, однако, отметить, что в чистом виде названные нами типы изложения текстов встречаются редко. Чаще всего они переплетаются между собой, дополняют друг друга. Такое взаимодействие особенно характерно для сложных документов.

Это отнюдь не значит, что составителю документации не следует учитывать особенность каждого из видов изложения. Наоборот, необходимо творчески их использовать в работе по документированию.

Тексты сложных документов (отчеты, обзоры, справки и др.) разделяют на части, разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами в соответствии с требованиями ГОСТ 1.5-85. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей, более высоких, например: 1.1, 2.1. 3.2.1 и т.д.

2. Правила сокращений в текстах документов

В документах системы ОРД применяются различные типы сокращений. Однако все сокращения должны отвечать требованиям утвержденных в 1956 г "Сводных правил русской орфографии и пунктуации", а также требованиям ГОСТ 1.5-85.**

Сокращения оправданы, поскольку они укорачивают время на составление текста, уменьшается их объем и, естественно, затраты на изготовление документа.

Принято различать сокращения нескольких типов. 1. Буквенные (инициальные) сокращения (аббревиатуры), которые образованы из первоначальных букв каждого слова, например. ГУМ, ВТЭК, МВД и т.д. Почти все инициальные сокращения пишутся с прописной буквы (за исключением тех, которые превратились в самостоятельные слова, например, загс, вуз и т.п.).

Сложносокращенные слова смешанного образования состоят из аббревиатур и усеченных слов. Пишутся они по-разному, например ВНИИуголь, районе и др.

Сложносокращенные слова сложного типа, например- колхоз, совхоз, теплоход, Ростсельмаш, Главморпуть и т.д.

Отдельные, частично сокращенные слова, состоящие из части основы и полного слова, отличаются какими-либо особенностями в расшифровке, в категории рода, склонении, например, завкадрами, замдиректора, главпочта и т.д.

Заимствованные из других языков, например: Би-Би-Си, АПН, напалм, лавсан и т.п.

Условные графические сокращения для обозначения должностей, географических понятий, промежутков времени, количественных определений, названий городов, сел, деревень, областей, районов, улиц, проспектов и т.п.

Особенность графических сокращений в том, что они не произносятся в устной речи. После такого сокращения обязательно ставится точка, например: г. (город); с. (село); обл., р-н и т.п. Графические сокращения всегда пишутся строчными буквами.

В ОРД не сокращаются реквизиты "заголовок", "автор документа", "подпись". Не допускается сокращение слов через косую линию, т.к. такой способ не предусмотрен, например: н/заводе (на заводе), м/мать (многодетная мать), з/р (заслуженный рационализатор). Общепринятые сокращения употребляются при перечислениях и ссылках, при рядом стоящих цифрах, названиях, фамилиях, например и т.д. (и так далее), и т.п. (и тому подобное), и пр. (и прочее), и др. (и другое), 1 млн, 50 км и т.д.

Сокращается союз "то есть" (т.е.), а слова "так как" "таким образом", "потому что", "так называемый" не должны сокращаться.

Названия ученых степеней, званий могут сокращаться непосредственно только перед фамилиями как в тексте, так и в реквизите "подпись", например: акад.

Захаров, доц. Петров, канд. техн. наук Леонов, инж. Иванов и др. Наименование должности допускается сокращать только в тексте, например: "на собрании выступил гл. механик Силаев Л.П." Причем слова "зам.", "зав.", "пом.", пишутся слитно (завотделом, заве кладом, помдиректора). Но если эти слова отделяются от существительного прилагательным, то после них ставится точка: например зам. главного инженера.

Географические понятия сокращают только перед словами, к которым они относятся, например: оз. Балатон, г. Донецк.

При написании адреса в реквизите "адресат" допускается сокращать: ул. (улица), пр. (проспект), пер. (переулок), пл. (площадь), д. (дом), корп. (корпус), кв. (квартира), обл. (область), пос. (поселок). Сокращения промежутков времени и количественных определений допускаются после числительных, выраженных цифрами: 5 тыс. вагонов, 12 тыс. голов скота, 20 млн. крб.

Слово "год" сокращается только при цифрах, например: 1992 г.

При обозначении периода времени пишут так: 1990-1995 гг., если же между годами есть предлог "по", тогда следует писать, с 1990 г. по 1996 г.

При обозначении учетного хозяйственно-административного бюджета годов пишут 1995/96 уч.г., -- в остальных случаях 1995/96 г. (если имеется в виду год административный, хозяйственный, учебный, бюджетный).

При написании даты смешанным способом (словесно-цифровым и буквенным) слово "год" пишется буквой г., например, 22 мая 1996 г. При сочетании названия месяца и года слово "месяц" не пишется: (в октябре 1995 г.). Не пишут в тексте "в октябре с.г." (сего года), нужно указать год полностью: в октябре 1995 г.

При исчислении времени в документах пишут 20 ч или 20-00, 8 ч 1 45 мин., слово "утро" и "день" не должны употребляться.

Слова "час", "минута", "секунда" при цифрах сокращаются, например: -- 5 ч 32 мин 20 с (точка в конце сокращений не ставится).

Знаки №, §, % в тексте ставят только при цифрах, причем во множественном числе они не удваиваются, например № 16, 6, 9, § 7, 10, 12, 50-60 %.

Следует применять только официально принятые сокращения названий учреждений, организаций, например. Минуглепром, Минобразования и др.

Сокращенные названия марок машин, механизмов, станков, инструментов и др., состоящие из отдельных буквенных или смешанных (буквенных и цифровых) индексов, должны писаться без кавычек прописными буквами. В таких сокращениях цифры, если они стоят после буквенных индексов, должны отделяться дефисом, например: ГАЗ-51, ВАЗ-69.

Если же буквенные обозначения стоят после цифр, то весь индекс пишется слитно. ИЛ-18Д.

3. Написание чисел и оформление таблиц в документах

Цифровая информация и таблицы часто приводятся в документах. Существуют определенные правила их оформления. Так, однозначные количественные числительные (отвечают на вопрос "сколько") падежных наращений не имеют, например, в реквизите "приложение" количество листов и экземпляров пишется только цифрами, на 3 л в 2 экз (не пишется на 5-ти, в 3-х). Если число имеет при себе сокращенную размерность, оно пишется только цифрами: 8 кг, 5 л, 25 км и т.д., если же числа не имеют единиц измерения в тексте документа, они пишутся только словами, например: в одном направлении, с тремя болтами и т.д.(кроме составных числительных: 21, 35, 198 и т.п.).

Числа, начиная с десятков тысяч, пишутся смешанным способом: 15 млн. человек, 20 тысяч крб., 200 тыс.экз., но единообразно в пределах одного текста.

Порядковые числительные, выраженные римскими цифрами, падежных окончаний не имеют, например: на IV сессии Верховного Совета Украины. Порядковые числительные не имеют наращений, если они стоят после существительного, например: рис. 2, в черт. 2, на с. 41. Если несколько (больше двух) порядковых числительных стоят рядом, падежные наращения ставятся только при последнем, например: 1, 2, 3-й и т.д.

Сложные слова, первой частью которых является числительное, пишутся смешанным способом, через дефис (без падежных наращений), например: 200-тонный, 300-летия, 40-миллиметровый, 12-томный.

Единицы измерения при числительных, обозначающих предел, пишутся только раз: 20-30 шт., или от 20 до 30 шт.

Денежные суммы пишутся так: вначале сумма указывается цифрами, а в скобках -- словами, например: в размере 25600 крб. (двадцать пять тысяч шестьсот крб.).

Если в тексте документа приводится ряд числовых значений величины, выраженной одной и той же единицей измерения, то эта единица измерения указывается только за последней цифрой.

Неправильно: Правильно:

• 8,0 мм, 8,5 мм, 12,0 мм, 14,0 мм 8,0, 8,5, 12,0, 14,0 мм20 см х 40 см х 50 см 20 х 40 х 50 см
• 20 кг, 40 кг, 50 кг. 20; 40; 50 кг.

Интервалы между числовым значением величин записывают так: от 50 до 100, от 100 до 150.

Цифровой материал, помещенный в документе, рекомендуется оформлять в ввде таблиц (ГОСТ 1.5-85), например:

Таблица 1

Количественный состав документов

Письма 10000 12000 2000 24000

Телеграммы 300 250 550

Таблица может иметь заголовок, который размещается справа над нею. Он не подчеркивается. Таблицу располагают на ближайшей странице, после ссылки на нее или, если это невозможно, в ближайшем месте.

Если текст небольшой, а таблиц много, то последние могут располагаться в конце текста, по порядку номеров. В пределах раздела таблицы нумеруются арабскими цифрами. Номер таблицы состоит из номера, раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой, например: таблица 1.2 (вторая таблица первого раздела). При ссылке в тексте на таблицу пишут сокращенно: табл. 12. Повторные ссылки на таблицу следует давать так: см. табл. 1.2. Если в документе одна таблица, то ее не нумеруют и слово "таблица" не пишут.

Таблицу с большим количеством граф допускается делить на части и размещать одну часть под другой. В этом случае слово "таблица" и ее порядковый номер указывают один раз справа над первой частью, над остальными частями пишут слово "продолжение" с указанием порядкового номера таблицы, например:

4. Названия учреждений, организаций, предприятий в документах

С прописной буквы пишутся все слова в названиях высших органов власти и управления Верховный Совет Украины.

В названиях республиканских государственных комитетов, министерств и других центральных учреждений с прописной буквы пишется первое слово и, конечно же, собственные имена, например Министерство Украины по делам защиты населения от последствий аварии на Чернобыльской АЭС.

Названия самостоятельных главных управлений и отделов в составе Министерства или ведомства также пишут с прописной буквы, например: Технологическое управление по обогащению угля. Главное производственное управление.

Названия отделов, входящих в состав главных управлений, пишут со строчной буквы, например: отдел новых машин Технологического управления, отдел эксплуатации Главного производственного управления.

В официальных названиях организаций с прописной буквы пишется первое слово, например: Дворец сперта "Шахтер".

Названия объединений, комбинатов, шахт, трестов и институтов, если им предшествуют родовые слова типа "производственное объединение", "комбинат", "трест", "институт", "шахта", пишутся в кавычках и не склоняются, например: производственное объединение по добыче угля "Макеевуголь " - производственному объединению "Донецк-уголь".

При отсутствии родовых слов названия необходимо писать без кавычек, и они склоняются, например. Минуглепром - Цонуглемашу.

Названия организаций, предприятий, съездов, конференций, начинающиеся со слов: Государственный, Всеукраинский, Чрезвычайный и др. или с порядковых числительных, выраженных словесно, пишутся с прописной буквы, например: Государственная библиотека имени Т.Г.Шевченко, Государственный МакНИИ по безопасности работ в горной промышленности, II Всеукраинский фестиваль.

Слово "совет" в единственном и множественном числе всегда пишется с прописной буквы, если входит в полное наименование органа власти; например. Ворошиловский районный Совет народных депутатов г. Донецка.

В сокращенных названиях слово "совет" пишется слитно и со строчной буквы, например: горсовет, сельсовет, поссовет.

В названиях документов, утвержденных Кабинетом министров Украины, слова "Постановление", "Положение", "Устав", "Инструкция" пишутся с прописной буквы. Слова "распоряжение", "решение", "акт", приложение", "перечень" -- со строчной, например:

"В соответствии с Инструкцией о вознаграждении за открытия, изобретения и рационализаторские предложения ".

Географические названия, если они не входят в состав собственного имени предприятия, пишутся со строчной буквы, донецкая шахта "Кировская", но Старобешевская ГРЭС.

В символических, условных названиях предприятий или учреждений первое слово пишется с прописной буквы и все название заключается в кавычки, например: шахта "Красная Звезда ", завод "Красный пахарь ".

Не пишется в кавычках наименование предприятия, учреждения, если в нем есть слово "имени" или "памяти", например: шахта имени Скочинского.

Сокращенные названия (аббревиатуры) институтов, читаемые по первым буквам, пишутся прописными и без кавычек, например: ВНИМИ, ВШИДАД, МакНИИ, ВНИИ-угля

Во множественном числе слова "государственные комитеты", "министерства", "главные управления при Кабинете министров Украины" пишутся со строчной буквы.

При перечислении в тексте нескольких министерств или комитетов следует писать их полное наименование.

например: "Обязать Министерство финансов и Министерство лесного хозяйства ", но не "обязать Министерства лесного хозяйства и финансов...".

Однако при перечислении объединений, комбинатов, трестов и т.п. родовое слово следует писать один раз. ".. обязать производственные объединения "Донецкуголь, "Макеевуголь ", "Снежнянскантрацит ", но не "объединение "Донецкуголь ", объединение "Макеевуголь" и т.д.

5. Написание должностей, званий и фамилий

Наименования высших государственных и правительственных должностей пишут с прописной буквы, например: Президент Украины, Председатель Кабинета министров Украины, заместитель Председателя Верховного Совета Украины.

Названия всех других должностей -- со строчной, например: министр культуры Украины, член коллегии Министерства внутренних дел Украины, генеральный директор производственного объединения по добыче угля "Донецкуголь ".

Наименования воинских, почетных и ученых звании пишут со строчной буквы, например: лауреат Государственной премии Украины имени Т.Г.Шевченко, доктор технических наук, почетный шахтер, генерал-полковник юстиции В наименованиях орденов все слова, кроме слова "орден", пишутся с прописной буквы, например: орден Трудового Красного Знамени, орден "Знак Почета ".

Имеются некоторые особенности написания и склонения имен и фамилий. Не склоняются фамилии, оканчивающиеся на -- аго, -- яго, -- ых, -их, -ово: Живаго, Дуняго, Черных, Долгих, Хитрово. Иностранные фамилии, оканчивающиеся на гласный звук (кроме неударяемых -а, -я), не склоняются: стихи Гюго, роман Золя, опера Верди и др Украинские фамилии на -ко также не склоняются: Петренко, Шевченко. Фамилии на неударяемые -а, -я склоняются, как славянские, так и иностранные: л: Лагоде: творчество Ш-оуды, фильм с участием Джульеты Мазины. в институте имени Патриса Лумумбы. Русские и иноязычные фамилии с окончанием на согласную склоняются, если относятся к мужскому полу, и не склоняются, если к женскому, например, рабочему Киричеку, рабочей Киричек, у Карла Гофмана -- у фрау Гофман.

Однако фамилии, произошедшие от названий животных, зверей, неодушевленных предметов, хотя и заканчиваются на согласные, не склоняются, например, Лебедь, Заяц, Кремень, Ступа.

В русских двойных фамилиях склоняются обе части, если они существуют как самостоятельные фамилии: Новиковой-Красновой, если же первая часть не образует самостоятельной фамилии, то она не склоняется, например. Бонч-Бруевичу, Яр-Мухамедову и др.

6. Отклонения от литературных норм в текстах документов

Нередко в текстах документов по незнанию, невнимательности или небрежности допускаются различные отклонения. В результате текст становится малопонятным, насыщенным словесными излишествами, архаизмами и канцеляризмами Усложняют понимание текста малоизвестные слова иностранного происхождения, профессионализмы, неологизмы. Не украшают документы просторечия, диалектизмы. О наиболее типичных недостатках в тексте и пойдет речь далее.

7. Архаизмы и канцеляризмы

Архаизмы -- это устаревшие слова, выражения и грамматические формы, которые вышли из употребления.

К ним относятся: воспрещается (вместо запрещается), вышеизложенные (указанные выше), впредь (в дальнейшем), на предмет (для), посему (поэтому), по принадлежности (по назначению), при сем представляем (направляем, прилагаем), препроводительное (сопроводительное).

К. архаизмам относятся и такие слова: благодарственный, благоволите сообщить, вешать, доверительный, начертать, отведать, страж и другие.

Канцеляризмы -- это сложные, громоздкие слова и фразы с устойчивой архаической структурой и характерными канцелярскими союзами и союзными словами, а также сухие, выспренные казенные слова, например: возрастающее несоответствие росту производительности труда и имеющейся в наличии техники..., имеет место наличие нарушений техники безопасности производства горных выработок; на предмет приобщения к труду; выполнить плановое задание по линии всех показателей; надлежит разработать мероприятия по устранению имеющихся недостатков...; мы имеем на сегодняшний день в деле повышения квалификации; приветствие в адрес Петрова (вместо Петрову) и др.

Очень много канцеляризмов встречается в служебной переписке.

Деловой стиль - это арсенал лексических - словесных и грамматических средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. Выбор слова и его формы, построение предложения - все это приемы, с помощью которых автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о его важности, о том, как следует реагировать на полученное сообщение.

При составлении служебных документов большую роль играет правильный выбор слов, точно передающих смысл информации. Надо помнить несколько основных правил лексики.

Очень важно грамотно использовать термины (от латинского terminus - граница, предел) - слова или словосочетания, называющие специальное понятие из какой-либо области человеческой деятельности.

Если вы сомневаетесь в том, что значения применяемых вами терминов понятны адресату, в тексте должна быть дана их расшифровка. Выполняя расшифровку, воспользуйтесь словарем (толковым, терминологическим, иностранных слов или другим). Иначе ваше толкование может оказаться неточным. Например, «В договоре предусмотрены форс-мажорные обстоятельства (а именно случаи стихийных бедствий)».

Расшифровка термина должна быть точной, ясной и полной. Одна из самых распространенных болезней официального стиля - плеоназм (греч. pleonasmos - излишество). Она заключается в том, что в словосочетании оказываются избыточные, ненужные с точки зрения смысла слова. Например:

тонкий нюанс (существительное «нюанс» образовано от фр. nuance - оттенок, тонкое отличие);

форсировать ускоренными темпами (глагол «форсировать» образован от фр. forcer - ускорять темп деятельности);

в декабре месяце (декабрь не может быть ничем, кроме месяца); 375 тыс. рублей денег (в рублях исчисляются только деньги); прейскурант цен (в слове «прейскурант» есть французский корень prix - цена). Но допустимо выражение «прейскурант розничных цен»;

главная суть («суть» - это и есть главное) и т.д.

Однако некоторые плеонастические словосочетания вошли в обиход и приобрели оттенки значения, которые оправдывают их существование. Например, «реальная действительность», «практический опыт», «информационное сообщение». Они не вполне тождественны по смыслу словам «действительность», «сообщение», «опыт», уточняют их значение.

Часто в служебных словах встречается и тавтология (греч. tau- to - тот же, logos - слово) - повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания. Эта стилистическая ошибка делает текст неблагозвучным и затрудняет его понимание. Например: польза от использования чего-либо; следует учитывать следующие факторы, адресовать в адрес. Такие словосочетания надо заменять другими без потери смысла: «польза от применения чего-либо», «необходимо учитывать следующие факторы», «направить в адрес».

Готовя документ, необходимо помнить, что далеко не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно. В языке существуют нормы сочетаемости. Уточнить их можно по «Словарю сочетаемости слов русского языка» . Вот некоторые типичные для деловой речи сочетания слов: приказ - издается

должностной оклад -устанавливается выговор - объявляется порицание - выносится и т. д.

Особо следует обратить внимание на сочетания «иметь значение» и «играть роль» и никогда не менять местами их компоненты.

При работе с текстом документа следует различать паронимы (греч. рага - возле, при; опуша - имя) - родственные слова, близкие по звучанию, но различные по значению и сочетаемости. Иногда подмена слова паронимом влечет за собой существенные искажения смысла. Особенно часто встречаются ошибки с паронимами: оплатить - заплатить (разница состоит в грамматической сочетаемости этих глаголов: слово «оплатить» требует прямого дополнения: «оплатить что-либо»; «заплатить» - косвенного: «заплатить за что-нибудь»;

командированный - командировочный (причастие «командированный» образовано от глагола «командировать»; «командированный» - «тот, кого командировали», например командированный сотрудник; прилагательное «командировочный» произведено от существительного «командировка» и имеет значение «относящийся к командировке»: «командировочное удостоверение»).

Не меньшее значение при подготовке служебных документов имеет орфография.

Чаще всего составляющий документ испытывает затруднения в написании названий учреждений, организаций, предприятий. Запомните, что в названиях высших правительственных, важнейших международных организаций все слова пишутся с прописной буквы. Например: Организация Объединенных Наций; Администрация Президента Российской Федерации.

В большинстве названий - первое слово с прописной: Федеральная архивная служба России.

Помимо первого слова, с прописной может писаться первое слово той части словосочетания, которая сама по себе используется как название:

Государственная Третьяковская галерея (Третьяковская галерея);

Центральный Дом актера (Дом актера).

В наименовании должностей и званий с прописной буквы пишутся наименования высших должностей и высших почетных званий: Президент Российской Федерации. Другие должности и звания пишутся со строчной: начальник Управления кадров.

В составных названиях документов и памятников культуры с большой буквы пишется первое слово (если оно не обозначает родовое понятие) и все собственные имена:

Конституция Российской Федерации, Исаакиевский собор, собор святого Вита, храм Христа Спасителя, Первая симфония Чайковского.

Орфографические трудности вызывает правописание названий, связанных с собственными именами, что совершенно естественно, так как в этом разделе русской орфографии нет полного единообразия и постоянно происходят изменения. Новые институты, организации, предприятия, должности получают новые имена. Поэтому ни одна компьютерная программа, проверяющая правописание, не охватывает всех собственных имен. Чтобы не делать ошибок в написании имен и названий, необходимо руководствоваться несколькими общими правилами.

Прилагательные, образованные от фамилий, пишутся со строчной буквы (некрасовское стихотворение, третьяковское наследство) - кроме прилагательных на -ский, означающих «имени кого-либо», «памяти кого-либо»: Булгаковские чтения.

В географических названиях все слова пишутся с прописной буквы, кроме входящих в их состав служебных слов и родовых названий: Северная Африка, Северный Ледовитый океан.

Имена нарицательные в составе названий пишутся с прописной буквы, если употреблены не в прямом значении: город Нижний Тагил.

Но в названиях улиц: Патриаршие пруды, Каретный ряд, Кузнецкий мост, Покровские ворота, Коровий вал, - они пишутся со строчной буквы, так как исторически имели прямое значение.

В названиях государств обычно все слова пишутся с прописной буквы. Реже - в неофициальных вариантах названий - отдельные слова - со строчной: Нидерландское королевство, Великое герцогство Люксембург, Соединенное королевство.

В названиях российских территориально-административных образований слова край, область, национальный округ, район пишутся со строчной буквы.

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний (аббревиатур - от ит. abbreviating), что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.

Сокращения могут состоять из слогов (завхоз), начальных звуков слов, входивших в словосочетание или их начальных букв (ГПУ, ПВО). Важнейшие причины использования сокращений состоят не только в том, что они позволяют экономить место и избегать громоздких словосочетаний, но и в том, что они дают возможность избежать словесных повторов. Чтобы у адресата документа не возникали трудности с их расшифровкой, пишущий должен строго следить за тем, чтобы в официальные бумаги попадали только общепонятные сокращения или такие, которые принято использовать в данной области.

От собственно аббревиатур надо отличать графические сокращения - условные письменные обозначения, которые не произносятся. К ним относятся графические сокращения:

• 1) почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (обл., р-н, г., с. (село - при названии), д., пос.);
• 2) названия месяцев (янв.);
• 3) телеграфные сокращения (тчк);
• 4) условные обозначения величин и единиц измерения (м, мм, кг, г, ц, т, га, атм, А (ампер), с); млн., млрд., тыс., р. (руб.);
• 5) сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (квит. №, накл. №; расч. счет №);
• 6) текстовые сокращения (т.д.; т.п.; с.г.; см.; напр.; пр.; др.; п. (пункт);
• 7) наименования должностей, званий, степеней (проф.; член- корр.; к.т.н.; с.н.с.; зав.; зам.; и.о.; пом.). Некоторые из них проявляют тенденцию к превращению в аббревиатуры;
• 8) обращение г-н (господин)

и некоторые другие.

Написание общепринятых сокращений уточняется по словарю сокращений русского языка .

Не менее важно знание для управленца основных правил грамматики.

При составлении документов очень часто вызывают затруднения применение причинных предлогов: ввиду, вследствие, в силу, в связи с, из-за, по причине, благодаря. Подсказкой к их выбору должны стать оттенки значений, которыми обладают эти предлоги:

• ввиду - чаще о причине, ожидаемой в будущем: ввиду предстоящего проведения сессии;
• вследствие - чаще о совершившемся факте: прошу внести изменения в план вследствие изменения процентных ставок Центробанка;
• благодаря - чаще о причинах, вызвавших желаемый результат: благодаря своевременной доставке грузов проблема снабжения была решена.

Предлоги обычно управляют существительным в одном определенном падеже.

Нельзя говорить: согласно указания, согласно вашего предложения. Надо: согласно указанию, согласно вашему предложению (существительное в дательном падеже).

При составлении служебных документов, содержащих числительные, следует учитывать, что в большинстве случаев количественное числительное согласуется с существительным в падеже (кроме именительного и винительного):

Недостает пяти стульев, изложено на четырех листах;

Слово «тысяча» чаще всего управляет существительным: доходы, исчисляемые тремястами тысячами рублей.

В составных числительных склоняются все части:

Подарки стоимостью в тысячу пятьсот рублей.

При подготовке выступлений, рассчитанных на произнесение в официальной обстановке, дается словесная расшифровка цифровых обозначений:

В вуз были приняты 1150 (одна тысяча сто пятьдесят) студентов.

К числу важнейших особенностей официально-делового стиля относят четкость и последовательность изложения материала. Необходимо стремиться к лаконичности, но не в ущерб ясности содержания. Справиться с этой непростой задачей помогает знание ряда языковых правил.

При работе над текстом чрезвычайно существенно найти нужную форму сказуемого. Выбирать приходится между активной конструкцией: «Мы рассмотрели ваши предложения», - и пассивной: «Нами рассмотрены ваши предложения». Разница состоит в том, что в первом случае подлежащее называет производителя действия (он выступает как активное лицо), во втором случае - объект действия.

Выбор пассивной конструкции придает тексту большую официальность. Подчеркивается сам факт осуществления действия вне зависимости от того, кто его произвел. Такая установка пишущего еще более последовательно реализуется при использовании безличной конструкции: «Предложения рассматриваются».

Пассивные и безличные обороты давно стали одной из характернейших примет официального стиля. Однако не стоит злоупотреблять пассивом. Во-первых, чем меньше в тексте глаголов, тем он тяжеловеснее, тем труднее в нем разобраться. Во-вторых, пассивные и безличные конструкции как будто снимают ответственность с того, кто подписывает документ.

Сегодняшнее деловое письмо не исключает использования пассива и безличных предложений, однако хотелось бы, чтобы они занимали в тексте подобающее им скромное место.

Русский язык относится к числу языков со свободным, нефиксированным порядком слов. Говорящий и пишущий волен переставлять слова в предложении, и общий смысл при этом не нарушается:

• 1. Вчера подготовлен отчет.
• 2. Вчера отчет подготовлен.
• 3. Отчет вчера подготовлен.
• 4. Отчет подготовлен вчера.
• 5. Подготовлен отчет вчера.
• 6. Подготовлен вчера отчет.

Хотя все предложения содержат одни и те же слова, нельзя сказать, что все варианты равноценны. Очевидно, что в зависимости от порядка слов мы подчеркиваем, акцентируем ту или иную часть сообщения. В данном случае ударной оказывается позиция в конце предложения. Так, в 1-ми 6-м варианте акцент сделан на самом отчете, во 2-м и 3-м - на факте его подготовки, в 4-м и 5-м - на времени подготовки.

Как видим, порядок слов дает нам определенные стилистические возможности.

Эти свойства русского синтаксиса, несомненно, требуют от человека, составляющего документ, языкового чутья и специального внимания к построению фразы. Так как в письменной речи отсутствует такое важное языковое средство, как интонация, обратить внимание адресата на ту или иную часть сообщения можно, лишь поставив ее в конец предложения - в актуализированную позицию.

На вопрос: «Будет ли закончена рукопись к назначенному сроку?» - правильнее всего ответить:

Если же вопрос задан иначе: «В какой срок будет закончена рукопись?» - надо предпочесть другой порядок слов:

Составители служебных документов часто увлекаются деепричастными оборотами. С одной стороны, использовать деепричастный оборот очень удобно, так как он позволяет сказать в одном предложении о нескольких действиях и таким образом способствует краткости изложения. Например: Изучая дополнительно направленные в министерство документы, коллегия пришла к выводу о неправомерности ранее принятых решений. С другой стороны, с деепричастным оборотом связаны определенные трудности. Деепричастный оборот может употребляться только тогда, когда действия, обозначаемые им и сказуемым, осуществляются одним лицом. Если же дело обстоит иначе, вместо деепричастного оборота надо использовать придаточное предложение.

Есть и еще одно правило, которое необходимо соблюдать: деепричастный оборот можно употреблять только в предложении, где есть подлежащее (т. е. названо действующее лицо). Например: Подготавливая текст постановления, члены коллегии ознакомились с различными предложенными вариантами.

Для официального стиля характерно использование большого числа сложных предложений (предложения, состоящие их двух или нескольких частей, каждая из которых имеет собственную грамматическую основу (подлежащее и сказуемое или один из главных членов)), в особенности сложноподчиненных, т. е. таких, в которых одна из частей является главной, другая - придаточной (зависимой). В документации невозможно обойтись без подчинительных конструкций с придаточными времени («После того как средства будут выделены, мы начнем строительство...» и т.п.), условия («Если деньги будут перечислены, мы немедленно заключим контракт...» и т.п.), цели («Предполагается приобрести саженцы, для того чтобы озеленить территорию школы...» и т.п.) и других.

Во многих случаях предпочтительно употреблять именно сложные предложения, а не конструкции с причастными и деепричастными оборотами. Это помогает избежать такой тяжелой болезни канцелярского стиля, как «безглагольность». Именно недостаток глаголов ведет к «нанизыванию» косвенных падежей («обсуждение улучшения проведения мероприятий»), делает речь тяжеловесной, осложняет понимание. Часто замена причастного или деепричастного оборота придаточным предложением позволяет придать сообщению ясность и динамику.

Наряду с лексической, грамматической, стилистической грамотностью от человека, работающего со словом, требуется умение располагать, преподносить материал так, чтобы сделать его максимально доступным адресату. Композиция (от латинского compositio) - это построение, организация текста. Бывают ситуации, когда абсолютно правильный с точки зрения языка и стиля документ трудно воспринимается только потому, что в нем царит хаос, нет логики в сочетании частей, плохая композиция.

Текст должен содержать целесообразное количество информации. Не следует повторять общеизвестное, загромождать документ деталями.

Особенно существенно выделять и подчеркивать главное. Этой цели могут служить подзаголовки, абзацные отступы, увеличенные пробелы между строками, подчеркивание, смена шрифта. Современные компьютерные редакторские программы дают большой простор для выразительного оформления текста.

Следует структурировать текст в соответствии с содержанием.

Если используется нумерация, надо помнить, что пункт 1 предполагает наличие пункта 2.

В сегодняшнем делопроизводстве принят определенный порядок нумерации частей документа: номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления: 1.2.1, 2.9.1.

Соблюдение названных лексических, грамматических, композиционных правил требует от работника сферы управления высокого уровня филологической культуры и большой собранности.

Редакторская правка служебных документов

Редактирование (другими словами - проверка и исправление текста) - один из важнейших этапов работы над документом.

Приступая к редактированию текста, важно отчетливо осознать, какие цели перед вами ставятся. Правка может быть как чисто стилистической (т. е. не затрагивающей содержания), так и смысловой. В первом случае от редактора требуется в первую очередь безупречная грамотность, тонкое чувство слова. Во втором - наряду с этим основательное знание существа вопроса, владение фактическим материалом. Есть, однако, и общие принципы.

Обобщенная схема работы редактора выглядит так:

• восприятие - критика - коррективы;
• проверка фактического материала;
• выявление композиционных недочетов;
• выявление стилистических ошибок и погрешностей;
• выявление орфографических и пунктуационных ошибок.

Первый этап редактирования - восприятие текста - имеет

чрезвычайно большое значение. Прежде чем что-либо изменить, следует ознакомиться с документом в целом. Часть вопросов обычно удается снять по ходу чтения. Кроме того, только при целостном восприятии редактор оказывается в состоянии оценить композицию, обнаружить противоречия, логические ошибки, несоразмерность частей документа и т.п.

После того как документ прочитан и отмечены ошибки и моменты, вызывающие сомнение, предстоит решить наиболее сложный и деликатный вопрос о допустимой степени вмешательства в текст. Своеобразие редакторской работы заключается в том, что исправления вносятся в чужой текст. Следовательно, редактирующий имеет право изменить форму, но не содержание документа. Далеко не всегда вопрос о допустимых пределах вмешательства в текст решается просто. В первую очередь это относится к проблеме словесных повторов.

Официально-деловой стиль имеет свою специфику. Одно из основополагающих требований к языку документов - точность, однозначность высказывания. И хотя обычно повторение одного и того же слова (или однокоренных слов) в пределах небольшого текста считается стилистической ошибкой, но это допустимо, если речь идет о повторении терминов. Специальная лексика обладает рядом особенностей, которые необходимо учитывать. Значение термина специфично, он чаще всего не имеет абсолютных синонимов и не может быть заменен другим словом без изменения сути высказывания. Поэтому нередко приходится делать исключение для текстов, насыщенных терминологией, и сохранять словесные повторы ради точности смысла.

Например: После окончания работы ГАК деканаты на основании протоколов ГАК составляют приказ об окончании учебного заведения, который представляется в учебный отдел в пятидневный срок с момента завершения деятельности ГАК.

ГАК - государственная аттестационная комиссия нельзя заменить близким по значению словосочетанием. Чтобы избежать троекратного повтора, можно лишь один раз использовать вместо аббревиатуры слово «комиссия».

Редактору следует помнить: если приходится сохранить повторы, надо подумать о других путях «облегчения» текста. В частности, можно отказаться от длинных, громоздких предложений. Чаще всего сложное предложение нетрудно превратить в несколько простых.

Наиболее важные принципы редакторской правки можно определить так:

• сохранение содержания документа неизменным;
• возможность доказать, что вмешательство в текст необходимо;
• целостность и последовательность (все недостатки отмечаются и исправляются сразу, поскольку одно изменение может повлечь за собой другое);
• четкость и аккуратность.

Последнее кажется очевидным. Тем не менее нередки случаи, когда редактор производит правку от руки, и некоторые слова оказываются «нечитаемыми». В дальнейшем тот, кто набирает текст на компьютере, может невольно внести в документ новую ошибку.

Совершенно недопустимо, закончив редакторскую работу, оставлять на полях знаки вопроса или другие пометки.

Редакторские функции считаются выполненными после того, как все сомнения разрешены и на полях документа остались только пометки, предназначенные для внесения исправлений.

Различают четыре основных вида редакторской правки:

• правка-вычитка;
• правка-сокращение;
• правка-обработка;
• правка-переделка.

Правка-вычитка максимально близка к корректорской работе. Она представляет собой исправление орфографических и пунктуационных ошибок и опечаток. Такие исправления обычно не требуют согласования с лицом, подписывающим документ.

Современная компьютерная техника освободила работников документной сферы от большой части корректорской нагрузки: текстовые редакторы позволяют проверять правописание и вносить исправления непосредственно во время набора текста. Но это не должно быть основанием для совершенной беззаботности. В данном вопросе, как и во многих других, человек не имеет права полностью полагаться на технику.

Приходится иметь в виду, что компьютерные текстовые редакторы «не знают» многих собственных имен. Фамилии, инициалы, географические названия, наименования предприятий и учреждений необходимо выверять с особой тщательностью.

Кроме того, компьютер способен обнаружить далеко не все опечатки. Он «не заметит», например, превращения предлога «на» в предлог «за», частицы «не» в «ни»: для него все это одинаково правильные слова. Автоматическая проверка не даст результатов, если вы по ошибке набрали «1897» вместо «1997». Только человек, понимающий смысл высказывания, в состоянии обнаружить подобные ошибки.

Правка-сокращение производится в двух основных случаях:

во-первых, когда необходимо любыми способами сделать документ короче (тогда можно пойти на некоторое уменьшение объема содержания);

во-вторых, когда в тексте содержится избыточная информация -- повторы и «общие места».

Редактор обязан устранить из документа общеизвестные факты, прописные истины, лишние вводные слова и конструкции. Важно, чтобы редактор хорошо ориентировался в материале и был в состоянии определить, насколько оправданно повторение одних и тех же слов и допустима ли их замена синонимами.

Правка-обработка представляет собой улучшение стиля документа. Устраняются ошибки и недочеты, связанные с нарушением сочетаемости слов, неразличением паронимов, использованием громоздких синтаксических конструкций и т.д.

Документ, выправленный квалифицированным редактором, должен:

• не содержать фактических ошибок и опечаток;
• быть идеально грамотным с точки зрения орфографии и пунктуации;
• иметь оптимальный объем;
• строиться по законам логики;
• соответствовать стилистическим нормам русского литературного языка и специальным требованиям официально-делового стиля.

Контрольные вопросы и задания

• 1. В чем особенности языка и стиля служебных документов?
• 2. В чем преимущества составления и оформления документов на компьютере?
• 3. Почему необходимо знание терминов, употребляемых при составлении служебного документа?
• 4. Каков порядок употребления сокращений в служебных документах?
• 5. Какое значение имеет порядок слов в предложении?
• 6. Какие требования предъявляются к композиции служебных документов?
• 7. Укажите этапы редактирования.
• 8. Назовите виды редакторской правки.
• 9. Каковы принципы редакторской правки?

• Словарь сочетаемости слов русского языка / Под ред. П.Н. Денисова, В.В. Морковкина.М., 1983.
• Новый словарь сокращений русского языка. М., 1995.