Информационное обеспечение управленческих решений. Информационное обеспечение процесса принятия управленческих решений (2) - Реферат

26.09.2019Рубрика: Отдых с детьми

Селезнев Юлиан Иванович, при использовании этого материала желательна ссылка на автора или, по крайней мере, информирование по тел. (7-095) 131-4237 или

E-mail: [email protected]

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО РЕШЕНИЯ

Акт управления - это выбор и реализация оптимального решения из разнообразия возможных вариантов. Решая управленческую задачу руководитель
(управляющий) находится в психологически напряженной ситуации неопределенности (поиска варианта действия), которая разрешается по мере накопления информации по существу исследуемого вопроса.

Логическая цепь целенаправленного действия последовательно включает поиск, отбор, осмысление и систематизацию исходной информации и выработку алгоритма поведения, обеспечивающего достижение поставленной цели.
Руководителя, осуществляющего оперативное руководство аппаратом управления, нерационально отвлекать от прямых обязанностей на техническую работу по сбору и обработке информации – эту работу должны выполнять эксперты
(авторитетные знатоки соответствующих отраслей знаний) в порядке составления экспертизы исследуемой проблемы и выработки на ее основе рекомендаций о путях и способах решения поставленной задачи.

Эксперт, рекомендуя направление и характер действий, становится участником акта управления и несет персональную ответственность за его результат наряду с руководителем аппарата. Такой уровень ответственности дает ему право иметь независимое мнение по вопросам, находящимся в раках его компетенции, и отстаивать это мнение на всех ступенях управленческой иерархии. Поэтому в системе взаимодействия «руководитель – эксперт» исторически сложилась довольно парадоксальная ситуация: неактивный
(подчиненный) член системы производит и передает информацию к действию, а активный (руководитель) потребляет ее и действует в соответствии с ней.

В этой системе распоряжение управляющего на проведение экспертизы является, по существу, просьбой к компетентному специалисту разобраться в конфликтной ситуации, найти и рекомендовать рациональный путь к ее разрешению. Такие взаимоотношения обязывают, и эксперт, сознавая, что успех дела непосредственно зависит от инициативы и активности управляющего, не может допустить, чтобы из-под его пера вышел внешне солидный, но бессодержательный труд, заключенная в котором информация не стоит затраченного на ее чтение времени.

Проведение экспертизы подобно научному исследованию – и там и тут нужны глубокие знания в области изучаемой проблемы и смежных с ней вопросов, трезвость суждений и здравый смысл, чтобы суметь определить, как далеко надо обратиться в прошлое для получения объективной картины настоящего и вероятного будущего, в какой момент прекратить исследование и чем завершить разработку темы. Однако имеется и существенная разница.
Научное исследование, в общем-то, не ограничено во времени – основное и единственное требование к нему: полезность с позиции расширения границ человеческих знаний. Экспертиза же всегда нужна к строго определенному сроку и просрочка превращает затраченный труд в бросовую работу – решение уже принято, и надобность в подготовленной информации отпала.

Методики проведения экспертизы и научных исследований также примерно одинаковы – ознакомление с проблемой, формирование рабочей гипотезы и на ее основе логических выводов с последующим изложением своих мыслей на бумаге в ясной и доступной пониманию форме. Это возможно тогда, когда исследователь обладает способностью и волей концентрировать внимание в течение длительного времени на основных аспектах изучаемого явления, что не так просто, как кажется на первый взгляд.

Дело в том, что, как утверждают психологи, человеческий мозг по своей природе не способен последовательно мыслить. Мысль скачкообразно мечется в хаосе накопленных мозгом противоречивых представлений в поисках рациональных обобщений, но этот внешне сумбурный процесс имеет четкую направленность в сторону непрерывного совершенствования и происходит без видимых усилий для его носителя. Когда обнаруживается оптимальный ответ на поставленный вопрос, не имеющий явных возражений, в мозгу возникает очаг сосредоточенного осмысления зафиксированного варианта, который превалирует до тех пор, пока не появится твердое убеждение, что найденное решение единственно верное. Если заставить себя постоянно думать об изучаемом предмете, то можно обнаружить, что объект исследования стал вдруг осмысленным и приобрел определенную динамичную форму, проливающую свет на тенденции его развития в перспективе.

Экспертиза, как и всякая другая целенаправленная деятельность, ограниченная во времени, должна начинаться с разработки общего плана работы, чтобы обезопасить исследователя от непроизводительных трат времени и умственной энергии. При этом надо учитывать, что на начальной стадии исследования (определение источников информации, отбор и систематизация фактуры, формирование рабочей гипотезы) расходуется непропорционально много времени. В то же время очень распространенной является такая ошибка при планировании умственного труда, как жесткое ограничение времени непосредственно на исследование и щедрое его расходование на редактирование и оформление итогового документа, которые ничего нового к материалу исследования не добавляют. В результате, если на начальном этапе запланированный объем работы окажется больше, чем можно фактически сделать, то начнется цепная реакция временных несоответствий по всем последующим этапам и качество материала может резко ухудшиться, так как спешка всегда чревата серьезными ошибками, но особенно опасна в работе, связанной с большим умственным напряжением. Кроме того, очень важно правильно определить оптимальный срок завершения работы, для чего бывает полезно разделить проблему на несколько относительно самостоятельных разделов и каждый из них спланировать отдельно по всем этапам, включая черновое изложение, тогда сумма найденных по разделам значений времени даст наиболее вероятный срок завершения работы в целом. При этом необходимо зарезервировать часть общего времени на непредвиденные обстоятельства, которые обязательно возникнут, так как на стадии составления плана все оценки имеющихся сведений и фактора времени носят ориентировочный характер.
В случае несовпадения расчетного оптимального времени с установленным по заданию (директивным) сроком (запланированный объем работы не укладывается в отведенный период) надо либо добиться пересмотра директивного срока, либо оптимизировать план за счет уменьшения глубины проработки и сокращения объема итогового материала, о чем обязательно нужно поставить в известность руководителя, давшего поручение.

Примерное содержание основных разделов плана проведения экспертизы:
1. Общее ознакомление с проблемой (определение источников информации, фиксирование и механическое запоминание разрозненных фактов);
2. Осмысление накопленного банка данных о проблеме (устранение информационного шума, группировка и систематизация отобранной фактуры, умозаключения и выводы);
3. Формирование рабочей гипотезы (корректное логическое построение обобщений по аналогии со сходными явлениями);
4. Черновое изложение материала (фиксирование первоначальных впечатлений и ассоциаций в произвольной форме);
5. Предварительный вариант экспертизы (обработка чернового изложения материала с соблюдением всех требований, предъявляемых к итоговому документу);
6. Редактирование и окончательное оформление итогового документа.

Деталировка основных разделов плана - частное дело специалиста в зависимости от его индивидуальных особенностей, личных качеств и привычек.

Цель общего ознакомления с проблемой – правильно определить источники информации и отобрать фактуру, на основе которой можно построить умозрительную модель исследуемого объекта (рабочую гипотезу его возникновения, функционирования и развития). Приступая к работе, исходят из общепринятого в науке положения, что, при желании, можно найти массу фактов, относящихся к данной проблеме и задача состоит в том, чтобы из большого количества малозначащих сведений извлечь максимально возможную пользу.

Фактами называют познанные свойства предмета изучения – объективную реальность, скопировать которую невозможно. Став достоянием исследователя, факт неминуемо и немедленно деформируется под влиянием его интересов и личных особенностей. Такие искаженные факты называют сведениями и по характеру отражаемой ими реальной действительности делят на:
1. Эмпирические (объективные), извлекаемые непосредственно из эксперимента.
2. Научные (субъективные), получаемые путем осмысления объективных данных.
3. Ведомственные (конъюнктурные), представляемые различными учреждениями вышестоящим инстанциям.

Наиболее распространенными и ценными источниками объективных данных являются официальные (государственные) справочники и статистические сборники. В этих документах влияние субъективного фактора сведено к минимуму, так как их составляют высококвалифицированные специалисты и надо только грамотно использовать это богатство. Такие сведения незачем подвергать сомнению и перепроверять по первоисточникам.

Внешне предпочтительней, по сравнению с сухим содержанием официальных данных, выглядят хорошо сформулированные научные сведения, однако пользование ими требует известной осторожности. Объективная основа научных данных, проходя через сознание субъекта (ученого), существенно искажается, так как на них сказываются индивидуальные особенности составителя, категоричность его суждений, вера в авторитеты, тяга к традициям
(устоявшимся понятиям), собственный интерес (преследуемая цель) и прочее.
Весьма активно влияние субъективного фактора сказывается на формальных источниках – научных журналах, сборниках статей и монографиях. Эту информацию надо сверять с источниками, на которые в солидных трудах делаются ссылки.

Наибольшую осторожность надо проявлять при пользовании справками и отчетами ведомственного характера, в которых иногда сознательно допускаются искажения реальной действительности из конъюнктурных соображений. В них зачастую превалирует стремление подстроиться к концепциям вышестоящих инстанций или представить свою деятельность в выгодном свете путем нивелирования недостатков и преувеличения достижений. Такие сведения обязательно нужно сверять с государственной отчетностью.

Обязательно следует учитывать собственное негативное влияние на отбираемую фактуру. Психологический механизм усвоения информации, поступающей извне, имеет два уровня – низший (обыденное сознание), дающий первое впечатление, и высший (теоретическое сознание), формирующий продуманные умозаключения. Обыденное сознание выполняет роль фильтра
«доверие - недоверие» и передает на теоретическую обработку только часть первоначально полученной информации, которую признала позитивной, а это не обязательно «истина в первой инстанции». Эксперт получает задание в пределах своей компетенции, а значит, начинает работу не с нуля, а имея определенный задел и поэтому может отбирать сведения не отрывочно, а системно – по всей совокупности типичных явлений, характерных для других аналогичных исследуемому объектов. Под влиянием собственных склонностей и интересов эксперт может негативно истолковать в действительности позитивных данных и воспринять негативные сведения как позитивные. Кроме того, необходимо учитывать, что отдельно взятый факт можно интерпретировать как угодно «за» и «против», а тот же факт, исследуемый во взаимосвязи с другими фактами подобного рода, интерпретируется практически однозначно, что гарантирует от грубых ошибок и экономит время. Поэтому нельзя поддаваться гипнозу первого впечатления от единичного факта (каким бы привлекательным он не казался) и постараться подвергнуть его критическому анализу во взаимосвязи с другими событиями, прежде чем принять окончательную оценку.

Отобранная информация должна соответствовать теме, интересам и уровню подготовки потребителя этих сведений. Близкие потребителю информации факты имеют повышенную действенность, но их не следует приспосабливать для своих целей. Они должны быть безусловно правдивыми и достоверными – это не этическая норма, а объективная необходимость, так как подтасованные сведения неизбежно приведут к необоснованным обобщениям и выводам, что дискредитирует материал в целом.

Чтобы случайное и несущественное не затмило коренное и типичное, надо, не размениваясь по мелочам, извлекать из фактов основной смысл, выделяя главное и отбрасывая второстепенное. Такое препарирование фактуры с дополнениями новыми сведениями продолжается на протяжении всей работы над материалом и не исключено, что в итоговом документе часть фактов будет заменена на более впечатляющие, но в основном отбор и группировка фактуры завершаются на этапе ознакомления с проблемой, после чего ее фильтруют от информационного шума (избыточных и бесполезных сведений) селективным отбором.

Инструментом фильтрации является здравый смысл типа «может - не может быть» в сложившейся ситуации, «нужно - не нужно» в рамках поставленной задачи, «убедительно - неубедительно» для обоснования вывода и пр.
Поскольку исследование - это попытка прогнозировать перспективу, то отбираются преимущественно такие факты, в которых наряду с констатацией прошлого и настоящего прогнозируются возможное развитие процесса в будущем.
В целом, необходимо руководствоваться следующим правилом: к ценным относятся только те сведения, которые способствуют решению поставленной задачи. Бывает, что после фильтрации и группировки оказываются данные, достаточно противоречивые, хотя и явно относящиеся к изучаемой проблеме.
Это означает, что поставленная задача объединяет под общим названием несколько частных явлений. В этом случае требуется заново перегруппировать фактуру таким образом, чтобы сложное явление четко распалось на составляющие и систематизировать полученную информацию заново по каждой составляющей отдельно.

Вместе с тем, накопленная информация (фактура) не будет иметь никакой ценности до тех пор, пока компетентный специалист не раскроет ее значения для разрешения конкретной ситуации. Отфильтрованный материал группируется и систематизируется (приводится к корректному логическому построению). Набор первоначальных, еще отрывочных и аморфных на этом этапе умозаключений
(обобщений и выводов) критически осмысливается и на этой основе строится умозрительная (гипотетическая, теоретическая) модель предположительной системы связей и отношений внутри объекта исследования. Другими словами, происходит формирование рабочей гипотезы, что является важнейшим элементом исследования, так как вся дальнейшая работа сводится к доказательству, уточнению или опровержению ее основных положений.

Гипотетическая модель явления считается корректной, если из нее, как результат, вытекают все известные факты и предположения о наиболее вероятном дальнейшем развитии событий. И наоборот, гипотеза несостоятельна, если не доведена до уровня предсказания событий и оставляет право на существование другим гипотезам, по-разному объясняющим одно и то же явление. Наличие множества гипотез, как правило, является характерным признак тупиковой ситуации в исследовании. Поэтому необходимо бесповоротно выбраковать все варианты, у которых просматриваются слабые места, оставляя для детального рассмотрения только то, что не удалось забраковать. Здесь важно заставить себя не обольщаться собственной прозорливостью, что приводит к профессиональной слепоте – выдаче желаемого за действительное.

Предвидение (предсказание) вероятного хода развития событий - это не мистика, а результат детального изучения механизма функционирования изучаемого объекта. Анализируя его прошлое и настоящее, можно с известной степенью вероятности предположить (предсказать) направление изменений в будущем. Существует ряд способов прогнозирования развития событий, но на этапе формирования рабочей гипотезы преимущественно распространены два: метод аналогии и метод причинных связей.

Метод аналогии непроизвольно и регулярно используется людьми в повседневной жизни и составляет их так называемый жизненный опыт.
Обыденность этого метода делает его наиболее привлекательным – изучаемое явление сопоставляется с другими внешне схожими, имевшими место при сходных обстоятельствах. Зная, чем завершилась аналогичная ситуация в прошлом, можно предположить вероятный ход событий в будущем. Но при кажущейся простоте это способ малонадежен и пригоден только для укрупненного анализа. Дело в том, что внешне схожие явления в действительности существенно разнятся и, прежде чем сопоставлять имеющиеся сведения с параметрами других известных явлений, необходимо тщательно сопоставить различия и только после этого приступать к определению сходства.

Сложившееся по аналогии представление о вероятном развитии события уточняется выявлением характерных для данного события устойчивых тенденций с помощью графиков и диаграмм для установления кривой развития (восходящая, нисходящая или цикличная). Анализ полученной траектории развития прогнозируемого события проводят, исходят из предположения, что при отсутствии данных, указывающих на обратное, существующая тенденция в обозримом будущем не изменится. В целом при исследовании относительно длительных событий, поддающихся количественной оценке с помощью графиков и диаграмм, графический способ вполне гарантирует от грубых ошибок. Однако следует помнить, что движущая сила любых интенсивных действий всегда имеет тенденцию к затуханию активности и важно не упустить момента перелома, чтобы наметившийся спад не пришелся на прогнозируемый период.

При анализе краткосрочных событий, когда графический способ применить невозможно, вынужденно пользуются методом причинных связей – выявляют и анализируют причины возникновения и функционирования данного явления и сопоставляют их с причинами, исключающими его существование и на этой основе строят предположение о возможной перспективе развития событий.
Несколько проще обстоит дело с экономическими проблемами, для которых характерны циклические изменения. В этих случаях, даже не имея аналогий, есть основания предположить, что цикличность развития сохранится на будущее, если она подтверждается достоверными данными, охватывающими период не менее двух полных циклов.

Психологически трудно начать изложение накопленного материала на бумаге. Полной уверенности в том, что работа завершена, никогда не бывает, но накопленный потенциал знаний и уходящее время заставляют приступить к составлению итогового документа. Убедив себя в этой необходимости, начинайте составлять черновой вариант и работайте над ним не останавливаясь, пока пишется, не подвергая сомнению написанное и оставляя пропуски для недостающих данных и примеров. Это обеспечит фиксацию первоначальных ассоциаций в том виде, в каком они возникли по ходу общего ознакомления с проблемой как основы для нестандартных (оригинальных) обобщений. В этом, прежде всего, ценность изложенного экспромтом чернового варианта, фиксирующего преимущественно свободные от стереотипов (штампов мышления) авторские мысли.. По мере последующих рассуждений, направляемых рамками рабочей гипотезы, сознание постепенно и необратимо стирает остроту первоначального восприятия и, если оно не было своевременно зафиксировано, восстановить его практически невозможно. В итоге, изложение потеряет свежесть и превратится в сухой трудно воспринимаемый материал. Исписавшись, надо сразу приступить к составлению предварительного варианта итогового документа с соблюдением всех требований, предъявляемых к материалам такого типа.

В целом комплекс требований к деловой информации укладывается в короткую формулу – своевременность и полезность. Факультативно экспертиза - оперативный документ, по форме - способ доказательства авторских концепций, а по содержанию - подборка новейших сведений, изложенных так, что ясно видно их значение для решения поставленной задачи. Ее основная цель - убедить потребителя, от инициативы и активности которого зависит действенность и дальнейшая судьба документа, в правильности авторских обобщений и выводов и побудить его к действиям в указанном направлении.
Феномен деловой информации в органической связи сознания с действием – нет импульса к действию, нет полезной информации. Ценной считается только та информация, которая обеспечивает ее потребителю выработку надежного алгоритма поведения в сложившейся проблемной ситуации.

Активное восприятие делового сообщения (проникновение в суть его содержания) непосредственно зависит от личностных установок читателя
(подготовленности, потребностей, интересов и настроения), определяющих форму реагирования на полученные сведения. Согласно закономерности хранения следов в памяти воспринимаемая извне информация немедленно перерабатывается в сторону обобщения. При этом отфильтровывается все несущественное и остается только логическая канва, совмещенная с системой взглядов и отношений (установкой личности) потребителя. Поэтому необходимо так изложить материал, чтобы адресат (конкретный субъект) воспринял авторские обобщения и выводы, как свои собственные.

Активность позитивных реакций читателя на текст документа непосредственно зависит от умения автора нейтрализовать негативные барьеры, препятствующие восприятию содержания.
1. Тезаурусный (познавательный) барьер, зависящий от уровня специальных знаний читателя. Если эти знания недостаточны, то он не поймет содержания, если избыточны, то оно покажется ему насыщенным прописными истинами. И то, и другое раздражает потребителя и резко снижает действенность документа. Особенность экспертизы заключается в том, что она готовится для подготовленного читателя, которому не надо разжевывать ее положения на многочисленных примерах. В ней должен присутствовать необходимый минимум исходной информации и максимум авторских рассуждений. Мастерство здесь состоит в умении коротко, просто и доходчиво повествовать о серьезных вещах. Обычно хорошо воспринимается то, что известно и близко интересам адресата, тогда даже краткое сообщение предстанет ему в развернутом, образном виде. Также дают импульс к преодолению стереотипов мышления в сознании потребителя новизна и актуальность авторских рассуждений, поражающих воображение своей неожиданностью.
2. Суггестивный (доверительный) барьер, когда адресат сомневается в компетентности автора и не верит его концепциям. В быту каждый индивидуум охотно следует логике собственных рассуждений и проявляет антипатию к идеям со стороны. Эта врожденная склонность возражать чужим доводам рассеивает внимание на поиск возражений в пользу собственной ориентации, мобилизуя волю на подавление неудовлетворенных потребностей, что резко повышает затраты умственной энергии и снижает восприимчивость сознания к поступающей извне информации. В сфере управленческой деятельности руководитель, давший задание на экспертизу, заведомо ставит себя в положение ожидания информации. Такая направленная заинтересованность обеспечивает положительный настрой к ожидаемому материалу и, чтобы не растерять авансированного доверия, следует вести изложение в уважительной форме без менторства (поучения) и зазнайства (подчеркивания собственного превосходства). Главное надо стремиться обострить состояние ожидания, так излагая содержание, чтобы оно как можно лучше вписывалось в рамки жизненного опыта и профессиональной подготовки адресата, тогда он будет внимательно следить за своим понятийным аппаратом, сопоставляя собственные знания с содержанием изложения и воспринимая текст как приятную беседу с мудрым собеседником.
3. Есть еще ситуативный (конъюнктурный) барьер. Он возникает тогда, когда меняется ориентация вышестоящих инстанций по данной проблеме. Если это произошло на этапе чернового изложения, то можно еще попытаться переориентировать авторские концепции в новом направлении. Но если ориентация изменилась после составления предварительного варианта изложения итогового документа, то целевой подбор фактуры уже не обеспечит решения задачи, условия которой радикально изменились.

Основная цель составления предварительного варианта - критическая оценка чернового изложения аналитического материала, его композиционное расположение, заполнение пробелов, соблюдение делового стиля, смысловое уточнение используемых терминов, особенно в заголовках, в разделе, формирующем задачу, в выводах и предложениях. Если автор и читатель будут по разному толковать термины, то взаимопонимание исключено.
Помогает овладеть вниманием и запечатлеть в памяти читателя компоновка
(композиция) экспертизы. В деловой практике преимущественно распространено деление материала на три композиционно – логические части: вступление, изложение и заключение. Такое построение деловой информации сразу вводит потребителя в суть вопроса, последовательно разъясняет ему все положения экспертизы и в итоге дает четко сформулированные рекомендации для решения поставленной задачи. Оно наиболее соответствует основной цели документа – создать и логически разрешить проблемную ситуацию, установив непосредственную связь между объяснением закономерностей функционирования и развития явления и практическим разрешением проблемной ситуации.

Вступление - это введение читателя в суть рассматриваемой проблемы с раскрытием ее значения для решения поставленной задачи. В последнее время роль вступления повысилась. Ранее считалось, что начало и конец печатного текста усваиваются одинаково хорошо, однако к настоящему времени однозначно установлено, что лучше понимается и запоминается именно начало, а хуже всего конец. Поэтому надо уже в начале заручиться доверием адресата к документу, как к надежному источнику достоверной информации, и заинтриговать его, вызвав тем самым ощущение сопричастности к неразрешенной пока ситуации.
Это достигается изложением краткой, но емкой характеристики проблемы в целом, составленной на основе впечатляющих фактов, цифр и ссылок на авторитетные источники - постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие документы директивного характера. Чувство большой ответственности за практическое разрешение конфликтной ситуации психологически подготовит читателя к эффективному восприятию содержания последующего изложения, в котором он будет искать выход из возникшего у него тревожного состояния неопределенности.
Учитывая высокий авторитет руководящих документов, на которые делаются ссылки, надо особенно тщательно фиксировать их названия, номера и даты выпуска, не допуская ни малейшего искажения содержания. Даже незначительные отклонения или ошибки, в том числе грамматические, могут вызвать резко негативное отношение к документу и не исключено, что он будет возвращен на доработку не дочитанным.
Вступление - это визитная карточка, которой специалист представляет подготовленный документ руководителю, давшему ответственное задание, и которая представляет также и самого специалиста.

Главная часть экспертизы – изложение деловой информации, которая достаточно подробно, обстоятельно и всесторонне раскрывается суть рассматриваемой проблемы.
Деловая информация – документ смешанного состава, включающий повествование, описание и рассуждение.

1. Повествование - последовательный рассказ о событии в той хронологической последовательности, в какой они происходили в действительности;

2. Описание – характеристика события путем перечисления его признаков, свойств и особенностей;

3. Рассуждение - раскрытие внутренних причинно – следственных связей события.
Первые два раздела строятся на фактическом материале, поддающемся объективной (количественной и качественной) оценке, независимо от позиции автора.
В повествовании, чтобы оно легче воспринималось и оценивалось читателем, необходимо строго придерживаться хронологического принципа, а если хронология нарушается, то это должно быть логически оправданным и обязательно мотивированным в тексте.
При составлении описания надо стремиться к тому, чтобы его элементы раскрывали действительно важные признаки и свойства и располагались по степени важности – сначала наиболее существенные для данного момента в сложившейся ситуации и далее по убывающей.
В рассуждении дается в логической последовательности ряд определений, суждений и умозаключений, доказывающих положения рабочей гипотезы.

В целом деловая информация – документ целенаправленного действия, за текстом которого стоит автор, преследующий цель добиться согласия читателя со своим мнением и побудить его к действию в направлении, описанном в подготовленных им рекомендациях. Процесс воздействия деловой информации на потребителя состоит из трех последовательных стадий:
1. Информирование. Повествуя о предмете изложения, особенно в форме, возбуждающей интерес, автор стимулирует читателя к размышлению

(включение сознания);
2. Убеждение. Убедительно рассуждая о структуре события, автор побуждает читателя к осмыслению информации и включению ее в систему собственных взглядов путем закрепления в памяти главного (обретение уверенности в правильности приводимых доводов);
3. Побуждение. Обретя уверенность в правильности приведенных автором рассуждений, читатель испытывает стремление к активным действиям

(выработка алгоритма поведения).

Иногда выделяют еще одну стадию (фазу) – внушение, но это частный случай побуждения, когда довод (факт, пример) настолько ошеломляет читателя своей неожиданной очевидностью, что воспринимается, минуя фазу осмысления, как бесспорное утверждение.

Действенность изложения зависит от доступности представленных для понимания сведений и рассуждений, что определяется, с одной стороны, компетентностью читателя, а с другой - доходчивостью изложения. Поэтому деловой текст - это функция двух составляющих: содержания (смысловой части)
– первичная функция и оформления (языкового материала) – вторичная, ориентирующая функция.

Приступая к изложению автор должен иметь четко сформулированную определенную цель и в соответствии с ней формировать деловое сообщение, наглядно иллюстрируя свои мысли впечатляющими (запоминающимися) фактами и примерами для активизации внимания читателя и побуждения его к действию. Но чтобы достичь эффекта побуждения, кроме глубокого знания предмета изложения надо еще уверенно владеть приемами и правилами убедительного рассуждения – обязательный компонент мастерства настоящего специалиста. Дело в том, что способность мыслить логически – врожденное качество человека и каждый рассуждающий стихийно следует законам логики, но в этой стихийности обычно превалирует стремление выдать желаемое за действительное. Избежать скоропалительных обобщений и выводов можно только сознательным следованием принципам формальной логики – науки об искусстве аргументированного рассуждения.

Согласно этим принципам, мысль в рассуждении должна сохранять неизменное содержание (закон тождества), нельзя одновременно утверждать
«да» и «нет» по одному и тому же поводу (закон противоречия), бесполезно искать компромисс «или-или» на конкретно поставленный вопрос – ответ должен быть однозначным «да» или «нет» (закон исключения третьего) и ничто не утверждается голословно – правильная мысль должна обосновываться другими уже доказанными (бесспорными) мыслями (закон достаточного основания). На этих принципах строится логический прием - доказательство, включающий три взаимосвязанных элемента: тезис, аргумент и демонстрацию.

Тезис (основная идея в рассуждении) это мысль, которую надо доказать.
Она должна быть четко сформулированной и неизменной в течение всего доказательства. Чтобы убеждать надо самому быть уверенным в своей правоте, а она приобретается доскональным знанием предмета рассуждения и четко сформулированной на этой основе мыслью. Продуманную до мелочей мысль практически невозможно подменить (исказить) в ходе рассуждения, и наоборот, расплывчатая мысль ведет, как правило, к путанице понятий (противоречию с самим собой) и полной несостоятельности – потере нити рассуждения.
Аргументы (доводы) в пользу тезиса - это основание доказательства, его фундамент. Они должны быть бесспорными, уже доказанными независимо от тезиса и достаточными в такой мере, чтобы из них как необходимое следствие вытекал тезис. Сомнительные доводы всегда ведут к несостоятельным выводам, разрушающим всю систему доказательства. Однако при аргументировании тезиса нельзя терять чувства меры – недостаточное и чрезмерное доказательства одинаково опасны. В первом случае делается попытка формировать далеко идущие выводы на основе недостаточных по объему и содержанию фактов, которые выглядят поспешными и потому недостаточно убедительными. Во втором
– приведение все большего количества доводов в пользу очевидных положений превращается в бесполезное и скучное чтение прописных истин. И то, и другое вызывает раздражение. Умение отбирать наиболее убедительные обоснования своей точки зрения, отбрасывая все несущественное – секрет мастерства.

Демонстрация – это способ рассуждения, показывающий логическую связь тезиса с аргументами, то есть, что тезис логически необходимо вытекает из достоверно установленных фактов и доводов. Она не может быть произвольной, так как логика рассуждений в каждом конкретном случае диктуется спецификой темы, характером и объемом информации к ней. Различают три способа демонстрации.
1. Аналогия – уподобление неизвестного известному, имевшему место в подобной ситуации. Она опирается на прошлый опыт и дает возможность сравнительно объективно судить о незнакомых событиях, не имея достаточной информации. Применяется как прикидка на этапе составления рабочей гипотезы или как яркий пример, рассчитанный на ассоциативное восприятие. Для доказательства используется в сочетании с более точными способами.
2. Дедукция – движение от общего к частному. Здесь фактура (частное) подводится под общепринятые (научные) положения, то есть роль логических оснований, на которые опираются оценки, обобщения и выводы, выполняют законы науки (эмпирические обобщения или аксиоматические положения). Дедукция обычно используется при научных исследованиях.
3. Индукция – движение от частного к общему, то есть вывод делается на основе анализа и обобщения фактуры. Это - основной метод экспертизы событий, явлений и ситуаций в экономике и технике. Индукция бывает двух видов: полная и неполная.

Полная индукция - это частный случай индуктивного метода, когда налицо условия для обобщения всех возможных случаев определенного рода, обеспечивающие достижение абсолютного результата – нового всеобщего закона, где гарантия убедительности достигается всеобщностью анализа. В своем апогее она смыкается с дедукцией, как метод научного синтеза. Для обычной экспертизы значения не имеет.

Неполная индукция - это обобщение на основе анализа отдельных случаев, признаки которых принимаются за типичные для объектов данного рода. Она, разумеется, не дает безусловного вывода, но обеспечивает достаточную вероятность, условием состоятельности которой является отсутствие противоречащих случаев в анализе. Здесь доказательное значение метода определяется не количеством, а качеством отобранной фактуры. Она также бывает двух видов: популярная (обывательская) индукция и индукция через отбор.

Обывательское обобщение - это простая констатация факта, не задаваясь вопросами: где?, когда?, почему? и в каких условиях? возник анализируемый факт. Такое обобщение не имеет доказательной силы и зачастую составляет почву для суеверий и голословных утверждений.

На деле внешне схожие факты могут быть вызваны совершенно различными причинами, поэтому обобщению обязательно должен предшествовать скрупулезный анализ действительной природы фактов, взаимосвязей и реальных причин возникновения. Таким рациональным обобщением является индукция через отбор, где фактура исследуется в различных условиях в зависимости от влияющих на нее обстоятельств. В случае устойчивого повторения одних и тех же свойств у однородных объектов делается достаточно обоснованное допущение, что случайное совпадение исключено и найденное свойство типично. Главное достоинство индуктивного метода – наглядный показ на конкретных примерах, несущих двойную нагрузку. С одной стороны, они иллюстрируют идею, давая запоминающиеся сопоставления, с другой - обеспечивают доказательность доводов на типичных представителях множества фактов. Пример - это сильный по доходчивости прием доказательства, так как конкретное и образное действует гораздо убедительнее, чем общие абстрактные (теоретические) рассуждения.

Оформление.

Процесс выработки решения на любом уровне управления требует высококвалифицированного управленческого труда – умения сосредоточить внимание на главном, не упуская из вида важных мелочей, в условиях частого переключения с одного вида деятельности на другой (служебные и телефонные разговоры, отдача распоряжений, записи для памяти и т.п.). Эти эмоциогенные помехи создают атмосферу рваного ритма и вынуждают руководителя к скорочтению и торопливому восприятию содержания деловой информации.

Процесс скорочтения состоит из быстрого выделения в отрезке текста ключевого слова, выявления для него смыслового ряда и определения на этой основе смыслового значения текста в целом. Бегло просматривая документ, руководитель должен выбрать из него все основные смысловые моменты, оценить их значение, сделать соответствующие выводы и выработать алгоритм собственного поведения в процессе принятия и реализации решения. Прямая зависимость принятия своевременного и качественного решения от четкости и удобочитаемости деловой информации очевидна, и специалист обязан так сформировать текст, чтобы читатель мог без труда следовать за мыслью автора.

Сложность изложения мыслей на бумаге состоит в том, что слово
(ключевая единица языка) само по себе ничего не выражает для человеческого сознания, которому свойственно образное мышление. Эта языковая абстракция приобретает предметный смысл только в составе предложения – средстве выражения мысли, где в зависимости от контекста оно ассоциируется с конкретным понятием. При этом одно и то же слово в разных контекстах может иметь различное значение.

Задача существенно облегчается познанием особенностей литературной письменной речи. Литературный язык подчинен исторически сложившимся нормам, где лексика определяет выбор слов, а стилистика – состав предложений.
Лексическая норма – наиболее уместные для специфики принятого стиля изложения слова и обороты, а стилистическая – мобилизация сознания и чувств на главном в предложении. Специфика письменной литературной речи – функциональный стиль языка. Различают четыре литературных стиля: деловой и научный, апеллирующие к сознанию соответственно подготовленного читателя, и художественный и публицистический, воздействующие преимущественно на чувства массового читателя.

Деловому стилю свойственны логическая (стилистическая) и языковая
(лексическая) стройность, внешне практически полностью лишенные эмоционально – экспрессивной окраски (давления на чувства и психику читателя). Основа делового стиля – книжно-письменная лексика, в которой широкое использование готовых языковых формул обеспечивает наибольшую точность формулировок и до минимума сокращает время на подбор уместных слов и словосочетаний для характеристики описываемой ситуации. Рассчитанный на подготовленного потребителя такой стиль несет в скупых формулировках огромный объем ассоциативно воспринимаемой информации, намного повышая информативность и восприимчивость изложения по сравнению с другими стилями.
Этот унифицированный (стилизованный) язык построен на наборе принятых в конкретных отраслях терминов (не допускающих разночтения) и словосочетаний.

Отдельные слова и обороты в зависимости от их закрепления за определенной сферой применения приобретают устойчивое стилистическое значение и становятся общепринятыми языковыми формулами (терминами) несущими конкретную смысловую нагрузку. Терминологизация литературного языка возникла и развилась из просторечия – вульгарного и профессионального жаргона. Жаргонизмы и профессионализмы в динамике своего развития проходят три стадии. Сначала они становятся неологизмами, затем закрепляются на определенное время в разряде книжно-письменных слов, а по мере вытеснения их новыми терминами превращаются в архаизмы. Специалист должен постоянно следить за динамикой терминологизации, так как использование в деловой лексике неустоявшейся или устаревшей терминологии расценивается как недостаточный словарный запас и неумение излагать мысли в рамках делового стиля.

Общелитературные слова, без которых в изложении обойтись нельзя, надо использовать и избирательно. С учетом специфики делового стиля они обязаны нести смысловую нагрузку и не содержать в себе неопределенности и эмоциональной окраски. Например, не имеют смысловой нагрузки ничего не добавляющие к смыслу высказывания слова-спутники типа «конкретные задачи»,
«имеющиеся недостатки», воспринимаемые как надоедливый штамп; тавтологические сочетания, когда одно слово бессмысленно дублирует другое:
«перспектива на будущее», «наиболее максимально», «первый дебют»; употребление рядом взаимоисключающих слов: «несомненно невероятно», «ужасно весело»; парафразы, когда конкретные названия предметов заменяются их существенными признаками: «кров над головой», «коронный номер», «царь зверей». Все это воспринимается как пустословие.

Содержат в себе неопределенность слова в переносном смысле
(метонимы), однокоренные слова, сходные по звучанию (паронимы); взаимозаменяемые слова (синонимы), особенно многозначные, синонимичные другим словам только в одном из своих значений. Недопустима инверсия
(продуманная перестановка слов в предложении) для давления на психику, употребление высокопарных слов, свойственных бульварной прессе. Это расценивается как сбой на газетчину (публицистику), самый неряшливый и вредный для литературного языка стиль. Большой эмоциональный заряд несут в себе метафоры (сочные образные сравнения), в деловой информации следует из этой категории слов употреблять только сухие метафоры и метафорические обороты со стертой от частого употребления образностью и превратившиеся в универсальные слова и речевые штампы, имеющие точное смысловое значение типа «сильно», «слабо», «мало», «много» и т.п. Для простоты и четкости выражения мысли в деловом стиле широко используются речевые штампы («в соответствии с решением», «в связи с необходимостью», «в целях укрепления»), канцеляризмы («заслушать», «ходатайствовать», «надлежащий»), нетипичные для других стилей словоизменения («закончить строительством",
«передать по принадлежности»).

Особое внимание в деловом документе уделяется цифровому материалу.
Ссылки на точные цифровые данные намного убедительней универсальных слов, таких как «большинство», «слабо», «недостаточно» и т.д. Внешне сухой и отвлеченный статистический материал, не отнимая много времени и не перегружая внимания достаточно убедительно выражает сложные явления.
Статистика опирается не на единичные события, а на множество фактов, показывая в динамике развития и взаимодействия наиболее объективные закономерности, надо только суметь найти в обилии цифр действительно нужные данные, из которых с неизбежностью следует определенный вывод. Но цифрами нельзя злоупотреблять. Монотонное перечисление цифр (особенно чтение таблиц) быстро утомляет, поэтому в тексте объемом 5-7 страниц нормально воспринимается не более двух десятков цифр, при условии, что их восприятие подготовлено предыдущим содержанием, что они сгруппированы не более чем в семи группах по 2-3 цифры и рассредоточены по тексту. Их надо отбирать, анализировать и подавать в форме подведения итогов, средней арифметической, суммирования и т.п. Чтобы они лучше запоминались, их полезно сравнивать
(или противопоставлять) с чем-либо наглядным и впечатляющим. При этом необходимо помнить, что числа лучше воспринимаются не в цифровом виде, а написанные буквами.

Не нужно злоупотреблять цитатами, так как цитатничество всегда ассоциируется с догматизмом и начетничеством, за которым теряется лицо автора и доверие к нему. Для специалиста не существует плагиата, и для пользы дела он должен не стесняясь заимствовать чужие мысли и излагать их своими словами.

Стилистически целесообразно пользоваться преимущественно короткими простыми предложениями, которые легко читаются и запоминаются. Критерием качества изложения должно быть примерное равновесие изобразительного (образ
- это существительное) и повествовательного (действие - это глагол). Все остальное на грани излишеств и его надо тщательно взвешивать, так как любое слово или оборот органично, не вписывающиеся в тему изложения, вызовут у потребителя побочные ассоциации и приведут к рассеиванию внимания.

Большое значение для эффективного восприятия текста имеет ритм изложения (расположение смысловых единиц). Скорость умственной деятельности вчетверо выше зрительного восприятия, поэтому большая часть сознания при чтении не загружена и готова реагировать на любые побочные раздражители, непроизвольно приводя к переключению внимания. Устойчивое восприятие зрительной информации длится не более трех минут, и, чтобы удерживать читателя в состоянии сосредоточенности на протяжении чтения всего документа
(15-20 минут для текста 5-7 машинописных листов – предельно допустимый объем экспертизы), необходимо излагать содержание текста квантовыми выбросами сведений, объединенными единой мыслью, спрессованной в короткий абзац. Постоянное переключение сознания с одной мысли на другую раньше, чем через три минуты непрерывного чтения, способствует поддержанию интеллектуальной активности и подавлению импульса переключения внимания.

Скорость чтения печатного текста определяется физическими возможностями речедвигательного аппарата. При сосредоточенном чтении потребитель как бы проговаривает текст про себя, усваивая 475-580 знаков в минуту (треть машинописного листа). Учитывая, что критический промежуток времени составляет три минуты, надо излагать каждую законченную мысль в рамках одной страницы, как бы сложна она не была, а лучше, когда машинописный лист содержит две – три четко сформулированных мысли.
Изложение должно быть экспрессивным (упругим), без нанизывания падежей и деепричастных оборотов в предложении, употребления неконкретных выражений и длинных слов. Одномоментно при чтении воспринимается в среднем 5-7 однородных объектов, соответствующих одному длинному слову в 10-12 букв, двум коротким, не связанным словам, или четырем, объединенным одной фразой.
Отклонение от этих норм резко снижает скорочтение, рассеивая внимание читателя. Весьма вредны длинные замысловатые предложения и не несущие смысловой нагрузки выражения – читателю приходится сбиваться с ритма, чтобы убедиться, что это обычное пустословие, не имеющее скрытого смысла.

Заключение.

Информационный материал завершается выводами и рекомендациями, как ответ на вопросы, поставленные во введении (поставлена задача – дается квалифицированный ответ). Обобщения и выводы - это домыслы знатока данной отрасли знаний, сделанные на основе анализа минимума исходных данных и дополненные его интуицией (опытом и здравым смыслом), которые ничем нельзя заменить при оценке событий с целью определения потенциальных возможностей исследуемой ситуации. Подготовленный читатель (руководитель, давший поручение) знает, что авторские догадки основаны на сведениях с различной степенью достоверности, в том числе и незначительной, поэтому автору нельзя претендовать на непогрешимость своих суждений – напротив, безапелляционность всегда настораживает и вызывает недоверие. В связи с этим, по возможности, следует точно передать в формулировке свое представление о вероятности прогнозируемых событий, используя оговорки типа: «очевидно», «возможно», «по-видимому» и т.п. Корректный, убедительный вывод - наиболее действенный инструмент воздействия на адресата с целью приобретения в нем единомышленника. Заключение читается и перечитывается потребителем несколько раз (многие руководители начинают читать с выводов и рекомендаций и только после этого знакомятся с содержанием), поэтому формулировки выводов должны быть краткими до такой степени, чтобы краткость не искажала смысла, но давала широкий простор ассоциативному мышлению, подготовленному усвоенным (осмысленным) изложением, а рекомендации необходимо составлять логичными, убедительными и реально достижимыми, чтобы внушить уверенность в успехе.

Автор не может беспристрастно судить о качестве предварительного варианта изложения, нужен объективный анализ со стороны коллег по работе, не знающих проблемы, но имеющих опыт составления подобных документов.
Обсуждая с ними материал, надо терпеливо и благожелательно выслушивать все высказывания, даже тогда, когда они кажутся нелепыми (по Вашему мнению).
Если оппонент счел необходимым сделать замечание, значит здесь что то есть и следует обязательно самому докопаться до причины, побудившей его на это.
Допускаются сдержанные возражения только логического порядка. Получив одобрение коллег, можно приступать к редактированию (приведению в порядок) итогового документа. Предварительно сформулированная деловая информация тщательно редактируется и на ее основе создается итоговый документ.

Редактирование последовательно включает четыре этапа:
1. Правка – вычитка. При первом чтении поправки не вносятся, в случае надобности, делаются карандашные пометки на полях, а если потребуется зафиксировать неожиданно возникшую мысль, то это делается на отдельном листке. Чтобы осталось общее впечатление о документе, желательно первый раз прочесть материалы «на одном дыхании». Второе чтение - это языковая и стилистическая правка с последующей перепечаткой, чтобы пометки и помарки не отвлекали в последующей работе над текстом.
2. Правка – сокращение. Устраняются общие рассуждения (пустословие), длинноты, малосущественные места, однотипные примеры, сложные синтаксические конструкции и т.п. Допустимый объем текста итогового документа не должен превышать пяти машинописных листов (печать односторонняя).
3. Правка – переделка. Переложение заново неудачно сформулированных мыслей, в том числе и документа в целом, если это необходимо.
4. Оформление (окончательная обработка документа). Перепечатка набело через полтора интервала с абзацным отступом пять знаков от левого поля.

Документы со сроком хранения не более трех лет допускается печатать на обеих сторонах листа.

Предлагаемая последовательность редактирования деловой информации проверена многолетней, и более того, многовековой практикой.

Отредактированный итоговый документ направляется по инстанции руководству аппарата управления.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Среди работников умственного труда психологи различают такие склады ума:
- парадоксальный, носители которого способны на озарение гениальной идеей, дающей начало новой теории;
- собирательно – индуктивный, соответствующий творческой личности, способной к оригинальным обобщениям, ведущим к частным открытиям;
- собирательно – описательный, свойственный талантливым популяризаторам науки, обладающим острой наблюдательностью и образностью мышления;
- критически – аналитический, присущий ценным оппонентам, ничего не принимающим на веру, что способствует развитию основополагающих идей в рациональном направлении;
- заурядный, относящийся к скрупулезным исследователям, не боящимся скрупулезной работы и способным многократно повторять один и тот же эксперимент, добиваясь позитивных результатов в казалось бы беспросветной ситуации, беззаветным служителям науки.

Характер экспертной работы требует склада ума, близкого к трем последним категориям.

Чтобы вызвать интерес читателя, мало грамотно изложить принципиально верные положения, надо еще расположить адресата к сознательному усвоению.
Человеческие возможности по восприятию и переработке текстовой информации сравнительно ограничены и определяются его индивидуальными психофизическими возможностями: темпераментом, читательской квалификацией, объемом знаний, скоростью мыслительно – речевых процессов, способностью быстро переключаться с одной мысли на другую и т.п.

Например, по темпераменту психологи делят всех людей на четыре типа:
- сангвиник: жизнерадостный тип, легко переключающийся с одной мысли на другую, ему импонирует разнообразие в изложении;
- холерик: энергичный и страстный тип, подвижный во внимании и предпочитающий темповую подачу материала в бодром тоне;
- флегматик: тип ровный в поведении, предпочитающий ровную форму изложения с солидными обоснованиями выдвинутых в нем положений;
- меланхолик: застенчивый тип, часто теряющийся в новой для него ситуации и склонный к сомнениям, поэтому, чем четче и решительней изложен материал, тем скорее рассеиваются его сомнения.

Скорочтение. Это быстрое выявление ключевого слова в просматриваемом отрывке текста, выделение для него смыслового ряда и определение на этой основе смыслового значения отрывка в целом – смыслового момента.

Бегло просматривая текст в поисках ключевого слова, подчеркивают только существенное, не взирая на знаки препинания и промежуточные слова. Разрывы между линиями подчеркивания показывают, что читать надо только по подчеркнутому, а не подряд, выхватывая значимые слова, образующие нужные для дела утверждения и понятия. Ключевые слова фиксируются на полях, и их последовательный набор составит оглавление документа – логику его изложения и последовательность подачи смысловых моментов.

Скорочтение без фиксации прочитанного – бессмыслица. Его основная цель - выборка привлекших внимание мест для последующего осмысления. Такие находки, равно как и возникающие по ходу просмотра текста собственные догадки, нельзя доверять памяти, так как по прошествии времени их трудно будет восстановить. Поэтому фрагменты, вызвавшие позитивные реакции, немедленно отчеркиваются на полях, а возникшие догадки фиксируются на вкладках. Если помечать в тексте нельзя, то пользуются обычной масштабной линейкой. Устанавливают ноль на первой строке страницы и отмеряют в миллиметрах начало и конец фрагмента. Например, запись «40 – 140 – 180» означает: страница – 40, начало – 140, конец – 180.

Тема: «Информационное обеспечение процесса принятия управленческих решений».

	Введение…………………………………………………………………………
	Сущность управленческих решений…………………………………………..
	Понятие и классификация управленческих решений…………………………
	Факторы, влияющие на качество и эффективность управленческих решений………………………………………………………………………………..
	Процесс принятия управленческих решений………………………………….
	Принципы процесса принятия управленческих решений……………………
	Этапы процесса принятия управленческих решений…………………………
	Информационные средства обеспечения принятия управленческих решений………………………………………………………………………………..
	Виды информационных средств………………………………………………..
	Влияние информации на эффективность принятия управленческих решений………………………………………………………………………………..
	Заключение………………………………………………………………………
	Список литературы……………………………………………………………...
	Приложение……………………………………………………………………..

Введение

Совершенствование организации управления является одной из важных проблем современной экономики. Важнейшим резервом повышения эффективности управления является повышение качества принимаемых решений, которое достигается путем совершенствования процесса принятия решений.

Принятие решений – составная часть любой управленческой функции. Необходимость принятия решения пронизывает все, что делает управляющий, формируя цели и добиваясь их достижения. Поэтому понимание природы принятия решений чрезвычайно важно для всякого, кто хочет преуспеть в искусстве управления.

Эффективное принятие решений необходимо для выполнения управленческих функций. Совершенствование процесса принятия обоснованных объективных решений в ситуациях исключительной сложности достигается путем использования научного подхода к данному процессу, моделей и количественных методов принятия решений. Для принятия любого решения требуется информация, притом, чем сложнее решение, тем больше объем необходимой информации. К тому же информация должна соответствовать определенным требованиям. Быть полной, достоверной и своевременной.

Формулировка проблемы. На основании вышесказанного проблему можно сформулировать так: необходимость обеспечения (поддержки) принятия решений информацией, которая должным образом отобрана, обобщена, систематизирована и проанализирована, то есть, пригодна для принятия правильного и обоснованного решения в каждой конкретной ситуации. Еще одной проблемой является своевременность информации. В связи с этим можно поставить такую цель данной курсовой работы: определить способы наиболее эффективного сбора, систематизации и анализа информации, необходимой для принятия управленческих решений. А также нахождение возможности быстрого получения нужной информации.

Одной из задач данной работы является детальная разработка конкретных методов решения поставленной цели. Выяснение достоинств и недостатков существующих методов решения подобных проблем и нахождение возможных путей их совершенствования.

1. Сущность управленческих решений

Понятие и классификация управленческих решений

Важнейшим резервом повышения эффективности всего общественного производства является повышение качества решений, принимаемых руководителями.

Понятие “решение” в современной жизни весьма многозначно. Оно понимается и как процесс, и как акт выбора, и как результат выбора. Основная причина неоднозначной трактовки понятия “решение” заключается в том, что каждый раз в это понятие вкладывается смысл, соответствующий конкретному направлению исследований.

Решение как процесс характеризуется тем, что он, протекая во времени, осуществляется в несколько этапов. В связи с этим здесь уместно говорить об этапах подготовки, принятия и реализации решений 1 . Этап принятия решений можно трактовать как акт выбора, осуществляемый индивидуальным или групповым лицом, принимающим решение (ЛПР) с помощью определённых правил.

Решение как результат выбора обычно фиксируется в письменной или устной форме и включает в себя план (программу) действий по достижению поставленной цели.

Решение является одним из видов мыслительной деятельности и проявлением воли человека. Его характеризуют следующие признаки:

возможность выбора из множества альтернативных вариантов: если нет альтернатив, то нет выбора и, следовательно, нет и решения;

наличие цели: бесцельный выбор не рассматривается как решение;

необходимость волевого акта ЛПР при выборе решения, так как ЛПР формирует решение через борьбу мотивов и мнений.

Соответственно под управленческим решением (УР) понимается:

поиск и нахождение наиболее эффективного, наиболее рационального или оптимального варианта действий руководителя;

конечный результат постановки и выработки УР.

Наибольший интерес представляет процесс принятия и реализации решений как последовательная смена взаимоувязанных стадий, этапов различных действий руководителя, вскрывающая технологию мыслительных действий, поисков истины и анализа заблуждений, путей движения к цели и средств её достижения. Только такой подход позволяет понять зафиксированный акт управленческого решения, источники его происхождения.

К управленческому решению предъявляется ряд требований, к числу которых можно отнести:

всестороннюю обоснованность решения;

своевременность;

необходимую полноту содержания;

полномочность;

согласованность с принятыми ранее решениями.

Всесторонняя обоснованность решения означает, прежде всего, необходимость принятия его на базе максимально полной и достоверной информации. Однако только этого недостаточно. Оно должно охватывать весь спектр вопросов, всю полноту потребностей управляемой системы. Для этого необходимо знание особенностей, путей развития управляемой, управляющей систем и окружающей среды. Требуется тщательный анализ ресурсного обеспечения, научно-технических возможностей, целевых функций развития, экономических и социальных перспектив предприятия, региона, отрасли, национальной и мировой экономики. Всесторонняя обоснованность решений требует поиска новых форм и путей обработки научно-технической и социально-экономической информации, то есть формирования передового профессионального мышления, развития его аналитико-синтетических функций. 2

Своевременность управленческого решения означает, что принятое решение не должно ни отставать, ни опережать потребности и задачи социально-экономической системы. Преждевременно принятое решение не находит подготовленной почвы для его реализации и развития и может дать импульсы для развития негативных тенденций. Запоздалые решения не менее вредны для общества. Они не способствуют решению уже “перезревших” задач и ещё более усугубляют и без того болезненные процессы.

Необходимая полнота содержания решений означает, что решение должно охватывать весь управляемый объект, все сферы его деятельности, все направления развития. В наиболее общей форме управленческое решение должно охватывать:

а) цель (совокупность целей) функционирования и развития системы;

б) средства и ресурсы, используемые для достижения этих целей;

в) основные пути и способы достижения целей;

г) сроки достижения целей;

д) порядок взаимодействия между подразделениями и исполнителями;

е) организацию выполнения работ на всех этапах реализации решения.

Важным требованием управленческого решения является полномочность (властность) решения – строгое соблюдение субъектом управления тех прав и полномочий, которые ему предоставлены высшим уровнем управления 3 . Сбалансированность прав и ответственности каждого органа, каждого звена и каждого уровня управления – постоянная проблема, связанная с неизбежным возникновением новых задач развития и отставанием от них системы регламентации и регулирования.

Согласованность с принятыми ранее решениями означает также необходимость соблюдения чёткой причинно-следственной связи общественного развития. Она необходима для соблюдения традиций уважения к закону, постановлениям, распоряжениям. На уровне отдельной фирмы она необходима для осуществления последовательной научно-технической, рыночной и социальной политики, четкого функционирования производственного аппарата.

Согласованность с принятыми ранее решениями означают также необходимость соблюдения четкой причинно-следственной связи общественного развития. Если необходимо, должны отменяться принятые ранее решения, вступившие в противоречия с новыми условиями существования системы. Появление противоречащих друг другу решений есть, прежде всего, следствие плохого познания и понимания законов общественного развития, проявления низкого уровня управленческой культуры.

Принятие УР требует высокого уровня профессионализма и наличия определенных социально-психологических качеств личности, чем обладают не все специалисты, имеющие профессиональное образование, а всего лишь 5-10% из них.

Основными факторами, оказывающими влияние на качество управленческого решения, являются: применение к системе менеджмента научных подходов и принципов, методов моделирования, автоматизация управления, мотивация качественного решения и др.

Обычно в принятии любого решения присутствуют в различной степени три момента: интуиция, суждение и рациональность.

При принятии чисто интуитивного решения люди основываются на собственном ощущении того, что их выбор правилен. Здесь присутствует ”шестое чувство”, своего рода озарение, посещаемое, как правило, представителей высшего эшелона власти. Менеджеры среднего звена больше полагаются на получаемую информацию и помощь ЭВМ. Несмотря на то, что интуиция обостряется вместе с приобретением опыта, продолжением которого как раз и является высокая должность, менеджер, ориентирующийся только на неё, становится заложником случайности, и с точки зрения статистики шансы его на правильный выбор не очень высоки.

Решения, основанные на суждении, во многом сходны с интуитивными, вероятно, потому, что на первый взгляд их логика слабо просматривается. Но всё же в их основе лежат знания и осмысленный, в отличие от предыдущего случая, опыт прошлого. Используя их и опираясь на здравый смысл, с поправкой на сегодняшний день, выбирается тот вариант, который принес наибольший успех в аналогичной ситуации в прежнее время. Однако, здравый смысл у людей встречается редко, поэтому данный способ принятия решений тоже не очень надежен, хотя подкупает своей быстротой и дешевизной.

ВВЕДЕНИЕ

1. СУЩНОСТЬ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

1.2 Факторы, определяющие качество и эффективность УР

2. ПРОЦЕСС ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

2.1. Принципы процесса принятия управленческих решений

2.2. Этапы процесса принятия управленческих решений

3. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СРЕДСТВА ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

3.1. Виды информационных ресурсов

3.2 Влияние информации на эффективность принятия управленческих решений.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ

Введение

Для принятия любого решения требуется информация, притом, чем сложнее решение, тем больше объем необходимой информации. К тому же информация должна соответствовать определенным требованиям. Быть полной, достоверной и своевременной.

Формулировка проблемы. На основании вышесказанного проблему можно сформулировать так: необходимость обеспечения (поддержки) принятия решений информацией, которая должным образом отобрана, обобщена, систематизирована и проанализирована, то есть, пригодна для принятия правильного и обоснованного решения в каждой конкретной ситуации. Еще одной проблемой является своевременность информации.

В связи с этим можно поставить такую цель данной курсовой работы: определить способы наиболее эффективного сбора, систематизации и анализа информации, необходимой для принятия управленческих решений. А также нахождение возможности быстрого получения нужной информации.

1. Сущность управленческих решений

1.1 Понятие и классификация управленческих решений

Решение как процесс характеризуется тем, что он, протекая во времени, осуществляется в несколько этапов. В связи с этим здесь уместно говорить об этапах подготовки, принятия и реализации решений. Этап принятия решений можно трактовать как акт выбора, осуществляемый индивидуальным или групповым лицом, принимающим решение (ЛПР) с помощью определённых правил.

Возможность выбора из множества альтернативных вариантов: если нет альтернатив, то нет выбора и, следовательно, нет и решения;

Наличие цели: бесцельный выбор не рассматривается как решение;

Необходимость волевого акта ЛПР при выборе решения, так как ЛПР формирует решение через борьбу мотивов и мнений.

Соответственно под управленческим решением (УР) понимается:

1) поиск и нахождение наиболее эффективного, наиболее рационального или оптимального варианта действий руководителя;

2) конечный результат постановки и выработки УР.

К управленческому решению предъявляется ряд требований, к числу которых можно отнести:

1) всестороннюю обоснованность решения;

2) своевременность;

3) необходимую полноту содержания;

4) полномочность;

5) согласованность с принятыми ранее решениями.

а) цель (совокупность целей) функционирования и развития системы;

б) средства и ресурсы, используемые для достижения этих целей;

в) основные пути и способы достижения целей;

г) сроки достижения целей;

д) порядок взаимодействия между подразделениями и исполнителями;

е) организацию выполнения работ на всех этапах реализации решения.

Важным требованием управленческого решения является полномочность (властность) решения – строгое соблюдение субъектом управления тех прав и полномочий, которые ему предоставлены высшим уровнем управления. Сбалансированность прав и ответственности каждого органа, каждого звена и каждого уровня управления – постоянная проблема, связанная с неизбежным возникновением новых задач развития и отставанием от них системы регламентации и регулирования.

С середины прошлого века информация рассматривается в широком смысле как общенаучное понятие. Оно выражает обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом, обмен сигналами между живой и неживой природой в животном и растительном мире, а также генетическую информацию .

В разных областях знаний определение понятия «информация» интерпретируется по-разному.

Например, в кибернетике, математике - это количественная мера, уменьшающая неопределенность. В менеджменте под информацией понимаются сведения об объекте управления, явлениях внешней среды, их параметрах, свойствах и состоянии на конкретный момент времени.

Трудно переоценить роль информации в управлении. Она является предметом управленческого труда, средством обоснования управленческих решений, без которых процесс воздействия управляющей подсистемы на управляемую подсистему и их взаимодействия невозможен. В этом смысле информация выступает основополагающей базой и основным ресурсом процесса управления.

В разработке управленческих решений определяющее значение имеют информационные процессы - процессы сбора, хранения, обработки и передачи данных с целью управления производственной деятельностью и соответствующими структурными подразделениями .

Информационные процессы разделяются на три группы:

Информационные процессы, обеспечивающие выбор и формирование цели;

Информационные процессы, предназначенные для разработки программных действий;

Информационные процессы, обеспечивающие нормальное протекание управляемого процесса по заданной программе или плану.

Отметим, что информацией в данном случае следует считать не любые сведения, а только те фактические данные, знания, сообщения, которые содержат элементы новизны для их получателя и используются в процессе принятия решений. Часть фактических данных можно получить в процессе анализа ситуации и формулировки самой проблемы.

Однако для четкой постановки проблемы и^ в связи с этим, облегчения выбора путей ее решения, требуются дополнительные фактические материалы. В ряде случаев ЛПР и специалисты, вырабатывающие решение(часто сталкиваются со следующими проблемами :

Во- первых, невозможно определить всех относящихся к данной решаемой задаче фактов;

Во-вторых, не всегда есть уверенность в том, имеют ли представленные факты прямое отношение к рассматриваемой проблеме;

В-третьих, не всегда имеется возможность численно измерить фактический материал.

Так, многие природные явления, оказывающие прямое влияние на экономику и социальную жизнь, не могут быть в ряде случаев количественно определены, даже если явления эти уже имели место в прошлом . Например, к таким трудно определяемым фактам относят колебания урожайности, уровня воды источников, обеспечивающих водоснабжение городов (этому мешает не всегда ясная зависимость между уровнями потребления и возможностями источников водоснабжения), колебания размеров улова рыбы по годам и многое другое.

Высокой значимостью информации, используемой для разработки управленческих решений, обусловлены предъявляемые к ней требования: достоверности, полноты, своевременности, краткости, четкости, непротиворечивости и др.

Суждение о том, что "информация - это власть" правомерно хотя бы потому, что владение информацией позволяет уменьшить вероятность принятия неверных решений. Такое требование, как полнота информации, определяет различные обстоятельства разработки и типы принимаемых решений: в условиях определенности, риска и неопределенности. А это, в свою очередь, сопряжено с использованием различных подходов, методов разработки решений и их результатами.

Источники сбора информации могут быть самыми разнообразными: от средств массовой информации до проведения специальных исследований самостоятельно либо с обращением в соответствующие фирмы.

Затраты на получение информации могут достигать значительных сумм, поэтому объем необходимой информации для решений должен оцениваться предварительно .

Для сбора всего фактического материала, возможности, как правило, не бывает, поэтому приходится принимать решение на базе имеющихся фактов и фактов, которые могут быть получены в течение времени, установленного для выбора управленческого решения. Поэтому самое пристальное внимание должно быть уделено сбору самых необходимых фактических материалов. Критерием здесь может служить отношение приращения затрат на сбор

дополнительных фактических материалов к ожидаемому эффекту от использования этой дополнительной информации.

Естественно, что основное значение имеет не столько количество фактического материала, сколько его качество. Небольшое количество тщательно отобранного и обработанного фактического материала, относящегося к рассматриваемому вопросу, во много раз ценнее тысячи фактов, которые трудно сопоставить и соизмерить, или которые имеют отдаленное отношение к рассматриваемой проблеме. Количество фактического материала может быть определено следующими тремя характеристиками :

1. Степенью уверенности в том, что так называемые факты действительно являются таковыми.

2. Степенью и направлением воздействия каждого конкретного факта на рассматриваемый случай и проблему.

3. Степенью отношения факта к рассматриваемой ситуации.

Во всех случаях для оценки фактического материала необходимо всегда, когда это возможно, применять тот или иной научный метод. Методы сбора информации могут быть неформальными и формальными. К первой группе относятся способы получения информации путем непосредственного общения с подчиненными, коллегами, клиентами, деловыми партнерами. Однако динамичность рыночных ситуаций потребовала ускорения процессов сбора, передачи, обработки информации. Современные потребности управленческой деятельности обусловили необходимость компьютеризации процесса принятия решений. Решение сложных проблем, требующих многовариантных расчетов, связано с огромными затратами времени на их выполнение вручную .

Внедрение компьютерной техники и кардинальное изменение на этой основе информационно-коммуникационных процессов непосредственно влияют на принятие управленческих решений. Постоянно возрастающий объем информации и относительно низкая производительность труда людей, занятых ее обработкой, потребовали перехода на новые информационные технологии (НИТ). Это целостные технологические системы по принятию управленческих решений, для которых характерны:

Новые технологии коммуникационных сетей ЭВМ (на основе локальных и распределительных);

Новые технологии обработки информации на базе персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (ПЭВМ и АРМ);

Безбумажная технология;

Технология использования искусственного интеллекта в процессе принятия решений на базе моделируемых систем с различными формами представления ситуации, экспертных систем, знаний и т.п.

Практика показывает, что чаще всего решения по сложным проблемам принимаются в условиях диалога компьютера и человека. Одно из достоинств НИТ состоит в возможности коллективного действия (за счет участия в обсуждении разных специалистов) на базе локальных и распределительных сетей ЭВМ, средств передачи данных, АРМ.

Еще по теме 3. Информационное обеспечение управленческих решений.:

Концепция информационно-аналитического обеспечения автоматизации поддержки принятия управленческих решений
УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ АНАЛИЗ КАК ЭЛЕМЕНТ БУХГАЛТЕРСКОГО УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА, ЕГО РОЛЬ В ИНФОРМАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ МЕНЕДЖМЕНТА ОРГАНИЗАЦИИ

Среди множества проблем современного менеджмента одной из важнейших является разработка, принятие и осуществление управленческого решения, представляющего собой основной инструмент управляющего воздействия.

Обычно в процессе какой-либо деятельности возникают ситуации, когда человек или группа сталкиваются с необходимостью выбора одного из нескольких возможных вариантов действия. Такая ситуация объясняется действием двух основных факторов:

Наличием цели, т.е. желательным или наиболее предпочтительным состоянием в будущем;

Наличием выбора, т.е. несколькими путями или способами ее достижения.

Результат этого выбора и будет являться решением. Таким образом, управленческое решение - это сознательный выбор из имеющихся вариантов и альтернатив направления действий, осуществленный лицом, принимающим решение (ЛПР), в рамках его полномочий и компетенции и направленный на достижение целей организации. Петров А.В. Подготовка и принятие управленческих решений / А.В. Петров. - М.: РАГС, 2007. - С. 9.

В литературе по менеджменту понятия принятия решений и управленческой деятельности настолько тесно переплетены и взаимосвязаны, что часто употребляются как синонимы. И это не случайно. Процессы принятия управленческих решений занимают центральное, иерархически главное место в структуре управленческой деятельности, т.к. именно они в наибольшей мере определяют как содержание этой деятельности, так и ее результаты. Следовательно, управленческое решение - вид управленческого труда, совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и логически последовательных управленческих действий, обеспечивающих реализацию управленческих задач. Т.е., принятие решений - это составная часть любой управленческой функции.

Любая теория включает классификацию объекта исследования, т.е. выделения однотипных групп. Классификация решений возможна по различным критериям. В Приложении 1 приведен пример некоторых критериев классификации.

Процесс принятия решений довольно точно отражает реальные проблемы, отношения и связи, сложившиеся в организации, а их (решений) непрерывная последовательность характеризует непрерывность процесса управления. Более того, только изучение процесса разработки и реализации решений дает возможность оценить содержательную сторону управления, т.к. содержание управления раскрывается в содержании принимаемых решений. Поэтому так важно понять природу и сущность решений.

Понимание характера управленческих решений зависит от точки зрения на место и роль процесса принятия решений в системе менеджмента. С позиций системного анализа процесс управления является - процессом решения проблем организации, возникающих по мере ее функционирования и развития. Цикл управления всегда начинается с постановки целей и выявления проблем, продолжается разработкой и принятием необходимого решения и заканчивается организацией и контролем его выполнения. Цель управленческого решения - обеспечение движения к поставленным перед организацией задачам. Башкатова Ю.И. Управленческие решения: Учебно-методический комплекс / Ю.И. Башкатова. - М.: ЕАОИ, 2008. - С. 9.

Анализ полученного результата служит источником выявления новых проблем и принятия новых решений, возобновляя, таким образом, управленческий цикл. Принципиальная схема процесса представлена на рис. 1. Ременников В.Б. Управленческие решения. Учебное пособие / В.Б. Ременников. - М.: МИЭП, 2012. - С.51.

Схема наглядно показывает, что всякое управление реализует вполне определенную последовательность трех основных этапов:

Определяет состояние управляемого объекта (идентификация проблемы);

Вырабатывает для данного состояния оптимальное воздействие (разработка и принятие решения);

Реализует его (реализация решения).

Необходимость принятия решений возникает на всех этапах процесса управления и связана со всеми участками и аспектами управленческой деятельности.

Рисунок 1 - Схема процессов управления и формирования решения

Таким образом, смысл управленческой деятельности состоит в обеспечении достижения организацией поставленных целей. Содержание же управления заключается в выработке определенных мер, направленных на реализацию этих целей. В практике управления разработка таких мер осуществляется в форме принятия и исполнения управленческих решений.

Для руководителя принятие решений не является самоцелью. Основное, что должно заботить менеджера, - выбор альтернативы, а не разрешение определенной управленческой проблемы. Для разрешения же проблемы очень часто требуется не единичное решение, a определенная последовательность решений и, главное, их осуществление. Поэтому решение - это не одномоментный акт, а результат процесса, развивающегося во времени и имеющего определенную структуру.

Исходя из этого, можно дать следующее определение этого процесса: «процесс принятия решений - циклическая последовательность действий субъекта управления, направленных на разрешение проблем организации и заключающихся в анализе ситуации, генерации альтернатив, принятии решения и организации его выполнения».

Наиболее целостное и наглядное представление о процессе принятия решений (ППР) дает схема, отражающая его основные стадии и порядок их следования (рис. 2). Злобина Н.В. Управленческие решения: учебное пособие / Н.В. Злобина. - Тамбов: ТГТУ, 2007. - С. 31.

Рисунок 2 - Состав и последовательность процедур процесса принятия управленческих решений

Процедура принятия управленческого решения всегда опирается на первоисточник - имеющуюся в распоряжении руководителя, информацию. Наличие достоверной и оперативной информации является необходимым условием для принятия обоснованных управленческих решений. При этом, основополагающая база процесса принятия управленческих решений - информация.

Принимаемые управленческие решения в современных условиях должны удовлетворять совокупности конкретных требований, которые могут быть выполнены при определенном содержании информации (табл. 1). Голиков А.А. Уместность информации как фактор повышения эффективности управленческих решений / А.А. Голиков, О.Г. Танашева, А.В. Селиверстова. - Челябинск: Челяб. гос. ун-т., 2012. - С. 10.

Таблица 1 - Соответствие информационного обеспечения требованиям качества управленческих решений

Требования к качеству управленческих решений
Соответствие действующему законодательству и уставным документам	Наличие информации об изменениях в нормативном регулировании
Четкая целевая направленность и адресность	Данные о центрах ответственности, возникновении проблем, детализации генеральной цели
Своевременность Обоснованность	Доступность и качественность информации, гибкость, подвижность системы информационного обеспечения
Реальность (возможность выполнения)	Наличие информации о производственных, технических, организационных возможностях организации
Непротиворечивость ранее принятым решениям	Сведения о ранее принятых решениях по соответствующим вопросам
Учет возможных отрицательных последствий	Наличие банка данных об анализе последствий ранее принятых решений на основе проведения комплексного анализа
Соблюдение функциональных ограничений	Перечень должностных обязанностей и полномочий руководящих работников
Ориентир на возможное влияние внешних факторов	Сведения о динамике цен, конъюнктуре рынка и др. сведения, касающиеся внешнего воздействия
Учет перспектив развития организации	Сведения о потенциальных возможностях организации, тенденциях развития отрасли, экономики в целом

Таким образом, для принятия обоснованных управленческих решений важно уметь использовать именно ту информацию, которая уменьшит неопределенность развивающихся тенденций и событий и поможет принять оптимальное решение.