Как составить график сменности, образец. Как правильно составить круглосуточный график работы для ТРЁХ истопников без переработки

График сменности на 2018-2019 годы - образец в табличной форме в обязательном порядке готовится на предприятии со сменными видами работ. О правилах составления и заполнения такого графика вы узнаете из нашей статьи.

В каких случаях применяется график сменности по ТК РФ

График сменности (далее — ГС) обязателен для применения на предприятиях с установленным сменным режимом работы. Сменная работа, в свою очередь, вводится в случаях, когда производственный цикл, который должны обеспечивать/обслуживать работники, превышает предельно разрешенную длительность трудового дня (ст. 103 ТК РФ).

Так, в соответствии со ст. 94 ТК РФ рабочий день для работников с вредными/тяжелыми/опасными условиями труда не должен превышать:

• 8 часов — при сокращенной рабочей неделе длительностью 36 часов;
• 6 часов — при сокращенной неделе длительностью 30 часов.

Исключения предусмотрены для случаев, предусмотренных доп. соглашениями к трудовым договорам. В таких ситуациях при условии согласия сотрудников максимальный рабочий день может быть увеличен:

ВАЖНО! Продление рабочего дня подлежит обязательному отражению в колдоговоре и отраслевом/межотраслевом соглашении.

Максимальный рабочий день в нормальных условиях труда законом не установлен, но в ст. 91 ТК РФ определена предельная длительность рабочей недели: она не может превышать 40 часов. В связи с этим многие компании для обеспечения безостановочного производственного процесса и/или роста эффективности промпроизводства за счет большей загрузки оборудования и увеличения выпуска продукции переходят на многосменный режим работы.

Правила составления графиков сменности

При составлении ГС необходимо учитывать следующие ограничения:

• длительность беспрерывного отдыха за неделю не может быть меньше 42 часов (ст. 110 ТК РФ);
• не допускается работа сотрудника 2 смены подряд, в т. ч. при подмене (ч. 5 ст. 103 ТК РФ);
• предпраздничные дни длительность рабочего дня должна быть уменьшена на 1 час (ч. 1 ст. 95 ТК РФ);
• ночные смены должны быть на 1 час меньше дневных (ч. 2 ст. 96 ТК РФ).

В соответствии с ч. 3 ст. 103 ТК РФ при составлении ГС необходимо также учитывать мнение представительного органа сотрудников на предприятии (если он есть). ГС, как правило, являются приложением к колдоговору. При этом введение таких графиков в действие возможно только при соблюдении условия об их предварительном доведении до сведения работников в срок не позднее чем за месяц (ч. 4 ст. 103 ТК РФ).

Что можно использовать в качестве примера заполнения графиков сменности

Законодательно утвержденного бланка ГС не предусмотрено, поэтому каждое предприятие разрабатывает собственный образец. За основу удобнее всего взять унифицированную форму Т-13, утвержденную постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

При этом если компания разрабатывает образец графика сменности самостоятельно, то в бланке табеля для учета рабочего времени из формы Т-13 больше всего подходят только графы 1-6. Кроме того, в ГС можно предусмотреть отдельную графу, в которой работник расписался бы об ознакомлении с ним.

ВАЖНО! Если сотрудники решают временно договориться другом с другом о подмене, следует иметь в виду, что при невыходе на работу дисциплинарное взыскание за прогул понесет сменный работник, указанный в графике.

Если работодателю потребуется изменить длительность смены или внести другие поправки в ГС, необходимо составить новый документ, который нужно согласовать с представительным органом рабочих заново. Кроме того, с новым ГС также следует ознакомить всех работников не позднее чем за месяц до его введения в действие.

При составлении ГС в режиме «сутки через трое» необходимо обеспечить соблюдение действующих ограничений. При этом использовать недельную норму работы в этом случае невозможно, а потому применяется суммированный учет отработанного времени (письмо Федеральной службы по труду и занятости от 08.06.2007 № 1922-6).

Сначала определяется учетный период. Лучше всего разрабатывать ГС на год (при вредных условиях — на 3 месяца) в соответствии со ст. 104 ТК РФ. Норма рабочего времени в 2018-2019 году при 40-часовой трудовой неделе в соответствии с порядком, утвержденным приказом Минздравсоцразвития от 13.08.2009 № 588н, составляет 1 974 часа.

Чтобы рассчитать количество смен, выпадающих в среднем на 1 работника, нужно 1 974 часа разделить на 24. Получится 82,25 смены в год. Для того чтобы работники не перерабатывали, при таком графике должно быть занято как минимум 5 человек. При этом, рассчитывая зарплату, необходимо учитывать и особенности подсчета заработка в ночное время, установленные ст. 154 ТК РФ.

Образец графика сменности в Excel

ГС необходим для того, чтобы работники знали, когда начинается и заканчивается их время работы, в какой день они работают и когда отдыхают, а также для корректного расчета их зарплаты. При составлении данного документа необходимо учитывать установленные трудовым законодательством ограничения. Каждого работника, трудящегося посменно, должны уведомить как минимум за месяц до ввода ГС в действие.

Образец графика сменности можно скачать на нашем сайте.

Трудовое законодательство предполагает существование различного вида трудовой деятельности. Подавляющее большинство трудоспособного населения в нашей стране имеют график работы 5/2, то есть пять рабочих дней и два выходных. Однако, специфика различных видов трудовой деятельности диктует необходимость наличия других графиков работы.

В некоторых случаях, производство нельзя остановить и работникам приходится трудиться двадцать четыре часа в сути. Но, ни один человек не способен работать не отдыхая, да и трудовое право прямо это запрещает. Что же делать? Есть выход из данной ситуации - сменный график работы. Данный вид трудовой деятельности предполагает работу сотрудников замкнутым циклом, через определенное количество времени, независимо от календарного дня, дня недели, праздников или будней.

Правовое содержание и применение графика

Рассмотрим по подробнее, что такое график сменности. Наличие сменного режима работы не отменяет установленные трудовым правом гарантии и разрешенные правила труда. В обязательном порядке должно соблюдаться правило о 40 часовой трудовой недели. То есть, вне зависимости от наличия сменности работы, суммарно ее продолжительность не может превышать сорок часов в неделю. Допустимая законом переработка должна соответствующим образом оплачиваться или компенсироваться иным способом.

График сменности составляется руководителем подразделения предприятия, в котором практикуется сменность труда. Данный документ дополнительно утверждается руководителем организации и, в виде приказа по фирме, издается кадровым подразделением. График сменности, утвержденный должным образом, обязателен для исполнения не только работниками общества, но и его руководством.

С графиком, под роспись знакомится каждый из заинтересованных работников предприятия, а также их руководство. Вне зависимости от того, на какой день недели приходится смена работника, оплата труда происходит в соответствии с установленными тарифами. Если смена выпадает на не рабочий день или праздничный, обязательные доначисления за работу в такие дни, работникам смены не производятся.

Особенности учета режима работы

За сменный режим работы, а также переработку, в соответствии с графиком сменности, может устанавливаться доплата к основному окладу по занимаемой должности. Дополнительно может предоставляться дополнительный отпуск или иные виды социального поощрения (дополнительное питание, путевки в профилактории и т.д.).

Данное поощрение может предоставляться в связи со сменным видом работы, вредными условиями труда, переработкой или иными причинами. Правила предоставления дополнительного материального стимулирования работников должно в обязательном порядке закреплено внутренним, локальным актом фирмы-работодателя, например положением о премировании работников общества.

Ниже расположен один из вариантов графика сменности, форма которого утверждена соответствующими органами исполнительной власти нашей страны. Однако, в зависимости от иных обстоятельств, могут применяться и другие формы данного документа.

График сменности

Открытое аакционерное общество Утверждаю
«______________________» Заместитель генерального директор График сменности ___________ ________________ /_____________/
(месяц)

_____________________________ "___" ___________ 201__ года.
(наименование структурного подразделения)

Иногда работу на предприятии предстоит организовать таким образом, чтобы производственный процесс не прекращался, и деятельность по какой-либо должности велась круглосуточно. Для достижения этих целей сотрудники принимаются не на обычную пятидневную рабочую неделю, а на . Он заключается в том, что несколько сотрудников сменяют друг друга и работают по графику, отличающемуся от общепринятой 40-часовой недели.

Сущность формирования графика дежурств заключается в том, чтобы упорядочить деятельность сотрудников по одной , сменяющих друг друга с конкретной периодичностью. Наиболее часто используется график «сутки через двое» или «сутки через трое», кода каждый дежурный работник отрабатывает одни сутки, затем имеет право на несколько суток отдыха, а потом снова выходит на работу.

На некоторых предприятиях, имеющих должности, характеризующиеся высокой интенсивностью и напряженностью, используется график, когда несколько сотрудников в течение суток должны сменять друг друга на дежурстве. Для них также используется дежурств на месяц, чтобы координировать их деятельность максимально эффективно.

График установления смен необходим, чтобы сотрудники четко знали, когда им выходить на работу, а руководители могли контролировать их трудовую деятельность.

Пользователи месячного графика сменности

К графику дежурств имеют отношение несколько сотрудников предприятия, к которым в первую очередь относятся:

• начальники отделов, которым подчиняются дежурные. Они составляют графики смен на всех своих сотрудников, которые приняты на этот режим работы
• или экономисты по труду, которые в тесном сотрудничестве с начальниками отделов также участвуют в составлении графиков дежурств на месяц
• утверждает и подписывает составленные графики по отделам и может использовать эту информацию в управленческих целях
• дежурные сотрудники, именно на которых составляются графики. Они обязательно должны расписаться в ознакомлении и согласии с составленным графиком дежурств на месяц

Пользователями графиков сменности являются не только сотрудники предприятия (дежурные или начальники), но также и внешние государственные органы, к примеру, инспекция по труду. Ее сотрудники регулярно проверяют организации на соблюдение всех норм трудового законодательства по отношению к нанимаемому персоналу компании.

Правила составления графика смен на месяц

Как и любой другой графический документ, график дежурств составляется по определенным правилам. На первоначальном этапе в локальных документах компании необходимо закрепить, что по определенным должностям устанавливается сменный режим работы. Этот пункт также должен содержаться и в , принимаемых на эти должности. Кроме того, стандартный шаблон графика сменности должен содержаться в локальной документации предприятия в качестве приложения, например, к Коллективному договору или Положению о труде и зарплате сотрудников.

Основные правила составления сменного графика на месяц заключаются в следующем:

• график формируется с учетом в определенном месяце
• в документе указываются дни работы сотрудника с проставлением конкретного количества часов и дни его отдыха
• для одного сотрудника нельзя устанавливать две смены подряд, даже если он не против этого
• продолжительность одного дежурства устанавливается руководством организации, а для отдельных категорий продолжительность должна устанавливаться в соответствии с законодательством РФ (к примеру, для работников плавающего состава судов, сотрудников железнодорожного транспорта)
• в графике, как правило, содержатся следующие столбцы: инициалы и табельный номер сотрудника, дни календарного месяца, итого отработанных часов и дней за месяц, количество отработанных ночных часов за месяц

После разработки графика он утверждается руководителем, который также издает . Сотрудники должны быть ознакомлены с принятым документом под личную подпись, и осуществить это мероприятие следует за месяц до вступления его в законную силу.

График работ (сменности) является локальным нормативным актом, определяющим трудовой распорядок в конкретной организации (ст. 194 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК). Режим рабочего времени определяется правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или графиком работ (сменности). При сменной работе режим рабочего времени определяется графиком сменности (ст. 125 ТК). В ст. 123 ТК режим рабочего времени определен как порядок распределения нанимателем норм ежедневной и еженедельной продолжительности рабочего времени и времени отдыха на протяжении суток, недели, месяца и других календарных периодов. Режим рабочего времени определяет время начала и окончания рабочего дня (смены), время обеденного и других перерывов, последовательность чередования работников по сменам, рабочие и выходные дни. Законодательно не установлена типовая (примерная) форма графика сменности, но учитывая назначение данного локального акта, следует указывать в нем продолжительность смен, а не только их последовательность.

Расчетная норма рабочего времени применяется при планировании и учете рабочего времени работников со сменным режимом работы и при суммированном учете рабочего времени. При составлении графиков работы (сменности) количество часов работы за учетный период, запланированных графиком работы (сменности), должно быть равно расчетной норме рабочего времени за этот период.

Статья 123. Режим рабочего времени

Режим рабочего времени - порядок распределения нанимателем установленных настоящим Кодексом для работников норм ежедневной и еженедельной продолжительности рабочего времени и времени отдыха на протяжении суток, недели, месяца и других календарных периодов.

Режим рабочего времени определяет время начала и окончания рабочего дня (смены), время обеденного и других перерывов, последовательность чередования работников по сменам, рабочие и выходные дни.

Режим рабочего времени работников разрабатывается исходя из режима работы, применяемого у нанимателя.

Режим рабочего времени определяется правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности).

График работ (сменности) утверждается нанимателем по согласованию с профсоюзом.

Установленный режим рабочего времени доводится до ведома работников не позднее одного месяца до введения его в действие.

Статья 125. Сменная работа и режим рабочего времени при сменной работе

Работа в две и более смены считается сменной работой. Сменная работа вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса (работы) превышает установленную продолжительность ежедневной работы , а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема производства (работ, услуг).

Режим рабочего времени при сменной работе определяется графиком сменности в соответствии со статьей 123 настоящего Кодекса. При этом продолжительность смены не может превышать 12 часов. Иная продолжительность смены для отдельных категорий работников может устанавливаться Правительством Республики Беларусь. Работники чередуются по сменам равномерно. Работа в течение двух смен подряд запрещается.

Минимальная продолжительность ежедневного отдыха между сменами (от конца одной до начала следующей) должна быть вместе со временем перерыва для отдыха и питания не менее двойной продолжительности времени работы в предшествующей отдыху смене.

Если продолжительность смены по графику больше восьми часов, уменьшение продолжительности ежедневного отдыха между сменами компенсируется за счет увеличения еженедельного непрерывного отдыха.

Приложение

к постановлению

Совета Министров

Республики Беларусь

25.01.2008 N 104

ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ СМЕНЫ СВЫШЕ 12 ЧАСОВ,

НО НЕ БОЛЕЕ 24 ЧАСОВ

1. Рабочие и служащие:

военизированной охраны, военизированных газоспасательных отрядов;

обеспечивающие пожарную безопасность и (или) охрану объектов;

организаций здравоохранения и социального обслуживания, санаторно-курортных организаций, обособленных (структурных) подразделений указанных организаций, с круглосуточным режимом работы, обеспечивающие и осуществляющие непрерывный процесс оказания медицинской помощи, а также круглосуточный уход за больными и (или) гражданами, проживающими в организациях социального обслуживания;

осуществляющие прием и обработку отправлений специальной связи всех категорий секретности и ценности; доставку всех видов отправлений специальной связи, посылок особой важности, совершенно секретных и высокоценных при обслуживании межгосударственных и межобластных маршрутов;

работающие в пунктах таможенного оформления и (или) пунктах пропуска; оперативно-дежурных отделов (служб) таможен;

осуществляющие и обеспечивающие проведение аварийно-ремонтных (восстановительных, спасательных) работ;

работающие на объектах придорожного сервиса с круглосуточным режимом работы;

структурных подразделений, в том числе обособленных, с круглосуточным режимом работы организаций, осуществляющих гидрометеорологическую деятельность и мониторинг окружающей среды.

2. Рабочие, обеспечивающие работу котельных в организациях.

Сменный график – явление достаточно распространенное. Используется он в самых разных отраслях деятельности, чаще всего в компаниях с непрерывным круглосуточным производственным циклом – необходимость его применения здесь обусловлена тем, что простои оборудования недопустимы, т.к. они ведут к сбоям в системе и немалым финансовым потерям. А вот регулярная своевременная смена персонала приводит к увеличению объема выпускаемой продукции, улучшению производительности труда и, как следствие, большей прибыли.

Также сменный график распространен и в других сферах, например, в медицинских учреждениях, охранных структурах, пожарных, газовых службах, в железнодорожных и транспортных перевозках, авиасообщении и т.д.

Количество смен и работников в них

Число смен зависит от особенностей деятельности организации. Это может быть две, три и даже четыре смены в сутки. Каждая смена работает определенный промежуток времени – от трех-четырех часов до двенадцати.

Индивидуально и количество работников в одной смене. Это может быть один человек или даже несколько десятков (верхний порог не ограничен).

Зачем нужен график сменности

График сменности является одним из важнейших внутренних документов компании.

На основе графика ведется учет рабочего времени сотрудников и впоследствии производится начисление им заработной платы.

Таким образом, он относится не только к методам организации труда на предприятии, но и является серьезным учетным бланком.

Не нужно забывать и о том, что если в компании предусмотрена работа в сменном режиме, то наличие графика в обязательном порядке проверяется государственными надзорными структурами (например, трудовой инспекцией и налоговой службой). Отсутствие этого документа может послужить причиной к наложению на предприятие и его руководство административного наказания в виде достаточно крупного штрафа.

Законодательное регулирование, обязательные условия

Сменный график регулируется законодательством, а именно ст. 372 ТК РФ (ч. 3 ст. 103 ТК РФ). При введении его в организации требуется неукоснительно соблюдать нормы и условия вышеназванного раздела Трудового Кодекса Российской Федерации.

Правила работы в данном режиме прописаны здесь достаточно обстоятельно и четко. Перечислять их в этой статье смысла нет, но на некоторых просто необходимо заострить внимание:

1. недельная длительность рабочего времени в сумме всех смен не должна быть больше сорока часов;
2. каждую смену людям должен даваться перерыв на обед (его длительность определяется индивидуально — от 30 минут до 2 часов);
3. сотрудникам должен быть обеспечен непрерываемый отдых в течение 42 часов каждую неделю;
4. работодатель обязан обозначить работникам недопустимость исполнения ими обязанностей в две смены подряд (за исключением экстренных случаев) – и строго за этим следить.

Если организация испытывает потребность в применении сменного графика для разных категорий (должностей) работников, то для каждой из них продолжительность смены может определяться отдельно (такие ситуации встречаются в транспортных компаниях – для водителей применяется один режим работы, для диспетчеров другой, а для обслуживающего персонала – третий).

При формировании графика следует учитывать и еще один важный момент — если большая часть выпадает на ночь, то смена автоматически должна быть уменьшена на час.

Все остальные условия работы должны также соответствовать законодательству, в том числе и в тех вопросах, которые касаются выдачи зарплаты, предоставления больничных, отпуска и т.п.

Что не считается сменным графиком

Некоторые кадровики ошибочно полагают, что график работы сутки через двое/трое, два дня через два и т.п., относится к сменным. Если внимательно ознакомиться с трудовым законодательством РФ, выяснится, что это не так. Группа работников, выполняющая свои должностные обязанности в течение одного дня, и сменяющаяся на следующий день другими, работает в режиме, закрепляемом внутри предприятия, однако при этом четкой процедуры разработки такого режима, его согласования и утверждения не предусмотрено.

Некоторые моменты, касающиеся оплаты

Расчет оплаты труда при сменном графике несколько отличается от стандартного. Специфика здесь заключается в том, что количество рабочих часов по установленному на предприятии режиму может отличаться от нормы, установленной по закону, причем как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения (так называемая плановая переработка или недоработка).

Для того, чтобы в расчетах зарплаты не было ошибок, по завершении периода учета следует осуществлять сверку следующих параметров: количества рабочих часов в соответствии с нормой и их же количество, исходя из реальных показателей. Если при сравнении второй показатель будет больше первого, потребуется рассчитать и доплатить сотруднику за переработанное время.

Если смена работнику выпадает на выходной день, то она оплачивается как обычная (это обосновывается особенностями условий сменного режима). Если же он вынужден работать в праздничный день (государственные нерабочие дни указаны в Трудовом Кодексе РФ), то оплата ему должна производиться по соответствующему стандартному тарифу, т.е. в двойном размере.

Закрепление порядка работы

Если руководство предприятия решает применять посменный график работы, эту норму оно обязано закрепить в учетной политике, если точнее – в Правилах внутреннего распорядка.

Если в компании действует профсоюзная ячейка, данные Правила, в том числе по части сменного режима работы, должны утверждаться ее представителем. На взаимодействие с профсоюзом отводится пятидневный период – за этот срок профсоюзные деятели должны либо одобрить представленные им Правила, либо доказательно их оспорить.

Также допускается установить использование сменного графика в коллективном договоре.

Помимо Правил внутреннего распорядка и коллективного договора, пункт о сменном режиме работы должен быть прописан в разделах индивидуальных трудовых договорах с сотрудниками, с указанием количества часов в смене и иных параметров.

Процесс формирования графика сменности

Первым практическим этапом воплощения сменного графика в жизнь является приказ о его создании, выпускаемый от имени директора организации. В нем прописывается указание создать график сменности, период, ответственное лицо и прочие необходимые сведения.

Образец приказа об утверждении графика сменности

График формируется заранее – как минимум за тридцать дней до наступления смены.

Каждый сотрудник, упомянутый в документе, должен быть с ним ознакомлен под роспись. Таким образом, он свидетельствует о том, что согласен с данным режимом работы.

После разработки, согласования и окончательного утверждения график будет обязательным к исполнению как для руководства предприятия, так и для сотрудников, которые в нем обозначены.

На какой период составляется бланк

График посменной работы может формироваться на любой период времени. Как правило, срок, на который составляется данный документ, указывается в нормативных актах компании. Чаще всего графики составляются на один месяц. Каждый раз новый график должен утверждаться в установленном порядке.

Можно ли менять в нем сведения

В утвержденный сменный график изменения вносить допускается, но только в крайнем случае и с соблюдением некоторых правил.

Во-первых, если перемены происходят по инициативе работодателя, он в обязательном порядке должен заранее уведомить о них подчиненных и получить их письменное согласие – без них законным образом внести правки будет проблематично.

Если изменить график смен просит кто-либо из сотрудников, он должен составить специальное заявление на имя руководителя. В заявление нужно указать причины просьбы (она должна быть обязательно уважительной с приведением соответствующих письменных обоснований), затем должно быть получено согласие остальных сотрудников, которых касается документ. Если коллегам и руководству удалось достичь компромисса, формируется новый приказ, на основе которого в график вносятся нужные коррективы.

Можно ли меняться сменами без внесения изменений в график сменности

Иногда на предприятиях случаются ситуации, когда работники меняются сменами без предварительного уведомления об этом начальства. Это категорически недопустимо.

За подобную замену руководство вправе наложить на подчиненных дисциплинарное взыскание.

А в случае не единичного нарушения трудовой дисциплины (а именно к этой категории относятся данные проступки) даже уволить провинившихся.

Кто составляет документ

Непосредственная задача по составлению графика сменности может быть возложена либо на специалиста кадрового отдела, либо на начальника структурного подразделения, либо на секретаря организации. Главное условие, которое должен соблюдать исполнитель – учитывать нормы законодательства, интересы предприятия и работников.

При этом документ после формирования обязательно должен быть передан на подпись руководителю отдела и директору.

Как согласовывать с работниками

С сотрудниками график смен нужно согласовывать заранее, как уже говорилось выше – не позднее, чем за тридцать дней до наступления первой по нему смены.

Подписи о согласии можно ставить непосредственно в самом графике или же сделать для этого отдельный лист.

Если выбран второй вариант, то в листе согласования нужно сделать таблицу, вписать туда всех работников и собрать их автографы (с датой их постановки). Данный документ будет официальным приложением к графику сменности.

Особенности формирования графика сменности, общие сведения

Если вам поручено сделать сменный график, а вы не представляете, как именно его формируют, прочитайте наши рекомендации – они дадут вам точное представление о данном документе. Также ознакомьтесь и с примером заполнения – на его основе у вас легко получится оформить собственный бланк.

Прежде чем перейти к детальному описанию графика, приведем общую информацию о документе. Начнем с того, что унифицированной формы графика нет. Это обозначает, что писать его можно в свободном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике организации. При этом способ формирования бланка должен быть отражен в нормативных актах фирмы.

Независимо от того, какой метод составления графика будет выбран, нужно, чтобы документ содержал в себе ряд обязательных данных:

• реквизиты компании;
• информация о месте и времени составления;
• сам график.

Бланк обязательно должен быть заверен несколькими лицами. Во-первых, теми работниками, в отношении которых он формировался, во-вторых, руководителем структурного подразделения и, в-третьих, директором компании.

Заверять бланк печатью не обязательно – делать это необходимо только тогда, когда такое условие есть в локальной документации фирмы.

График допускается составлять на простом чистом листе бумаги (предпочтительно А4 формата) или на фирменном бланке организации (если такое требование установлено руководством). Писать его можно вручную или на компьютере (с обязательным последующим распечатыванием).

Как учитывать график сменности

Все графики, разрабатываемые на предприятии, подлежат обязательной регистрации в соответствующем журнале учета. После проведения с ними всех необходимых процедур (разработка, согласование, утверждение, ознакомление), они передаются на хранение в отдел кадров компании. Здесь они подшиваются в отдельную папку с другими такими же документами. Доступ к месту их содержания для посторонних людей должен быть ограничен.

Длительность их хранения обозначается либо в локальных актах организации, либо устанавливается законодательством РФ (но не менее пяти лет). После истечение этого срока, графики можно утилизировать с соблюдением процедуры, установленной в законе.

Образец графика сменности

Прежде чем начать заполнение бланка, следует условно поделить его на три основные последовательные части.

Первая – это начало, или, как его еще называют — «шапка». Сюда вносится:

• название документа;
• дата, место его формирования;
• номер (по внутреннему документообороту предприятия);
• период, на который составляется график (неделя, месяц, год и т.п.).

Вносить эти данные можно как посередине документа, так и слева или справа – значения не имеет. Единственное, что следует учесть, чтобы тут же, вверху, было отведено несколько строк под утверждение графика руководителем организации (сюда надо вписать его должность и ФИО).

Ниже находится основной блок. Обычно он оформляется в виде таблицы. В нее поэтапно вписываются:

• ФИО работника;
• дата;
• номер смены, в которую он выйдет на работу;
• сведения о выходных днях.

Можно дополнить таблицу и другими столбиками (например, о табельном номере сотрудника и т.п.). Под таблицей надо обязательно дать расшифровку информации, внесенной в график, в том числе о количестве смен, количестве работников, в них задействованных, продолжительности каждой смены (в часах), а также об условных обозначениях, внесенных в график.

Далее следует поставить отметку о том, что мнение сотрудников, внесенных в документ, учтено и собрать их подписи. Если подписи ставятся в листе согласования, то в графике сменности нужно указать его наличие, обозначив его в качестве приложения к основному документу.