Разработка кадрового документооборота при найме персонала организации. Какие документы оформить при найме сотрудника

29.03.2024Рубрика: Занятия для детей

Создание юридического лица или подразделения Семенихин Виталий Викторович

Основы кадрового документооборота

Работа с различными видами кадровых документов является одной из основных функций отделов кадров и служб по персоналу на предприятии. Организация кадрового документооборота является достаточно важным и ответственным моментом работы любой компании. Требования к документообороту в кадровом учете подробно описаны в действующем российском законодательстве. Поэтому поддержание порядка в кадровом учете – одна из важнейших обязанностей организации.

Полный состав кадровой документации, которая должна быть в наличии у работодателя – юридического лица зависит от многих факторов: сферы деятельности, местности, условий труда и даже от желания самого работодателя.

При этом существуют кадровые бумаги, которые непременно должны быть у работодателя. Обязательность наличия некоторых из этих документов прямо определена в Трудовом кодексе Российской Федерации (далее – ТК РФ). Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена статьями 56 и 67, вести трудовые книжки – статьей 66, обязанность создать правила внутреннего трудового распорядка – статьей 189. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено иными законами и/или подзаконными актами, например, Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» или Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках».

К документам, которые обязательно должны быть в наличии у работодателя, можно отнести:

– правила внутреннего трудового распорядка;

– трудовые договоры с работниками;

– штатное расписание;

– приказы по основной деятельности;

– приказы по личному составу;

– график отпусков;

– табель учета рабочего времени;

– трудовые книжки работников;

– положение о защите персональных данных работников;

– инструкции по охране труда;

– книга учета движения трудовых книжек;

– другое.

Но данный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе установления трудовых отношений у работодателя может возникать обязанность оформления иных документов, например, Свидетельства государственного пенсионного страхования для работника, поступающего на работу впервые.

Организации могут оформлять кадровые документы как по установленным (унифицированным) формам, так и в произвольной форме – в зависимости от конкретных отношений, которые эти бумаги регулируют.

Важнейшим документом, регламентирующим оформление большого количества кадровых документов, является Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1). Данным Постановлением были утверждены так называемые унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Они входят в Унифицированную систему первичной учетной документации (УСПУД).

Унифицированные формы, согласно Постановлению № 1, распространяются на все организации, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации.

Приемы, переводы, отпуска, командировки, материальные поощрения, увольнения с точки зрения учета являются хозяйственными операциями. В результате их совершения бухгалтер производит соответствующие выплаты, и расходы по ним он обязан обосновывать на основании принятых к учету документов. А эти документы в подлинниках, в свою очередь, принимаются к учету только в том случае, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Минфином Российской Федерации и Минэкономразвития Российской Федерации.

Составляя приказ в произвольной форме, работодатель не нарушит трудовое законодательство и права работников, если в этом документе будут все необходимые реквизиты, распоряжения будут сформулированы правильно и полно, а работник в установленные сроки будет ознакомлен с приказом (распоряжением). Однако это будет грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. И чтобы избежать проблем с налоговой инспекцией, лучше использовать унифицированную форму, чем придумывать свою собственную.

Согласно Постановлению Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты, утвержденные Госкомстатом Российской Федерации унифицированных форм первичной учетной документации, остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно – распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Практический опыт работы свидетельствует, что некоторые организации недооценивают важность соблюдения норм трудового законодательства и требований к ведению кадрового документооборота. Между тем следует отметить, что законодателем установлена ответственность за неправильное документирование трудовых отношений. Так, лица, виновные в нарушении трудового законодательства, в том числе и при ведении кадрового документооборота, могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности (статья 419 ТК РФ).

Недопустимыми являются как отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии, так и ее ведение с нарушениями требований ТК РФ и других законов и подзаконных актов.

Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде. То есть если субъект предпринимательской деятельности, например, не заключает трудовые договоры с работниками или не ведет трудовые книжки, нарушая тем самым трудовое законодательство, то следствием этого может явиться ответственность в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ). Так, согласно статье 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток. А за нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, наступает ответственность в виде дисквалификации на срок от одного года до трех лет.

В ряде случаев ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами как нарушение трудовых прав работников. За это работодатель может быть привлечен как к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ, так и к материальной ответственности – в случае, если в результате допущенных им ошибок (например, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения) работник лишился возможности трудиться, то есть устроиться на новое место работы.

Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 КоАП РФ (нарушение требований законодательства о хранении документов). Подобное правонарушение влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей, а на должностных лиц – от трехсот до пятисот рублей.

Наконец, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами (статья 90 ТК РФ).

Итак, подведем небольшие итоги:

– существует ряд обязательных кадровых документов, которые должны быть в наличии у предприятия. Наличие этих документов прямо предусмотрено ТК РФ и иными правовыми актами.

– за отсутствие, неправильное ведение и/или хранение кадровых документов организация может быть привлечена к гражданско-правовой, материальной, административной и даже уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Сегодня в связи с постоянной динамикой развития всех отраслей хозяйственной деятельности и внедрением новых технологий многие организации прибегают к использованию различных систем автоматического, компьютерного программирования кадрового документооборота. Эти системы обладают рядом преимуществ, которые естественно привлекают внимание со стороны представителей организаций, особенно предприятий с большой численностью штата. Перечислим некоторые из этих преимуществ:

– поддержка неограниченного количества состояний документов;

– гибкая система настройки визирования, в том числе для каждого состояния;

– возможность задания маршрута движения документов;

– справочники резолюций и виз, визирующих лиц, утверждающих лиц;

– система оповещений о поступивших на подпись приказах;

– поддержка индивидуальных и групповых приказов;

– разграничение прав доступа на просмотр и редактирование, вплоть до каждого атрибута;

– наличие журналов приказов, общего журнала электронных документов;

– наличие печатных форм приказов, созданных на основе шаблонов в Ms Office или Open Office;

– полный набор функций для быстрого поиска по заданным критериям;

– и многое другое.

Из книги 500 советов секретарю автора Энговатова Ольга Анатольевна

4. Организация документооборота 4.1. Технологии документооборота Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документы при этом не просто передаются из одного структурного

Из книги Банковский аудит автора Шевчук Денис Александрович

39. Оpганизация документооборота Документооборот в банке утверждается руководителем банка.Нормативными документами устанавливаются следующие основные требования к организации рабочего дня и документооборота в банках:– приему, оформлению и отражению по счетам

Из книги Экономика фирмы: конспект лекций автора Котельникова Екатерина

3. Формирование кадрового потенциала Под формированием кадрового потенциала понимают комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на своевременное и полное обеспечение предприятия работниками требуемых специальностей и уровня квалификации, способными

Из книги Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база автора Гусятникова Дарья Ефимовна

1.1.1. Законодательные основы кадрового делопроизводства Современное законодательство требует от работодателя оформление большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают, оформляют такие документы

Из книги Кадровая служба без кадровика автора Гусятникова Дарья Ефимовна

Глава 1 Общие вопросы кадрового учета 1.1. Документы по кадровому учету на предприятии Любое предприятие, независимо от его формы собственности и организационно-правовой формы должно иметь определенный перечень документов по кадровому учету. При этом, как правило,

Из книги Учетная политика организаций на 2012 год: в целях бухгалтерского, финансового, управленческого и налогового учета автора Кондраков Николай Петрович

2.5. Правила документооборота Под документооборотом понимают путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив.Порядок организации документооборота изложен в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Движение

Из книги Создание юридического лица или подразделения автора Семенихин Виталий Викторович

Основы документооборота по охране труда Охрана труда – это система сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, включающая в себя правовые, социально-экономические, организационно-технические, санитарно-гигиенические,

Из книги Турфирма: с чего начать, как преуспеть автора Мохов Георгий Автондилович

Программы автоматизации документооборота Современные темпы развития туристического бизнеса диктуют необходимость внедрения новых методов работы, упрощающих работу менеджеров по оформлению туров.Таблица 13Сводная таблица примерной стоимости услуг

Из книги Аудит. Шпаргалки автора Самсонов Николай Александрович

74. Проверка системы документации и документооборота Система бухгалтерской документации и документооборота регламентируется утвержденным руководителем предприятия графиком документооборота.Под графиком документооборота понимается принятая предприятием система

Из книги Вмененка и упрощенка 2008-2009 автора Сергеева Татьяна Юрьевна

6.1. Ведение учета и документооборота Организации, перешедшие на упрощенную систему налогообложения, освобождаются от обязанности ведения бухгалтерского учета, (в то же время указанные организации должны вести учет основных средств и нематериальных активов в порядке,

Из книги Делопроизводство компании автора Непогода Александр В.

Глава 3 Организация документооборота в организации 3.1. Организация документооборота Документооборот – движение документов в организации с момент их получения или создания до завершения исполнения и сдачи в архив или отправки адресату.Порядок прохождения документов и

Из книги 1C: Предприятие, версия 8.0. Зарплата, управление персоналом автора Бойко Эльвира Викторовна

3.1. Организация документооборота Документооборот – движение документов в организации с момент их получения или создания до завершения исполнения и сдачи в архив или отправки адресату.Порядок прохождения документов и операции с ними в федеральных органах

Из книги Бизнес-план на 100%. Стратегия и тактика эффективного бизнеса автора Абрамс Ронда

3.8. Особенности организации документооборота конфиденциальных документов 3.8.1. Структура и особенности документооборота конфиденциальных документов Конфиденциальные документы, как и открытые, находятся в постоянном движении во времени и пространстве, по множеству

Из книги автора

3.8.1. Структура и особенности документооборота конфиденциальных документов Конфиденциальные документы, как и открытые, находятся в постоянном движении во времени и пространстве, по множеству иерархических уровней управления, что создает серьезные предпосылки для

Из книги автора

5.3.4. Инструмент для утверждения изменений кадрового плана В этом инструменте реализованы следующие возможности:? анализ вносимых изменений,? утверждение и комментирование принятого решения,? подготовка отчета о принятых решениях.Инструмент позволяет просмотреть

Из книги автора

Бюджет кадрового обеспечения Во многих компаниях затраты, связанные с оплатой труда сотрудников, являются самой крупной статьей расходов. Однако в процессе планирования бизнеса легко недооценить или вообще упустить из виду затраты на рабочую

СИТУАЦИЯ

«ПОСТРОЕНИЕ СХЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА»

Описание ситуации

Численность АО по производству молочной продукции составляет 1320 человек. В единой службе по управлению персоналом работает 14 человек. Организационная схема службы управления персоналом АО представлена на рис. 3.8.

Из рис. 3.8. видно, что главному менеджеру по персоналу подается ряд важных подразделений по работе с кадрами и их социально-бытовому обслуживанию. Для нормального процесса выработки, обоснования и принятия управленческих решений главному менеджеру приходится значительную часть своего рабочего времени использовать для работы с документами: получать их из других подразделений, от своего начальника и изучать, а также зарабатывать документацию в соответствии с возложенными на него функциями.

Рис. 3.8. Организационная схема службы управления персоналом АО

В табл. 3.9 показан документооборот главного менеджера по персоналу службы управления персоналом АО.

Постановка задачи

1. Изучите документооборот главного менеджера по персоналу АО.

2. Составьте схему документооборота главного менеджера по персоналу, отразив в ней состав, связанных с ним подразделений или должностных лиц, а также названия документов, информации, получаемой и передаваемой главным менеджером по персоналу.

3. Проанализируйте схему документооборота главного менеджера по персоналу, выявив наличие повторяющихся, дублирующих информационных взаимосвязей, а также отсутствие необходимых документационных потоков с отдельными подразделениями и должностными лицами АО.

Методические указания

Схема документооборота (или информационных потоков) между подразделениями и должностными лицами составляется по форме, показанной на рис. 3.9 (условный пример).

Таблица 3.9

Документооборот главного менеджера по персоналу службы управления персоналом ао

Функции главного менеджера по персоналу	Получает документацию	Разрабатывает документацию	Передает документацию	Примечание

Проведение работы по изучению деловых и профессиональных качеств линейных руководителей	1. Личные дела из подразделения найма и отбора персонала (НиОП) на работающих.	1. Предложения о зачислении в резерв или о замещении вакантной должности; служебная записка с обоснованием отказа. 2. Предложение о приеме на работу или служебная записка с обоснованием отказа	1.Заместителю генерального директора по административной работе; начальнику службы управления персоналом (Сл. УП) 2. Начальнику Сл. УП в подразделение НиОП для подготовки проекта приказа	Личные дела передаются в подразделение НиОП
Осуществление контроля за режимом работы АО		1. Докладная записка 2. Докладная записка с проектом приказа	Начальнику Сл. УП	С визой юрисконсульта на проекте приказа
Контроль за выполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по вопросам подбора, расстановки и перемещения кадров		Докладная записка с проектом распоряжения	Начальнику Сл. УП	Виза юрисконсульта

Продолжение табл. 3.9.


Руководство и организация работы подразделения найма и отбора персонала, группы социальной инфраструктуры, медицинского пункта, а также кураторство работы юрисконсульта	Указания начальника Сл. УП	Протоколы производственных заседаний		Начальнику Сл. УП, руководителям подразделений Сл. УП
Участие в составлении и обосновании смет фонда соцкультбыта и осуществление совместно с профсоюзным комитетом контроля за их исполнением	План мероприятий по соцкультбыту, коллективный договор		Смета фонда соцкультбыта. Протокол проверки	Начальнику Сл. УП, заместителю генерального директора по экономике
Организация работы по обеспечению медпункта и столовой необходимым инвентарем и оборудованием	Служебная записка руководителей подразделений		Заявки на закупку инвентаря, оборудования и ремонт помещений	В отдел материально-технического снабжения, отдел главного механика и ремонтно-строительный цех	Виза финансового отдела
Рассмотрение совместно с профкомом заявлений и жалоб работников по вопросам соблюдения трудового и административного законодательства	Заявления работников		Протоколы рассмотрения жалоб и заявлений; докладные записки	Руководителям соответствующих подразделений	Заключение юрисконсульта
Своевременное представление установленной отчетности по вопросам кадровой политики	Указания руководства АО		Отчеты, справки, доклады	Руководству АО и в другие инстанции

Продолжение табл. 3.9.


Организация выполнения обязательств администрации АО, вытекающих из коллективного договора по улучшению бытовых вопросов и реализации кадровой политики			Протоколы проверки и предложения по устранению выявленных недостатков	Руководству АО, начальнику Сл.УП и руководителям соответствующих подразделений
Рассмотрение предложений структурных подразделений АО о внесении изменений в их структуру и штаты	Служебные записки руководителей структурных подразделений			Начальнику Сл. УП	Виза руководителей функциональных подразделений
Осуществление совместно с профкомом контроля за состоянием трудовой дисциплины на предприятии, организация работы по ее укреплению, а совместно с профсоюзным комитетом - по принятию мер административного и общественного воздействия к нарушителям трудовой дисциплины		План мероприятий по укреплению дисциплины; предложения по мерам административного и общественного воздействия к нарушителям трудовой дисциплины		Руководству АО и линейным руководителя	Виза юрисконсульта

Окончание табл. 3.9.


Участие в работе комиссии АО по проведению аттестации руководящих работников	Распоряжение генерального директора АО о проведении	Проект приказа о составе аттестационной комиссии и аттестации план-график проведения аттестации; указание о подготовке необходимого пакета документов для аттестации	Начальнику Сл. УП, подразделению НиОП
Рассмотрение совместно с линейными руководителями подразделений АО предложений по вопросам назначения, перемещения, увольнения руководящих работников, установления должностных окладов и надбавок к ним, поощрения и наложения дисциплинарных взысканий	Служебные записки руководителей подразделений	Проект приказа с докладной запиской	Начальнику Сл. УП	Виза юрисконсульта
Проведение систематического анализа текучести кадров на предприятии	Справки подразделения НиОП	Предложения по закреплению кадров	Начальнику Сл. УП

Примечание. Цифрами обозначены порядковые номера документов из общего перечня входящих и исходящих документов отдела управления персоналом.

Рис 3.9. Схема документооборота между подразделениями и должностными лицами

Управление штатом на сегодняшний день нуждается в грамотном подходе к любым аспектам работы с кадрами. Именно грамотно организованный документооборот поможет в разы упростить многие моменты в отношении подбора персонала.

Как каждая деятельность, подбор персонала к себе требует внимания, эффективного управления и соблюдения определенных стандартов. Его не стоит воспринимать как простой поиск нужного кандидата на должность и, если действия будут необдуманными и хаотичны - результат окажется весьма плачевен. Дабы сам процесс был эффективен и дал желаемый результат - стоит проработать четкую и ясную систему в отношении подбора, подробно описав все пошагово.

Пример приложения о подборе персонала будет описан в этой статье. Как и любой документ внутренней деятельности компании само Положение согласовывается с иными подразделениями внутри компании, утверждается руководством и доводиться до ведома каждого сотрудника. Сам процесс отбора кандидатов на должность не должен противоречить общей политике и позиции компании и идти в шаг с ее корпоративными целями.

Как правило, сам План, в большинстве своем составляется на годичный срок - это позволит кадровому менеджеру хорошо ориентироваться в штате, категории сотрудников, востребованных в той или иной сфере и подразделении. Именно этот документ финотделом учитывает при составлении свободного бюджета для отдела по подбору персонала.

Если говорить о том, как найти сотрудников быстро, то за рубежом многие компании используют автоматизированные системы и рабочие места для сотрудников, занимающимся подбором персонала. Если же компания не в состоянии приобрести специальное ПО, тогда оптимально в этом отношении разработать для внутреннего пользования соответствующие шаблоны документов или же создать свои собственные. В этом отношении стоит рассмотреть самые распространенные шаблоны такой документации.

Как показывает практика многим специалистам часто приходится сложно упомнить все проведенные собеседования из-за текучести и большого объема соискателей, документов и информации. Именно лист собеседования в этом отношении - то, что поможет освежить в памяти всю необходимую информацию, положительный или же отрицательный результат интервьюирования.

Отчеты - еще один вид документа для базы данных менеджера по подбору персонала. При всем том, что есть обычные и горячие вакансии Москва или Питер, Пермь или Краснодар, такие документы покажут при грамотном составлении отчета, всю необходимую информацию. В частности, на практике оптимально использовать такие виды отчетов как:

Достижения за конкретный период, когда подается отчет за наделю, декаду или месяц, содержащий в себе список соискателей, результаты проведенных собеседований.

Современное управление персоналом требует грамотного подхода ко всем аспектам кадровой работы. Правильно организованный документооборот поможет эйчару справиться с «бумагоемким» процессом при подборе персонала.

Как и любая деятельность, подбор персонала требует эффективного управления, в том числе – стандартизации и унификации. Его нельзя воспринимать как ситуативный поиск подходящих людей для выполнения конкретных задач. Если действия рекрутера будут хаотичными, без четкого плана действий, то результаты их окажутся весьма скромными.

Чтобы процесс закрытия вакансий был успешным, нужно построить четкую систему подбора и подробно описать все ее этапы в инструкции. Излишний бюрократизм? Нет, описание процесса подбора персонала необходимо для каждой современной компании.

В первую очередь следует разработать Положение о подборе персонала. Как правило, его готовит HR-подразделение, однако к подготовке и согласованию документа целесообразно привлечь и других руководителей: юристов (вопросы трудового законодательства), финансистов (бюджетирование) и пр.

Безусловно, специфика организации, ее цели и особенности кадровой политики отражаются на общей схеме подбора персонала, в то же время есть основные моменты, которые должны быть обязательно зафиксированы:

Механизм: как осуществляется подбор персонала?

Ответственность: кто отвечает за подбор и сопровождение кандидата? кто принимает окончательное решение?

Порядок, виды и методы подбора.

Бюджетирование затрат на подбор персонала.

Кроме того, должны быть своевременно разработаны все необходимые документы: форма заявки на подбор специалиста, анкета соискателя, бланк оценки результатов собеседования и т. д. Чтобы все эти документы приобрели статус корпоративного стандарта работы внутреннего рекрутера, они должны быть утверждены в качестве приложений к Положению о подборе персонала.

Как и любой документ, Положение о подборе персонала должно быть согласовано с другими подразделениями, утверждено руководителем компании и доведено до сведения всех участников этого процесса (в таблице 1 приведена примерная структура всего документа, а в таблице 2 – структура раздела «Технология подбора персонала»).

Табл. 1. Примерная структура Положения о подборе персонала

Раздел	Содержание
Общие положения	Указываются: назначение документа основные цели (например, привлечение специалистов высокой квалификации) решаемые задачи (оценка, отбор кандидатов и др.)
Технология подбора персонала	Перечисляются все элементы процедуры заполнения вакансии: от поступления в службу персонала заявки на подбор сотрудника до принятия решения о найме. Указываются этапы, используемые процедуры и сроки подбора*. Обязательным условием является наличие регламентов по данной процедуре
Должности сотрудников, ответственных за подбор персонала	Подбор персонала осуществляется, как правило, при взаимодействии: внутреннего рекрутера руководителей структурных подразделений, где имеются вакансии сотрудников службы безопасности психолога (если такая должность предусмотрена). Каждый из них отвечает за определенный этап работы в рамках своей компетенции
Контроль и ответственность	Общий контроль и ответственность за соблюдение предусмотренных положением процедур поиска и отбора несет директор по персоналу

* Например: оценка потребности в персонале (получение заявки) >> разработка комплекса требований к кандидату на должность >> размещение объявления о вакансии >> проведение тендера среди рекрутинговых и кадровых агентств >> работа с внутренним кадровым резервом >> первичный отбор (анкета, резюме) >> собеседование кандидата с менеджером по подбору персонала >> собеседование кандидата с линейным руководителем >> принятие решения о найме.

Владислава РУТИЦКАЯ,
Людмила СИРИК

Эта статья для тех, кто заключает с работником трудовой договор. Если оформляете договор подряда или услуг, эти документы не нужны.

При найме иностранного сотрудника, действуют дополнительные правила — .

Эльба подготовит платёжки на зарплату, налоги и взносы за сотрудников. Сервис сформирует всю необходимую отчётность за сотрудников для ИП и ООО. Попробуйте 30 дней бесплатно.

Взять у сотрудника документы

Паспорт.
Трудовую книжку.
Страховое пенсионное свидетельство или СНИЛС — если есть.
Документы воинского учёта — военный билет у военнообязанных и удостоверение у призывников.
Документы об образовании или квалификации — если работа требует спецподготовки. Например, у водителя должны быть права, а у врача — диплом о медицинском образовании.
Справка об отсутствии судимости, если работа связана с несовершеннолетними. Подробнее о том, когда ещё нужна такая справка, смотрите в статьях , 351.1 Трудового кодекса .
Медицинскую книжку, если работа связана с продуктами и питьевой водой, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения.

Трудовая и медицинская книжки, справка об отсутствии судимости хранятся у вас, пока сотрудник работает. С воинского билета и документа об образовании снимите копии, заверьте своей подписью и печатью, и верните оригиналы работнику. А паспортные данные перепишите — они понадобятся для заполнения кадровых документов, но хранить копию паспорта работника запрещено.

О том, что вы взяли у работника трудовую книжку, сделайте запись в книгу учёта движения трудовых книжек. А покупку и расход купленных трудовых книжек записывайте в приходно-расходную книгу.

Оформить недостающие документы

Если для вашего сотрудника это первая работа, у него ещё нет трудовой книжки и пенсионного свидетельства. Ваша задача их оформить.

Пенсионное свидетельство или СНИЛС

СНИЛС — это зелёная карточка, которую выдаёт пенсионный фонд по заявлению. СНИЛС должен быть у каждого работника, он нужен для отчётности.

Чтобы оформить СНИЛС:

Возьмите у работника заявление в произвольной форме. Например, .
Заполните анкету по форме АДВ-1, попросите работника в ней расписаться.
Заполните опись документов по форме АДВ-6-1.
Сдайте анкету и опись в отделение ПФР по месту регистрации ИП или ООО на бумаге или в электронном виде.
Через 5 рабочих дней заберите из ПФР готовое пенсионное свидетельство и сопроводительную ведомость.
Выдайте сотруднику СНИЛС и попросите его расписаться в ведомости.
Верните сопроводительную ведомость с росписью работника в ПФР.

Трудовая книжка

Оформите трудовую книжку в течение недели со дня приёма на работу. Для этого:

Возьмите у работника заявление об оформлении трудовой книжки, в котором написано, почему её нет. Например, это первая работа для него или потерял прежнюю книжку. Используйте .
Заполните титульный лист трудовой книжки.
Сделайте запись о приёме на работу.

Отправить сотрудника на медосмотр, если нужно

Некоторые сотрудники обязательно проходят медосмотр, прежде чем приступить к работе. К ним относятся:

Работники пищевой промышленности, общепита и торговли, водопроводных сооружений, мед.организаций и детских учреждений. Например, продавцы, повара, официанты, воспитатели.
Работники с вредными и опасными условиями труда и те, чьи обязанности связаны с движением транспорта. Проверьте по перечням , относится ли ваш работник к этой категории.
Сотрудники до 18 лет.
Сотрудники из других городов, которые работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях .

Медосмотр проходят до оформления трудового договора. Если кандидат отказывается, не берите его на работу.

Работник проходит медосмотр за ваш счёт. Для этого вы заключаете договор с больницей и отправляете туда работника. По результатам медосмотра ему выдадут справку или сделают запись в медицинскую книжку.

Разработать локальные акты, если хотите

Локальные акты — отдельные документы, которые регулируют какой-то вопрос в организации: правила внутреннего трудового распорядка, хранения и использования персональных данных, положение об оплате труда, инструкция по охране труда.

Раньше локальные акты были обязательны, но с 2017 года микропредприятиям разрешили отказаться от них. А всё то, что они регулируют, включить в трудовой договор по типовой форме. О нём подробно расскажем в следующем разделе.

Как понять, что у вас микропредприятие? Если годовой доход не превышает 120 миллионов рублей и сотрудников меньше 15 человек — вы попадаете в эту категорию.

Если хотите, можете всё прописать в отдельных документах и показать каждый из них сотруднику. А он распишется, что всё это прочитал.

Подписать трудовой договор

Трудовой договор — это основа отношений с работником. В нём вы указываете его должность, обязанности, график работы, зарплату и материальную ответственность. Все условия перечислены в статье 57 Трудового кодекса .

Подпишите трудовой договор в течение трёх дней с даты фактического начала работы. Если вы отказались от локальных актов, используйте типовую форму договора, которую разработало правительство. Просто и заполните пропуски.

Если какие-то пункты не подходят для вашей ситуации, уберите их из договора. Например, про особый характер работы, если это обычный офисный сотрудник, или о компенсации за использование личных вещей, если он будет работать на вашем оборудовании.

Распечатайте договор в двух экземплярах. Один отдайте работнику, а на вашем попросите написать «Экземпляр трудового договора получил» с датой и подписью.

Оформить приказ о приёме на работу

Подготовьте приказ в течение 3 дней с момента фактического начала работы.

Внеплановый и целевой инструктажи проводят, если что-то произошло. Например, изменилось законодательство об охране труда, работники нарушили технику безопасности или госорганы выдали предписание о проведении инструктажа. Такие инструктажи встречаются реже, поэтому не будем рассказывать о них подробно.

Прежде чем проводить инструктаж для работников, сами пройдите обучение по охране труда. Проводить инструктажи без обучения — это то же самое, что не проводить их совсем. Обучение платное — примерно 2 500-4 000 рублей.

Чтобы провести вводный инструктаж:

Разработайте и утвердите программу инструктажа. Вот примерный перечень вопросов для неё и .
Назначьте себя ответственным за охрану труда — для этого нужен ещё один приказ.
Проведите вводный инструктаж в первый рабочий день сотрудника.
Сделайте в журнале запись о проведении инструктажа, с подписями — вашей и работника.

Заполнить личную карточку сотрудника

Личная карточка — это анкета работника, в которой отражаются сведения о нём, его семье, образовании и навыках.

Сообщить в военкомат о найме военнообязанных сотрудников

Если вы наняли на работу военнообязанного, сообщите об этом в военные комиссариаты или органы местного самоуправления в течение двух недель.

Скачайте шаблон уведомления, заполните его и отправьте в военный комиссариат по прописке работника.

Это обязаны делать только ООО. А ИП могут не вести воинский учёт и не сообщать о найме военнообязанных.

Что ещё?

Мы перечислили, что нужно сделать при найме сотрудника. Кроме этого у вас появились и другие обязанности. Вот основные из них:

Провести спецоценку рабочих мест. Подробнее об этом читайте в статье Спецоценка условий труда .
Вести график отпусков. Подробнее о нём читайте в статье Как отправить сотрудника в отпуск .
Вести .
А ещё: вовремя выдавать зарплату, оплачивать отпуска и больничные и сдавать кучу отчётности. Читайте статьи нашей справочной в разделе «Работа с сотрудниками» — там рассказываем об этом подробно.

А что если это не делать?

Наверняка вы думаете о том, что соблюдать все правила нереально, а оформление кипы документов — пустая трата времени. Вы знаете, что некоторые работают и без этого, и тоже так хотите. Вот, какие есть риски.

Выявить нарушение трудового законодательства непросто — только при выездной проверке. Внеплановую проверку чаще всего проводят по жалобе работника или клиента, а от плановых малый бизнес освобождён до 2018 года. Потом плановые проверки могут проводить не чаще, чем раз в три года.

Наказывают только за нарушения, которые выявили в течение одного года с момента совершения. Потом срок давности для привлечения к ответственности истекает.

Но если нарушение всё-таки обнаружат в срок, штраф будет большим. Вот несколько примеров:

— Нет трудового договора или он оформлен не по правилам: штраф ИП — от 5 до 10 тысяч рублей, ООО — от 50 до 100 тысяч рублей по п.4 ст.5.27 КоАП .

— Не было инструктажа по охране труда, медосмотра: штраф ИП — от 15 до 25 тысяч рублей, ООО — от 110 до 130 тысяч рублей по п.3 ст.5.27.1 КоАП .

— Нарушение правил воинского учёта в ООО: штраф от 300 до 1 000 рублей.

— Другие нарушения трудового законодательства: штраф ИП — от 1 до 5 тысяч рублей, ООО — от 30 до 50 тысяч рублей по п.1 ст.5.27 КоАП .

Малому и среднему бизнесу штраф за первое нарушение КоАП могут заменить предупреждением, если не было вреда людям и имущественного ущерба.

Памятка

Мы составили список документов, которые нужно хранить, если у вас есть хотя бы один сотрудник:

Трудовой договор с подписью работника и дополнительные соглашения к нему, если есть.
Приказ о приёме на работу.
Трудовая книжка работника, приходно-расходная книга по учёту трудовых книжек, книга учёта движения трудовых книжек.
Медицинская книжка работника, если она нужна.
График отпусков.
Табель учёта рабочего времени.
Личная карточка работника.
Штатное расписание.
Журнал инструктажа по охране труда, перечень должностей, освобождённых от первичного инструктажа.
Документы воинского учёта.
Все приказы, которые вы издаёте: о предоставлении отпуска, о направлении в командировку и другие.

Возьмите за правило — хранить все документы, которые связаны с трудовыми отношениями. Оформили приказ на отпуск — сложили в папочку. Документы могут пригодиться, если возникнут споры с работником или трудовая инспекция придёт с проверкой.