Хранение трудовых книжек работникам управляющей компании. Для хранения трудовых книжек сотрудника обязателен ли несгораемый сейф или достаточно железного ящика

В процессе принятия на работу нового сотрудника он должен предоставить в отдел кадров всю необходимую документацию, а уполномоченный сотрудник должен приять на хранение трудовую книжку и иные необходимые бумаги. В соответствии со ст.65 ТК РФ данный бланк является основным документом, фиксирующим трудовую деятельность конкретного гражданина. Он должен предоставляться работодателю при трудоустройстве. Если же данное предприятие является первым местом работы гражданина, то кадровик или ИП обязан согласно ст.65 ТК РФ оформить ему новую трудовую.

Трудовая книжка, как кадровый документ рассматривается в ст.66 ТК РФ. Данная норма закрепляет порядок ведения и оформления этого вида документов. Также в ней указано, что любой работодатель обязан оформлять на своих сотрудников трудовые, за исключением физлиц, которые не зарегистрированы в качестве ИП. В соответствии с данной статьей форма бланков документов, порядок из заполнения и учета определяется Правительством РФ. С данной целью были изданы Постановление №225 и Постановление №69, которые подробно описывают все необходимые процедуры, связанные с ведением и хранением книжек сотрудников на предприятии.

В этих нормативно-правовых актах указан и порядок оформления новых трудовых для сотрудников впервые устраивающихся на работу. Согласно ему приобретение пустого бланка производится работодателем, однако он имеет право вычесть его стоимость из первой зарплаты служащего.

С точки зрения законодательства, работник имеет право самостоятельно приобрести этот документ перед трудоустройством и принести его на фирму для заполнения. Однако специалисты отмечают, что сотрудники кадровой службы имеют права не принимать такой бланк, так как нет уверенности в соответствии его современным требованиям защиты. Кроме того предприятие ведет строгий учет приобретенных и выданных бланков трудовых, что также может вызвать проблемы при использовании «собственного» экземпляра документа нового сотрудника.

Есть ряд ситуаций в которых расходы, связанные с оформлением новой трудовой, возлагаются на предприятие и не могут быть делегированы им сотруднику. К ним относятся:

• Восстановление документа при массовой утере работодателем книжек своих сотрудников (п.34 Правил);
• Изготовление новых книжек по причине порчи бланков или вкладышей к ним, которая произошла не по вине служащего (п.38 Правил).

Вне зависимости от того, кто приобрел бланк книжки, она должна заполняться только кадровиком или руководителем, если такого сотрудника на фирме нет. Это относится и к индивидуальным предпринимателям, которые учитывая специфику осуществления хозяйственной деятельности, зачастую не имеют специалиста по кадрам.

На практике встречаются ситуации, когда работодатель пытается делегировать обязанность заполнения титульного листа самому трудящемуся. С точки зрения современного законодательства это недопустимо. Данные действия может совершать только работодатель или уполномоченный им сотрудник.

Ведение и хранение трудовых книжек в организации

Трудовые на любом предприятии могут храниться как в виде бланков, так и уже заполненных документов на действующих сотрудников фирмы. Порядок хранения пустых документов закреплен в п.42 Постановления «О трудовых книжках». Согласно данной норме они фиксируются как бланки строгой отчетности в приходно-расходной книге, которая должна вестись в организации. Соответственно с точки зрения законодательства они относятся к материальным ценностям предприятия.

Заполненная книжка является собственностью работника, но должна храниться на фирме в течение всего времени, пока он осуществляет на фирме трудовую деятельность. После увольнения она должна быть оформлена надлежащим образом и возвращена гражданину. Но где должна храниться трудовая книжка работника на предприятии?

Порядок учета и ведения данных документов закреплен в Правилах, являющихся частью Постановления №225. В соответствии с ними обязанность обеспечения сохранности трудовых и недопущения распространения информации возложена на работодателя. Также сотрудник, уполномоченный вести учет и хранение трудовых книжек в организации, несет ответственность за правильность их заполнения и соблюдение действующего законодательства при работе с документами.

Так как обязанность оформления и приобретения книжек лежит на работодателе, у него должны всегда храниться запасные бланки. Они являются его собственностью вплоть до момента, когда они заполняются данными нового сотрудника. После этого они должны быть списаны с баланса предприятия, о чем делается соответствующая отметка в приходно-расходной книге.

Учет движения книжек в пределах одного предприятия осуществляется с помощью специальной книги, форма которой также определена в Постановлении №69. Она ведется сотрудником кадрового отдела или иным служащим, на которого в установленном порядке была возложена данная обязанность. В книге учета трудовых и вкладышей к ни отмечаются все книжки сотрудников фирмы. Также тут указываются бланки и вкладыши вновь выданные взамен утраченных или испорченных.

Порядок хранения трудовых книжек в отделе кадров предусматривает необходимость обеспечения их сохранности, для чего оборудуется специальное место, защищенное от проникновения посторонних лиц. В качестве таких мест могут выступать специальные помещения, металлические шкафы, сейфы или ящики, которые имеют запирающийся механизм.

Кто отвечает за сохранность трудовых книжек

Ответственность уполномоченных лиц и руководства предприятия за сохранность книжек своих сотрудников и правильность их ведения закреплена в п.45 Правил. Необходимо отметить, что для назначения служащего ответственным лицом необходимо данные действия официально оформить. Для этого руководство предприятия издает приказ, в котором указывается кто и какой период времени будет выполнять данные обязанности. Если в организации нет кадрового сотрудника, то зачастую эти обязанности возлагаются на бухгалтера. Также с помощью приказа можно назначить ответственное лицо на период временного отсутствия основного сотрудника.

Служащий, который несет ответственность за трудовые книжки, обязан руководствоваться в своей деятельности Трудовым кодексом, Постановлениями и Правилами, регулирующими данную сферу. Необходимо понимать, что утеря или порча данных документов может иметь серьезные последствия для работника, предприятия и самого кадровика.

При необходимости восстановления документа (выдачи его дубликата), если утеря трудовой произошла не по вине её владельца, все расходы, связанные с этой процедурой, будет нести фирма. И это хорошо, если у сотрудника, чья книжка была утеряна это первое или второе место работы. А вот когда его стаж 5, 10 или 15 лет, он работал на различных предприятиях, часть из которых давно ликвидирована – тогда кадровика ждет огромный объем работы.

Потребуется связаться с теми фирмами, которые еще существуют и получить у них документ, подтверждающий, что конкретный гражданин у них работал и когда. Восстановление стажа сотрудника на ликвидированных предприятиях потребует оформления запроса в архив, обслуживающий район в котором эта фирма была зарегистрирована.

В случае, если ответственный сотрудник потерял пустые бланки, то он отделается только дисциплинарным взысканием и возмещением их стоимости. А вот в случае нарушения порядка ведения, хранения и учета заполненных книжек, он может быть привлечен к административной и даже уголовной ответственности.

Зачастую в таких случаях кадровика или иного лица, выполняющего его работу, привлекают к ответственности по ст.5.27 КоАП. Данная норма распространяется и на случаи, когда на предприятии отсутствует книга учета или движения трудовых и вкладышей, а также приходно-расходная.

Ст.5.27 КоАП предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере:

• От 1 до 5 тыс. рублей – при нарушении законодательства должностными лицами и физлицами, не зарегистрированными в качестве ИП (на вторых также может быть выдано предписание о приостановлении деятельности на срок до 90 дней);
• От 30 до 50 тыс. рублей – в отношении юр. лиц, также возможно приостановление их деятельности на аналогичный срок.

Если же нарушение было совершено повторно, то лицо может быть дисквалифицировано на срок до 3-х лет.

Необходимо учитывать, что ответственность за нарушение правил работы и хранения трудовых несет в первую очередь работодатель. Даже если действия были совершены уполномоченным лицом – к ответственности привлекут в первую очередь работодателя. При этом под данным понятием подразумевается не непосредственный руководитель фирмы (за исключением ситуаций, когда нарушителем является ИП), а само предприятие в целом, как юр. лицо.

Где и сколько хранить трудовые книжки?

Правила хранения трудовых книжек на предприятии предусматривают, что данные документы должны содержаться в специально оборудованных для этих целей помещениях или предметах. Если предприятие не слишком большое, то наиболее удобным вариантом станет приобретение сейфа.

Специалисты рекомендуют обращать внимание на сертифицированные модели имеющие ударо- и огне устойчивость. В таком случае при проведении проверки не возникнет вопросов о его соответствии для хранения документов строгой отчетности. Вид замка при этом не имеет значения, главное, чтобы запорный механизм был надежен.

Заполненные бланки хранятся на предприятии все время, пока сотрудник на нем работает. Но бывают ситуации, когда после увольнения он не получил документы и не дал согласия на их пересылку по почте. В таком случае срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет 75 лет. После завершения этого срока или при ликвидации предприятия руководство организации или кадровик оформляют специальный акт и сдают данные документы в местный архив.

В компании должен быть назначен человек, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек п. 45 Правил ведения трудовых книжек .

Пример. Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

ООО "Альфа"
ПРИКАЗ
о назначении лица, ответственного
за ведение трудовых книжек

Назначить начальника отдела кадров Фролова Н.С. ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Генеральный директор Иванов Иванов И.И.

С приказом ознакомлен: Фролов Фролов Н.С.

31.01.2019

Для учета трудовых книжек ведите специальную книгу . Вносите в нее книжки всех работников - и те, что они принесли, и те, что вы оформили сами. При увольнении выдавайте трудовую под роспись в этой книге п. 41 Правил .

Пример. Книга учета движения трудовых книжек

Держать трудовые книжки надо в сейфе или в специальном помещении, где они будут в сохранности п. 6.2 Положения о документообороте .

Выдать трудовую книжку на руки работнику, который не увольняется, можно только в одном случае - при оформлении пенсии. В остальных случаях дайте работнику .

Работнику, оформляющему пенсию, трудовую книжку выдайте в течение трех рабочих дней со дня получения его заявления. На нем же он может расписаться в получении трудовой. Другой вариант - взять с него расписку, что трудовую книжку он получил п. 7 Правил .

Пример. Заявление о выдаче трудовой книжки на руки

Генеральному директору

• ООО "Альфа"
• Иванову И.И.

Заявление

В связи с оформлением страховой пенсии по старости прошу выдать мне трудовую книжку для представления в Пенсионный фонд РФ.

Федоров

03.04.2019

Пример. Расписка о получении трудовой книжки для оформления пенсии

Генеральному директору

• ООО "Альфа"
• Иванову И.И.

Расписка о получении трудовой книжки

Настоящим подтверждаю, что трудовая книжка мною получена.

Федоров

03.04.2019

Для учета бланков трудовых книжек ведут приходно-расходную книгу п. 41 Правил .

Образец заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек

Ежедневно мы отбираем важные для работы бухгалтера новости, экономя ваше время.

На сегодняшний день, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка. В соответствии с требованием трудового законодательства на работодателя возложена обязанность, при ведении кадрового делопроизводства , обеспечивать хранение и учет трудовых книжек на каждого работника, за исключением сотрудников принятых по совместительству. Также учету и хранению подлежат чистые бланки трудовых книжек и вкладышей.

С момента оформления трудового договора и до прекращения трудовых отношений с работником трудовая книжка, а также вкладыши в нее должны храниться в организации. Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

С целью учета трудовых книжек , а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Ключевые моменты хранения трудовых книжек

Трудовые книжки, в соответствии с приказом работодателя, могут вести бухгалтеры, секретари, менеджеры, или сам руководитель организации, если данные лица осуществляют прием и увольнение работников. Если руководитель ведет трудовые книжки сам, то этот приказ он издает в отношении себя.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к бланкам строгой отчетности и должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 N 105).

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также обеспечение ими работодателей осуществляются в Порядке, утвержденном Приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н "О трудовых книжках".

В связи с тем, что бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны иметь соответствующую степень защиты, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку возложено на Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков - Объединение "Гознак" Минфина России. Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку может осуществляться распространителями - юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным Объединением "Гознак".

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель в соответствии с п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек взимает с него плату. При массовой утрате трудовых книжек работников предприятия вследствие чрезвычайных обстоятельств, а также при неправильном первичном заполнении трудовой книжки (вкладыша в нее) либо в случае их порчи не по вине работника стоимость бланков оплачивается работодателем.

Для получения таких бланков лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, необходимо направить в бухгалтерию организации соответствующую заявку (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Руководствуясь указанной нормой, по окончании каждого месяца ответственное лицо обязано отчитаться перед бухгалтерией:

• о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них.

Выдача трудовых книжек сотрудникам

В день прекращения трудового договора (ст. 84.1. Трудового кодекса) работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчеты. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель, осуществляя кадровое делопроизводство, обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Факт отправки уведомления должен быть подтвержден документально. До момента пересылки трудовая книжка хранится у работодателя.

По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Работодатель также обязан хранить трудовую книжку, в случае смерти работника. Она выдается под роспись на руки одному из родственников или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Трудовая книжка подлежит хранению у работодателя до востребования, если она не была получена работником или в случае смерти работника его родственниками (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 75 лет (ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов).

При необходимости произвести оформление трудовой книжки сотруднику с него нужно взять плату за бланк (п. 47 лПравил ведения и хранения трудовых книжек»). Как правило, плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые, а плата за бланк вкладыша - с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела лСведения о работе». Сотрудник должен заплатить наличными деньгами по приходному ордеру или перечислить деньги на расчетный счет фирмы через банк.

Можно ли вычитать деньги за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника?

Нет, нельзя. Удерживать деньги из зарплаты можно только в случаях, перечисленных в статьях 137 и 248 Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет.

Бланки трудовых книжек оформляются сотрудникам бесплатно, если:

• произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;
• бланк трудовой книжки испортил сотрудник кадровой службы при первичном заполнении (п. 48 лПравил ведения и хранения трудовых книжек»).

Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним оформляется АКТОМ О СПИСАНИИ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ по форме 0504816, которая утверждена Приказом Минфина России от 10 февраля 2006 г. № 25н лОбутверждении инструкции по бюджетному учету».

Можно ли не брать с сотрудника плату за бланк трудовой книжки?

Можно, если это закреплено в локальном нормативном акте (например, в правилах внутреннего трудового распорядка) или в приказе руководителя фирмы. Но помните, что при этом расходы на приобретение трудовой книжки не будут входить в состав налогооблагаемой базы по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НКРФ).

Заполнение трудовой книжки

Не оформляйте трудовые книжки на бланках, которые принесли сами сотрудники. Бланки фирма должна закупать только у официальных распространителей, ведь приобретенный в розницу бланк может оказаться подделкой.

На распространение трудовых книжек уполномочены ООО лСпецБланк», ГУП лГлавснаб Правительства Москвы», ЗАО лРазносбыт». Для получения бланков трудовых книжек необходимо оформить на фирменном бланке своей фирмы письмо-заявку в адрес одного из этих распространителей с указанием количества необходимых форм или направить запрос по факсу.

Заранее позаботьтесь о приобретении бланков трудовых книжек и всегда имейте некоторый запас документов. Это необходимо для того, чтобы избежать проблем во время возможных проверок (например, чтобы иметь возможность быстро оформить трудовую книжку сотруднику, поступившему на работу впервые).

Мы приняли на работу сотрудника, который сам принес бланк трудовой книжки. Он даже частично заполнил его своей рукой - написал на титульном листе фамилию, имя, отчество, образование. Можно ли продолжить оформление этой трудовой книжки?

Сотрудники вообще не имеют права самостоятельно приобретать трудовые книжки и заполнять их, поэтому не следует принимать и вести такую книжку. Трудовые книжки оформляет кадровая служба фирмы, а их бланки должны закупаться централизованно и учитываться в приходно-расходной книге. Этим подтверждается официальность оформления трудовой книжки. Помните, что ответственность за оформление книжки будете нести вы. Лучше всего вернуть сотруднику этот бланк и завести ему трудовую книжку на бланке, который приобрела ваша фирма.

Учет трудовых книжек

Поскольку трудовые книжки являются документами строгой отчетности, законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI лПравил ведения и хранения трудовых книжек»). Каждая фирма обязана вести ПРИХОДНО-РАСХОДНУЮ книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы книг утверждены постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 лОб утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (приложения № 2 и № 3).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии фирмы. В книге учитывают бланки трудовых книжек до тех пор, пока они не превратятся из простого бланка в личный документ сотрудника. Записи в нее вносятся сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно указывают сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них, с указанием серий и номеров. А также вносят информацию о стоимости бланков.

Кадровая служба фирмы ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В эту книгу вносятся сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилия, имя и отчество, серия и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя фирмы, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 лВедение трудовых книжек »).

Как заверять книги учета трудовых книжек, если в фирме нет сургучной печати?

В этом случае книги можно опломбировать. Пломбу изготовить просто. Выведите концы суровой нити, которой вы прошивали журнал, к внутренней стороне его задней обложки, поместите их между двумя квадратиками белой бумаги и склейте эти квадратики. Прикрепите пломбу к внутренней стороне обложки и поставьте на нее обычную круглую печать фирмы или кадровой службы так, чтобы часть оттиска заходила на обложку. И не забудьте сделать заверительную надпись о том, сколько страниц в данной книге прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью. Рядом поставьте подпись с указанием должности, фамилии и инициалов и дату.

Отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление является серьезным нарушением, за которое государственный инспектор труда может наложить штраф.

• должностных лиц фирмы (например, руководителя) могут оштрафовать на сумму 500-5000 рублей;
• фирму могут оштрафовать на сумму 30 000-50 000 рублей.

Штрафные санкции за нарушение трудового законодательства установлены статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Если сотруднику необходимо временно выдать трудовую книжку на руки, как правильно это оформить?

Выдавать трудовую книжку на руки нельзя, это не предусмотрено действующим законодательством. На наш взгляд, это не только незаконно, но и опасно, ведь сотрудник может и не вернуть трудовую книжку. Рекомендуем вам выдавать сотруднику копию либо выписку из трудовой книжки, а не саму трудовую книжку.

В соответствии с пунктом 7 лПравил ведения и хранения трудовых книжек», вы обязаны по письменному заявлению сотрудника не позднее трех дней со дня подачи заявления выдать ему копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Как хранить трудовые книжки

Трудовые книжки следует хранить в фирме как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет - то в шкафу, запирающемся на ключ. По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию ОТЧЕТ О НАЛИЧИИ БЛАНКОВ и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера (п. 42 лПравил учета и хранения трудовых книжек»).

Трудовые книжки и дубликаты, не полученные сотрудниками при увольнении, хранятся в ТЕЧЕНИЕ ДВУХ ЛЕТ В кадровой службе отдельно от остальных трудовых книжек. После этого невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве фирмы в ТЕЧЕНИЕ 50 ЛЕТ, а затем уничтожаются (п. 43 лПравил учета и хранения трудовых книжек»).

Кто в фирме должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек?

Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформляется приказом руководителя фирмы в свободной текстовой форме. Как правило, эти обязанности возлагаются на сотрудника кадровой службы, иногда на секретаря или бухгалтера.

При смене сотрудников кадровой службы передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. Укажите в акте не просто количество книжек, а перечислите их фактический состав (фамилии владельцев и реквизиты). Акт необходимо заверить двумя подписями - с одной стороны указать должность и фамилию принявшего документы, с другой стороны - сдавшего. При выявлении фактов отсутствия некоторых трудовых книжек составьте акт, в котором укажите причины их отсутствия.

Скачать бесплатно программы для автоматизации учёта кадров, расчёт стажа, документооборота, учёта договоров и клиентов (CRM-система)

Правила хранения трудовых книжек обозначены и зафиксированы в РФ правительственными правовыми актами. Законодательство производственных отношений содержит ряд статей, поясняющих нормы и нюансы сохранения документации граждан работающих на предприятии.

Регистрация бланков и листков-вкладышей трудоустроенных сотрудников предприятия происходит параллельно в двух журналах учета:

1. приходно-расходный учет бланков и дополнительных листков-вкладышей;
2. учет движения книжек.

Порядок заполнения учетных журналов утверждены Министерством соцразвития и труда РФ.

В книге №1 фиксируют информацию, связанную со всеми действиями по приходу и расходу бланков и вкладышей документации сотрудников. Указывают серийный номер каждого объекта операции.

В книге №2 отображена информация по документам каждого сотрудника работающего более 5 дней на предприятии. Указаны номера и серии бланков и .

Ведением журналов учета занимается сотрудник кадрового отдела. Именно в их обязанности входит учет и хранение трудовых книжек на предприятии.

В случае разрыва отношений с предприятием, сотрудник получает свой документ . Факт выдачи и получения документа подтверждает роспись сотрудника в личной карточке и в книге №2.

Обе книги подлежат обязательной нумерации и прошнуровке. Руководитель заверяет подписью журналы учета, опломбирует их или скрепляет сургучной печатью. Книжки и сопутствующие бланки – документы строгой отчетности, соответственно, где и как их хранить, обозначено установленными нормативами.

Сроки хранения документов учета производственного стажа

Работник, на котором лежит ответственность за заполнение и ведение документации при заключении рабочих отношений, может получить бланк по предварительной заявке. Также ежемесячно сотрудник кадрового отдела предоставляет бухгалтерии предприятия сводную информацию о количестве трудовых книжек. Если произошла умышленная или непреднамеренная порча, их обязаны ликвидировать после составления специального акта.

Срок хранения трудовых книжек и их копий обозначен Правилами. Невостребованные гражданами документы при разрыве рабочих отношений охраняться в отделе кадров в течение двух лет. По прошествии этого периода документация передается в архив организации на хранение в течение последующих 50 лет. В дальнейшем бланки будут уничтожены с соблюдением обязательных норм и правил.

В кадровом отделе предприятия должны тщательно следить за регулярным обеспечением обязательного объема книжек и сопутствующих бланков, взаимосвязанных с трудоустройством сотрудников.

Хранение трудовых книжек на предприятии - ответственность

Обязательства за точное и верное выполнение и соблюдение нормативов по регистрации, заполнению, сохранению, выдаче документации учета производственной деятельности сотрудников лежит на работодателе или уполномоченном (соответствующим приказом руководителя) лице.

За нарушения законодательных нормативов установлена ответственность административного характера .

Ежемесячно ответственный сотрудник составляет в произвольной форме отчет для руководителя, в котором отображена информация о количестве и движении трудовых книжек. В небольших организациях уполномоченным лицом может выступать любой сотрудник, который будет назначен ответственным приказом руководителя.

Любое действие, производимое с трудовыми книжками должно сопровождаться актами, подписанными обеими сторонами трудового соглашения.